Szczegółowa dokumentacja pozwolenia na pracę
System Pozwoleń na Pracę to kompleksowe rozwiązanie programowe przeznaczone do zarządzania i śledzenia pozwoleń na pracę w organizacji.
Adres URL wersji demonstracyjnej
Wprowadzenie
Dodatek Work Permit Add-On zapewnia scentralizowany system zarządzania pełnym cyklem życia pozwoleń na pracę. Administratorzy mogą definiować typy zezwoleń, zarządzać rekordami wykonawców i tworzyć zezwolenia na pracę ze szczegółowymi informacjami dotyczącymi bezpieczeństwa i wbudowanym przepływem pracy zatwierdzania. Raport dotyczący pozwoleń na pracę oferuje działający w czasie rzeczywistym pulpit nawigacyjny z kluczowymi wskaźnikami, zestawieniami wizualnymi i ostatnią aktywnością, zapewniający zespołom pełny wgląd w operacje związane z zezwoleniami w całej organizacji.
Jak włączyć ten moduł
Aby skonfigurować dodatek dotyczący pozwolenia na pracę, kliknij ten link: Skonfiguruj dodatek.
Jak korzystać z dodatku Pozwolenie na pracę?
Rodzaje zezwoleń
- Aby utworzyć nowy typ zezwolenia, kliknij przycisk „Utwórz” na stronie Zarządzaj typami zezwoleń. Wprowadź nazwę typu w polu tekstowym, aby zdefiniować zezwolenie. Ustaw Dni okresu ważności, aby określić, ile dni zezwolenie pozostaje ważne po wydaniu.
- Wybierz Poziom ryzyka z listy rozwijanej, aby sklasyfikować ryzyko związane z zezwoleniem; dostępne opcje obejmują Niski, Średni, Wysoki i Krytyczny. Wybierz Stan jako Aktywny lub Nieaktywny, aby kontrolować, czy typ zezwolenia jest dostępny do użycia.
- Użyj selektora Kodu koloru, aby przypisać odrębny kolor w celu łatwej wizualnej identyfikacji typu pozwolenia w całym systemie. Opcjonalnie, przed kliknięciem Utwórz, wprowadź Opis, aby zapewnić dodatkowy kontekst dotyczący pozwolenia.
- Strona listy wyświetla wszystkie typy zezwoleń w tabeli z kolumnami Nazwa typu, Dni okresu ważności, Kod koloru (pokazany jako próbka koloru), Poziom ryzyka, Stan i Działania. Status będzie wyświetlany jako Aktywny lub Nieaktywny, w zależności od bieżącej konfiguracji typu zezwolenia.
- Użyj paska wyszukiwania, aby szybko znaleźć określony typ zezwolenia według nazwy. Zastosuj filtry, korzystając z menu rozwijanego Poziom ryzyka i menu Status, aby zawęzić wyniki. Kliknij Zastosuj, aby aktywować filtry lub Wyczyść, aby je zresetować.
- W kolumnie Działania użyj opcji Wyświetl, aby zobaczyć wszystkie szczegóły typu zezwolenia, Edytuj, aby zaktualizować dowolne jego właściwości, lub Usuń, aby trwale usunąć typ zezwolenia z systemu.
Zarządzaj kontrahentami
- Aby utworzyć nowego kontrahenta, kliknij przycisk „Utwórz” na stronie Zarządzaj kontrahentami. Wprowadź nazwę firmy i kod firmy, aby jednoznacznie zidentyfikować wykonawcę. Podaj imię i nazwisko osoby kontaktowej wraz z jej numerem telefonu.
- Wprowadź adres e-mail do korespondencji oraz numer licencji, aby zapisać oficjalne dane uwierzytelniające kontrahenta. Użyj selektora dat, aby ustawić datę wygaśnięcia licencji i przypisz ocenę bezpieczeństwa za pomocą selektora gwiazdek, aby odzwierciedlić ogólny poziom bezpieczeństwa wykonawcy. Opcjonalnie wypełnij pola Adres i Szczegóły ubezpieczenia przed kliknięciem Utwórz.
- Strona listy wyświetla wszystkich wykonawców w tabeli zawierającej kolumny zawierające nazwę firmy, kod firmy, osobę kontaktową, numer telefonu, datę wygaśnięcia licencji, ocenę bezpieczeństwa (pokazaną w formie gwiazdek) i działania.
- Użyj paska wyszukiwania, aby szybko znaleźć kontrahenta według nazwy firmy, kodu lub osoby kontaktowej. Zastosuj filtry, korzystając z menu rozwijanego Ocena bezpieczeństwa, aby zawęzić wyniki. Kliknij Zastosuj, aby aktywować filtr lub Wyczyść, aby go zresetować. Przełączaj się między widokiem listy a widokiem siatki za pomocą przycisków widoku w prawym górnym rogu.
- W kolumnie Działania użyj opcji Wyświetl, aby wyświetlić pełne dane kontrahenta, Edytuj, aby zaktualizować informacje, oraz Usuń, aby trwale usunąć kontrahenta z systemu.
Zezwolenia na pracę
- Aby utworzyć nowe zezwolenie na pracę, kliknij przycisk „Utwórz” na stronie Zarządzaj pozwoleniami na pracę. Z odpowiednich list rozwijanych wybierz typ zezwolenia i wykonawcę. Wprowadź opis pracy szczegółowo określający charakter pracy, która ma zostać wykonana.
- Podaj lokalizację i opcjonalnie poziom budynku i piętra, aby określić, gdzie będą prowadzone prace. Wprowadź nazwisko przełożonego i kontakt przełożonego, upewniając się, że jest to numer telefonu. Użyj selektorów daty i godziny, aby ustawić datę i godzinę rozpoczęcia oraz datę i godzinę zakończenia okna ważności zezwolenia.
- Wskaż, czy mają zastosowanie Wymagana izolacja i Wymagany test gazowy, wybierając Tak lub Nie z odpowiednich list rozwijanych. Ustaw Status na Aktywny lub odpowiednio. Opcjonalnie wypełnij pola Szczegóły obszaru, Środki ostrożności i Wymagane środki ochrony indywidualnej, aby uzyskać dodatkowe informacje dotyczące bezpieczeństwa przed kliknięciem Utwórz.
- Strona listy wyświetla wszystkie pozwolenia na pracę w tabeli z kolumnami Numer zezwolenia (generowany automatycznie, wyświetlany jako link, który można kliknąć), Typ zezwolenia, Wykonawca, Stan zatwierdzenia, Stan i Działania. Status zatwierdzenia może być wyświetlany jako Wersja robocza, Oczekująca, Zatwierdzona, Odrzucona, Aktywna, Zamknięta i Anulowana, natomiast Stan odzwierciedla stan operacyjny pozwolenia, taki jak Aktywne, Zawieszone, Ukończone i Anulowane.
- Skorzystaj z paska wyszukiwania, aby szybko znaleźć konkretne zezwolenie na pracę. Zastosuj filtry, korzystając z list rozwijanych Typ zezwolenia, Wykonawca, Stan zatwierdzenia i Stan, aby zawęzić wyniki. Kliknij Zastosuj, aby aktywować filtry lub Wyczyść, aby je zresetować. Przełączaj się między widokiem listy a widokiem siatki za pomocą przycisków widoku w prawym górnym rogu.
- W kolumnie Działania użyj opcji Pobierz PDF, aby wyeksportować zezwolenie jako dokument PDF. Użyj zezwolenia na pracę zatwierdzającą, aby zaktualizować stan zatwierdzenia zezwolenia; z listy rozwijanej wybierz Stan zatwierdzenia, który obejmuje wersję roboczą, oczekującą, zatwierdzoną, odrzuconą, aktywną, zamkniętą i anulowaną, a przed przesłaniem opcjonalnie wprowadź komentarze.
- Użyj opcji Wyświetl, aby zobaczyć pełne szczegóły pozwolenia, Edytuj, aby zmodyfikować informacje o pozwoleniu, i Usuń, aby trwale usunąć pozwolenie na pracę z systemu.
- Po kliknięciu przycisku widoku zobaczysz, że strona Szczegóły pozwolenia na pracę zawiera trzy karty: Szczegóły, Załączniki i Notatki. U góry karty podsumowania szybko pokazują numer zezwolenia, status zatwierdzenia i bieżący status.
- Karta Szczegóły jest podzielona na cztery sekcje: Informacje podstawowe (rodzaj zezwolenia, opis prac, lokalizacja, budynek, poziom piętra), informacje o harmonogramie i zatwierdzeniu (data/godzina rozpoczęcia i zakończenia, data zatwierdzenia, zatwierdzenie przez), informacje o wykonawcy (firma, wykonawca, nazwisko i kontakt przełożonego), wymagania bezpieczeństwa (wymagana izolacja, wymagana próba gazowa, środki ostrożności, wymagane ŚOI) oraz szczegóły obszaru.
- Przycisk Zezwolenie na podpis pojawia się w prawym górnym rogu, jeśli status zatwierdzenia nie jest ustawiony na wersję roboczą. Kliknij go, aby otworzyć okno dialogowe Podpisz zezwolenie na pracę, narysuj podpis w odpowiednim polu i kliknij Podpisz zezwolenie na pracę, aby przesłać. Po podpisaniu przycisk jest usuwany. Użyj opcji Pobierz PDF, aby wyeksportować szczegóły pozwolenia jako dokument PDF.
- Zakładka Załączniki umożliwia przesyłanie i zarządzanie dokumentami uzupełniającymi. Użyj przycisku Przeglądaj, aby przesłać pliki z opcjami przeglądania, pobierania lub usuwania każdego załącznika.
- Karta Notatki zawiera listę wszystkich notatek z kolumnami Notatka, Typ, Flaga wewnętrzna i Akcja. Kliknij „Utwórz”, aby dodać nową notatkę, wybierając typ notatki, ustawiając widoczność wewnętrzną, wprowadzając tekst notatki i klikając Dodaj notatkę. Dodatkowo na liście wyświetlana jest ikona pinezki, która umożliwia bezpośrednie przełączanie ustawienia wewnętrznego (Tak/Nie) bez otwierania notatki.
Raport o pozwoleniu na pracę
- Strona Zarządzaj raportem dotyczącym pozwoleń na pracę zapewnia kompleksowy przegląd wszystkich działań związanych z pozwoleniami na pracę w całym systemie. Użyj selektorów Daty rozpoczęcia i Daty zakończenia wraz z listą rozwijaną Kontrahent, aby filtrować dane raportu za określony okres lub kontrahenta. Kliknij Zastosuj, aby załadować przefiltrowane wyniki, lub Wyczyść, aby przywrócić widok domyślny.
- Karty podsumowania na górze strony wyświetlają w skrócie cztery kluczowe wskaźniki: Zezwolenia ogółem pokazujące całkowitą liczbę zezwoleń w systemie, Zezwolenia aktywne odzwierciedlające pozwolenia aktualnie w toku, Zatwierdzenia oczekujące wskazujące pozwolenia oczekujące na decyzję o zatwierdzeniu oraz Zezwolenia wygasłe przedstawiające pozwolenia, których okres ważności minął.
- Wykres kołowy Zezwolenia według typu przedstawia wszystkie zezwolenia według kategorii używanej podczas tworzenia zezwoleń na pracę. Każdy segment jest oznaczony kolorem i odpowiednią legendą w celu łatwej identyfikacji.
- Wykres kołowy Zezwolenia według statusu zatwierdzenia wizualizuje rozkład pozwoleń we wszystkich stanach zatwierdzenia, w tym Aktywne, Zatwierdzone, Anulowane, Zamknięte, Wersja robocza i Oczekujące, dając szybki obraz tego, gdzie aktualnie znajdują się pozwolenia w przepływie pracy zatwierdzania.
- Wykres liniowy miesięcznych trendów zezwoleń śledzi całkowitą liczbę zezwoleń wydanych w każdym miesiącu przez cały rok, umożliwiając administratorom identyfikację okresów szczytowej aktywności i monitorowanie liczby pozwoleń w czasie.
- Tabela ostatnich pozwoleń na pracę u dołu strony wyświetla aktywność związaną z zezwoleniami z ostatnich 7 dni. Zawiera kolumny zawierające numer zezwolenia (pokazany jako link, który można kliknąć), typ zezwolenia, lokalizację, wykonawcę, datę rozpoczęcia, datę zakończenia, status i status zatwierdzenia, zapewniając szybkie odniesienie do ostatnio utworzonych lub zaktualizowanych zezwoleń.