Gedetailleerde documentatie van de werkvergunning
Het Work Permit System is een uitgebreide softwareoplossing die is ontworpen voor het beheren en volgen van werkvergunningen binnen een organisatie.
Introductie
De Work Permit Add-On biedt een gecentraliseerd systeem voor het beheren van de volledige levenscyclus van werkplekvergunningen. Beheerders kunnen vergunningstypen definiëren, aannemersgegevens beheren en werkvergunningen maken met gedetailleerde veiligheidsinformatie en een ingebouwde goedkeuringsworkflow. Het Work Permit Report biedt een realtime dashboard met belangrijke statistieken, visuele uitsplitsingen en recente activiteiten, waardoor teams volledig inzicht krijgen in vergunningsoperaties in de hele organisatie.
Hoe deze module in te schakelen
Om de werkvergunning-add-on in te stellen, kunt u deze link volgen: Add-on instellen.
Hoe gebruik ik de werkvergunning-add-on?
Soorten vergunningen
- Om een nieuw vergunningstype aan te maken, klikt u op de knop “Aanmaken” op de pagina Vergunningstypen beheren. Voer de Typenaam in het tekstveld in om de vergunning te definiëren. Stel bij Geldigheidsperiode Dagen in om aan te geven hoeveel dagen de vergunning geldig blijft na uitgifte.
- Selecteer het risiconiveau in de vervolgkeuzelijst om het aan de vergunning verbonden gevaar te categoriseren; opties zijn Laag, Gemiddeld, Hoog en Kritiek. Kies de Status Actief of Inactief om te bepalen of het vergunningstype beschikbaar is voor gebruik.
- Gebruik de kleurcodekiezer om een aparte kleur toe te wijzen, zodat u het vergunningstype eenvoudig visueel kunt identificeren in het hele systeem. Voer eventueel een Beschrijving in om extra context over de vergunning te geven voordat u op Maken klikt.
- Op de lijstpagina worden alle vergunningstypen weergegeven in een tabel met kolommen voor Typenaam, Dagen geldigheidsperiode, Kleurcode (weergegeven als kleurstaal), Risiconiveau, Status en Acties. De status wordt weergegeven als Actief of Inactief, afhankelijk van de huidige configuratie van het vergunningstype.
- Gebruik de zoekbalk om snel een specifiek vergunningstype op naam te vinden. Pas filters toe met behulp van de vervolgkeuzelijst Risiconiveau en de vervolgkeuzelijst Status om de resultaten te verfijnen. Klik op Toepassen om de filters te activeren of op Wissen om ze opnieuw in te stellen.
- Gebruik in de kolom Acties Weergave om de volledige details van een vergunningstype te bekijken, Bewerken om de eigenschappen ervan bij te werken en Verwijderen om het vergunningstype permanent uit het systeem te verwijderen.
Beheer aannemers
- Om een nieuwe aannemer aan te maken, klikt u op de knop “Aanmaken” op de pagina Aannemers beheren. Voer de bedrijfsnaam en de bedrijfscode in om de aannemer uniek te identificeren. Geef de naam van de contactpersoon op, samen met zijn telefoonnummer.
- Voer het e-mailadres in voor correspondentie en het licentienummer om de officiële inloggegevens van de aannemer vast te leggen. Gebruik de datumkiezer om de vervaldatum van de licentie in te stellen en wijs een veiligheidsbeoordeling toe met behulp van de sterkiezer om de algehele veiligheidsprestaties van de aannemer weer te geven. Vul eventueel de velden Adres en Verzekeringsgegevens in voordat u op Aanmaken klikt.
- Op de lijstpagina worden alle aannemers weergegeven in een tabel met kolommen voor Bedrijfsnaam, Bedrijfscode, Contactpersoon, Telefoonnummer, Vervaldatum licentie, Veiligheidsbeoordeling (weergegeven als sterbeoordeling) en Acties.
- Gebruik de zoekbalk om snel een aannemer te vinden op basis van bedrijfsnaam, code of contactpersoon. Pas filters toe met behulp van de vervolgkeuzelijst Veiligheidsbeoordeling om de resultaten te verfijnen. Klik op Toepassen om het filter te activeren of op Wissen om het opnieuw in te stellen. Schakel tussen lijstweergave en rasterweergave met behulp van de weergaveknoppen rechtsboven.
- Gebruik in de kolom Acties Bekijken om de volledige details van een aannemer te bekijken, Bewerken om informatie bij te werken en Verwijderen om de aannemer permanent uit het systeem te verwijderen.
Werkvergunningen
- Om een nieuwe werkvergunning aan te maken, klikt u op de knop “Aanmaken” op de pagina Werkvergunningen beheren. Selecteer het Vergunningtype en de Aannemer in de respectievelijke vervolgkeuzelijsten. Voer een werkbeschrijving in waarin de aard van de uit te voeren werkzaamheden wordt beschreven.
- Geef de Locatie en optioneel het Gebouw- en Verdiepingsniveau op om aan te geven waar de werkzaamheden zullen plaatsvinden. Voer de supervisornaam en het supervisorcontact in en zorg ervoor dat u het telefoonnummer vermeldt. Gebruik de datum-tijdkiezers om de startdatum en -tijd en de einddatum en -tijd in te stellen voor de geldigheidsperiode van de vergunning.
- Geef aan of Isolatie vereist en Gastest vereist van toepassing zijn door Ja of Nee te selecteren in de respectievelijke vervolgkeuzelijsten. Stel de Status in op Actief of zoals van toepassing. Optioneel kunt u Gebiedsdetails, Veiligheidsmaatregelen en Vereiste PBM's invullen om aanvullende veiligheidsinformatie vast te leggen voordat u op Maken klikt.
- De lijstpagina toont alle werkvergunningen in een tabel met kolommen voor Vergunningnummer (automatisch gegenereerd, weergegeven als een klikbare link), Vergunningtype, Aannemer, Goedkeuringsstatus, Status en Acties. De goedkeuringsstatus kan worden weergegeven als Concept, In behandeling, Goedgekeurd, Afgewezen, Actief, Gesloten en Geannuleerd, terwijl Status de operationele status van de vergunning weergeeft, zoals Actief, Opgeschort, Voltooid en Geannuleerd.
- Gebruik de zoekbalk om snel een specifieke werkvergunning te vinden. Pas filters toe met behulp van de vervolgkeuzelijsten Vergunningtype, Aannemer, Goedkeuringsstatus en Status om de resultaten te verfijnen. Klik op Toepassen om de filters te activeren of op Wissen om ze opnieuw in te stellen. Schakel tussen lijstweergave en rasterweergave met behulp van de weergaveknoppen rechtsboven.
- Gebruik in de kolom Acties PDF downloaden om de vergunning als PDF-document te exporteren. Gebruik de goedkeuringswerkvergunning om de goedkeuringsstatus van de vergunning bij te werken; selecteer de Goedkeuringsstatus in de vervolgkeuzelijst, die Concept, In behandeling, Goedgekeurd, Afgewezen, Actief, Gesloten en Geannuleerd omvat, en voer optioneel Opmerkingen in voordat u deze verzendt.
- Gebruik Bekijken om de volledige vergunningsdetails te zien, Bewerken om eventuele vergunningsinformatie te wijzigen en Verwijderen om de werkvergunning permanent uit het systeem te verwijderen.
- Wanneer u op de knop Bekijken klikt, ziet u dat de pagina Werkvergunningdetails drie tabbladen weergeeft: Details, Bijlagen en Notities. Bovenaan tonen overzichtskaarten in één oogopslag het vergunningsnummer, de goedkeuringsstatus en de huidige status.
- Het tabblad Details is onderverdeeld in vier secties: Basisinformatie (Vergunningtype, Werkbeschrijving, Locatie, Gebouw, Vloerniveau), Planning- en goedkeuringsinformatie (Begin- en einddatum/-tijd, Goedkeuringsdatum, Goedgekeurd door), Aannemerinformatie (Bedrijf, Aannemer, Naam en contactpersoon van de supervisor), Veiligheidsvereisten (Isolatie vereist, Gastest vereist, Veiligheidsmaatregelen, Vereiste PBM's) en Gebiedsdetails.
- De knop Handtekeningvergunning verschijnt rechtsboven als de goedkeuringsstatus niet Concept is. Klik erop om het dialoogvenster Werkvergunning ondertekenen te openen, teken de handtekening in het daarvoor bestemde vak en klik op Werkvergunning ondertekenen om in te dienen. Na ondertekening wordt de knop verwijderd. Gebruik PDF downloaden om de vergunninggegevens als PDF-document te exporteren.
- Op het tabblad Bijlagen kunnen ondersteunende documenten worden geüpload en beheerd. Gebruik de knop Bladeren om bestanden te uploaden, met opties om elke bijlage te bekijken, downloaden of verwijderen.
- Op het tabblad Notities worden alle notities weergegeven met kolommen voor Notitie, Type, Interne vlag en Actie. Klik op “Maken” om een nieuwe notitie toe te voegen door een notitietype te selecteren, de interne zichtbaarheid in te stellen, de notitietekst in te voeren en op Notitie toevoegen te klikken. Bovendien wordt er een punaisepictogram weergegeven in de lijst, zodat u direct kunt schakelen tussen de interne instelling (Ja/Nee) zonder de notitie te openen.
Rapport werkvergunning
- De pagina Werkvergunningrapport beheren biedt een uitgebreid overzicht van alle werkvergunningactiviteiten in het hele systeem. Gebruik de kiezers Begindatum en Einddatum samen met de vervolgkeuzelijst Aannemer om rapportgegevens voor een specifieke periode of aannemer te filteren. Klik op Toepassen om de gefilterde resultaten te laden of op Wissen om de standaardweergave te herstellen.
- De overzichtskaarten bovenaan de pagina geven vier belangrijke statistieken in één oogopslag weer: Totaal aantal vergunningen toont het totale aantal vergunningen in het systeem, Actieve vergunningen geven vergunningen weer die momenteel in behandeling zijn, In afwachting van goedkeuringen geven vergunningen aan die wachten op een goedkeuringsbesluit, en Verlopen vergunningen markeren vergunningen die hun geldigheidsperiode hebben verstreken.
- Het cirkeldiagram Vergunningen per type verdeelt alle vergunningen op basis van hun categorie die worden gebruikt bij het maken van werkvergunningen. Elk segment is kleurgecodeerd met een bijbehorende legenda voor gemakkelijke identificatie.
- Het cirkeldiagram Vergunningen per goedkeuringsstatus visualiseert de verdeling van vergunningen over alle goedkeuringsstatussen, waaronder Actief, Goedgekeurd, Geannuleerd, Gesloten, Concept en In behandeling, waardoor een snelle momentopname wordt gegeven van waar vergunningen zich momenteel bevinden in de goedkeuringsworkflow.
- Het lijndiagram Monthly Permit Trends houdt het totale aantal uitgegeven vergunningen bij, het hele jaar door, waardoor beheerders periodes van piekactiviteit kunnen identificeren en het vergunningsvolume in de loop van de tijd kunnen volgen.
- In de tabel Recente werkvergunningen onder aan de pagina worden de vergunningsactiviteiten van de afgelopen zeven dagen weergegeven. Het bevat kolommen voor Vergunningnummer (weergegeven als een klikbare link), Vergunningtype, Locatie, Aannemer, Begindatum, Einddatum, Status en Goedkeuringsstatus, waardoor een snelle verwijzing wordt geboden naar de meest recent aangemaakte of bijgewerkte vergunningen.