Arbejdstilladelse Detaljeret dokumentation
Arbejdstilladelsessystemet er en omfattende softwareløsning designet til at administrere og spore arbejdstilladelser i en organisation.
Indledning
Work Permit Add-On giver et centraliseret system til styring af hele livscyklussen af arbejdspladstilladelser. Administratorer kan definere tilladelsestyper, administrere entreprenørregistreringer og oprette arbejdstilladelser med detaljerede sikkerhedsoplysninger og en indbygget godkendelsesworkflow. Arbejdstilladelsesrapporten tilbyder et dashboard i realtid med nøglemålinger, visuelle opdelinger og nylige aktiviteter, hvilket giver teams fuldstændig indsigt i tilladelsesoperationer på tværs af organisationen.
Sådan aktiverer du dette modul
For at konfigurere tilføjelsen til arbejdstilladelse kan du følge dette link: Opsætning af tilføjelse.
Hvordan bruger man tilføjelsen til arbejdstilladelse?
Tilladelsestyper
- For at oprette en ny tilladelsestype skal du klikke på knappen "Opret" på siden Administrer tilladelsestyper. Indtast Typenavnet i tekstfeltet for at definere tilladelsen. Indstil Gyldighedsperiode Dage for at angive, hvor mange dage tilladelsen forbliver gyldig efter udstedelse.
- Vælg risikoniveauet fra rullemenuen for at kategorisere tilladelsens tilknyttede fare; indstillinger omfatter Lav, Medium, Høj og Kritisk. Vælg Status som enten Aktiv eller Inaktiv for at kontrollere, om tilladelsestypen er tilgængelig til brug.
- Brug farvekodevælgeren til at tildele en tydelig farve for nem visuel identifikation af tilladelsestypen på tværs af systemet. Indtast eventuelt en beskrivelse for at give yderligere kontekst om tilladelsen, før du klikker på Opret.
- Listesiden viser alle tilladelsestyper i en tabel med kolonner for Typenavn, Gyldighedsperiodedage, Farvekode (vist som en farveprøve), Risikoniveau, Status og Handlinger. Status vises som enten Aktiv eller Inaktiv, afhængigt af tilladelsestypens aktuelle konfiguration.
- Brug søgelinjen til hurtigt at finde en specifik tilladelsestype efter navn. Anvend filtre ved hjælp af rullemenuerne Risikoniveau og rullemenuen Status for at indsnævre resultaterne. Klik på Anvend for at aktivere filtrene eller på Ryd for at nulstille dem.
- I kolonnen Handlinger skal du bruge Vis til at se de fulde detaljer om en tilladelsestype, Rediger for at opdatere nogen af dens egenskaber og Slet for permanent at fjerne tilladelsestypen fra systemet.
Administrere entreprenører
- For at oprette en ny entreprenør skal du klikke på knappen "Opret" på siden Administrer entreprenører. Indtast firmanavnet og firmakoden for entydigt at identificere entreprenøren. Angiv kontaktpersonens navn sammen med deres telefonnummer.
- Indtast e-mail-adressen for korrespondance og licensnummeret for at registrere entreprenørens officielle legitimationsoplysninger. Brug datovælgeren til at indstille licensens udløbsdato og tildel en sikkerhedsvurdering ved hjælp af stjernevælgeren for at afspejle entreprenørens overordnede sikkerhedspræstation. Udfyld eventuelt felterne Adresse og Forsikringsoplysninger, før du klikker på Opret.
- Listesiden viser alle entreprenører i en tabel med kolonner for firmanavn, firmakode, kontaktperson, telefonnummer, licensudløbsdato, sikkerhedsvurdering (vist som en stjerneklassificering) og handlinger.
- Brug søgelinjen til hurtigt at finde en entreprenør efter firmanavn, kode eller kontaktperson. Anvend filtre ved hjælp af rullemenuen Sikkerhedsvurdering for at indsnævre resultaterne. Klik på Anvend for at aktivere filteret eller på Ryd for at nulstille det. Skift mellem listevisning og gittervisning ved hjælp af visningsknapperne øverst til højre.
- I kolonnen Handlinger skal du bruge Vis for at se de fulde detaljer om en kontrahent, Rediger for at opdatere oplysninger og Slet for permanent at fjerne kontrahenten fra systemet.
Arbejdstilladelser
- For at oprette en ny arbejdstilladelse skal du klikke på knappen "Opret" på siden Administrer arbejdstilladelser. Vælg tilladelsestype og entreprenør fra deres respektive rullemenuer. Indtast en arbejdsbeskrivelse, der beskriver arten af det arbejde, der skal udføres.
- Angiv placeringen og eventuelt bygningen og etageniveauet for at specificere, hvor arbejdet vil finde sted. Indtast supervisornavn og supervisorkontakt, og sørg for telefonnummeret. Brug dato- og klokkeslætvælgerne til at indstille startdato og -tid og slutdato og -tid for tilladelsens gyldighedsvindue.
- Angiv, om Isolation Required og Gas Test Required gælder ved at vælge Ja eller Nej fra deres respektive rullemenuer. Indstil Status til Aktiv eller efter behov. Du kan eventuelt udfylde områdedetaljer, sikkerhedsforanstaltninger og påkrævet PPE for at indhente yderligere sikkerhedsoplysninger, før du klikker på Opret.
- Listesiden viser alle arbejdstilladelser i en tabel med kolonner for Tilladelsesnummer (autogenereret, vist som et klikbart link), Tilladelsestype, Entreprenør, Godkendelsesstatus, Status og Handlinger. Godkendelsesstatus kan vises som Kladde, Afventer, Godkendt, Afvist, Aktiv, Lukket og Annulleret, mens Status afspejler tilladelsens driftstilstand, såsom Aktiv, Suspenderet, Fuldført og Annulleret.
- Brug søgefeltet til hurtigt at finde en specifik arbejdstilladelse. Anvend filtre ved at bruge rullemenuerne Permit Type, Contractor, Approval Status og Status for at indsnævre resultaterne. Klik på Anvend for at aktivere filtrene eller på Ryd for at nulstille dem. Skift mellem listevisning og gittervisning ved hjælp af visningsknapperne øverst til højre.
- I kolonnen Handlinger skal du bruge Download PDF til at eksportere tilladelsen som et PDF-dokument. Brug godkendelsesarbejdstilladelsen til at opdatere tilladelsens godkendelsestilstand; vælg Godkendelsesstatus fra rullemenuen, som inkluderer Udkast, Afventer, Godkendt, Afvist, Aktiv, Lukket og Annulleret, og indtast eventuelt kommentarer før indsendelse.
- Brug Vis til at se de fulde tilladelsesdetaljer, Rediger for at ændre eventuelle tilladelsesoplysninger og Slet for permanent at fjerne arbejdstilladelsen fra systemet.
- Når du klikker på visningsknappen, vil du se, at siden Arbejdstilladelsesdetaljer viser tre faner: Detaljer, Vedhæftede filer og Noter. Øverst viser oversigtskort tilladelsesnummer, godkendelsesstatus og nuværende status på et øjeblik.
- Fanen Detaljer er organiseret i fire sektioner: Grundlæggende oplysninger (Tilladelsestype, Arbejdsbeskrivelse, Beliggenhed, Bygning, Etageniveau), Tidsplan og Godkendelsesoplysninger (Start- og Slutdato/Tid, Godkendelsesdato, Godkendt af), Entreprenøroplysninger (virksomhed, entreprenør, tilsynsførendes navn og kontaktperson), Sikkerhedskrav (krævet isolation, krævet isolation, Sikkerhed PPE, Sikkerhed PPE), Detaljer.
- Knappen Signaturtilladelse vises øverst til højre, når godkendelsesstatus ikke er Kladde. Klik på den for at åbne dialogboksen Signer arbejdstilladelse, tegn signaturen i den medfølgende boks, og klik på Signer arbejdstilladelse for at indsende. Når den er underskrevet, fjernes knappen. Brug Download PDF til at eksportere tilladelsesoplysningerne som et PDF-dokument.
- Fanen Vedhæftede filer gør det muligt at uploade og administrere understøttende dokumenter. Brug knappen Gennemse til at uploade filer med muligheder for at se, downloade eller slette hver vedhæftet fil.
- Fanen Noter viser alle noter med kolonner for Note, Type, Internt flag og Handling. Klik på "Opret" for at tilføje en ny note ved at vælge en notetype, indstille den interne synlighed, indtaste noteteksten og klikke på Tilføj note. Derudover vises et pin-ikon på listen, så du direkte kan skifte mellem den interne indstilling (Ja/Nej) uden at åbne noten.
Arbejdstilladelsesrapport
- Siden Administrer arbejdstilladelsesrapport giver et omfattende overblik over al arbejdstilladelsesaktivitet på tværs af systemet. Brug startdato- og slutdatovælgeren sammen med Contractor-rullemenuen til at filtrere rapportdata for en bestemt periode eller entreprenør. Klik på Anvend for at indlæse de filtrerede resultater eller på Ryd for at nulstille til standardvisningen.
- Opsummeringskortene øverst på siden viser fire nøglemålinger på et øjeblik: Samlet antal tilladelser, der viser det samlede antal tilladelser i systemet, Aktive tilladelser, der afspejler igangværende tilladelser, afventende godkendelser, der angiver tilladelser, der afventer en godkendelsesbeslutning, og udløbne tilladelser, der fremhæver tilladelser, der har passeret deres gyldighedsperiode.
- Cirkeldiagrammet Permits by Type opdeler alle tilladelser efter deres kategori, der bruges under oprettelse af arbejdstilladelser. Hvert segment er farvekodet med en tilsvarende forklaring for nem identifikation.
- Cirkeldiagrammet Permits by Approval Status visualiserer fordelingen af tilladelser på tværs af alle godkendelsestilstande, inklusive Aktiv, Godkendt, Annulleret, Lukket, Udkast og Afventer, hvilket giver et hurtigt øjebliksbillede af, hvor tilladelser i øjeblikket står i godkendelsesworkflowet.
- Linjediagrammet Monthly Permit Trends sporer det samlede antal tilladelser, der udstedes hver måned i løbet af året, hvilket giver administratorer mulighed for at identificere perioder med spidsbelastning og overvåge tilladelsesvolumen over tid.
- Tabellen Seneste arbejdstilladelser nederst på siden viser tilladelsesaktivitet fra de sidste 7 dage. Det inkluderer kolonner for Tilladelsesnummer (vist som et klikbart link), Tilladelsestype, Placering, Entreprenør, Startdato, Slutdato, Status og Godkendelsesstatus, hvilket giver en hurtig reference til de senest oprettede eller opdaterede tilladelser.