תיעוד מפורט של היתר עבודה
מערכת היתרי העבודה היא פתרון תוכנה מקיף המיועד לניהול ומעקב אחר היתרי עבודה בתוך ארגון.
הקדמה
תוסף היתר העבודה מספק מערכת מרכזית לניהול מחזור החיים המלא של היתרי מקום העבודה. מנהלי מערכת יכולים להגדיר סוגי היתרים, לנהל רשומות קבלן וליצור היתרי עבודה עם מידע בטיחותי מפורט וזרימת עבודה מובנית של אישור. דוח היתר העבודה מציע לוח מחוונים בזמן אמת עם מדדי מפתח, תקלות ויזואליות ופעילות אחרונה, המעניק לצוותים נראות מלאה לפעולות ההיתרים ברחבי הארגון.
כיצד להפעיל מודול זה
כדי להגדיר את התוסף לאישור עבודה, אתה יכול לעקוב אחר הקישור הזה: הגדר תוסף.
כיצד להשתמש בתוסף היתר עבודה?
סוגי היתרים
- כדי ליצור סוג היתר חדש, לחץ על כפתור "צור" בדף נהל סוגי היתרים. הזן את שם הסוג בשדה הטקסט כדי להגדיר את ההיתר. הגדר את ימי תקופת התוקף כדי לציין כמה ימים יישאר האישור בתוקף לאחר ההנפקה.
- בחר את רמת הסיכון מהתפריט הנפתח כדי לסווג את המפגע הקשור להיתר; האפשרויות כוללות Low, Medium, High ו-Critical. בחר את הסטטוס כפעיל או לא פעיל כדי לקבוע אם סוג ההיתר זמין לשימוש.
- השתמש בבורר קוד הצבעים כדי להקצות צבע מובחן לזיהוי חזותי קל של סוג ההיתר בכל המערכת. לחלופין, הזן תיאור כדי לספק הקשר נוסף לגבי ההיתר לפני לחיצה על צור.
- דף הרשימה מציג את כל סוגי ההיתרים בטבלה עם עמודות עבור שם סוג, ימי תקופת תוקף, קוד צבע (מוצג כדוגמית צבע), רמת סיכון, סטטוס ופעולות. המצב יוצג כפעיל או לא פעיל, בהתאם לתצורה הנוכחית של סוג ההיתר.
- השתמש בסרגל החיפוש כדי לאתר במהירות סוג אישור ספציפי לפי שם. החל מסננים באמצעות התפריט הנפתח רמת הסיכון והתפריט הנפתח סטטוס כדי לצמצם את התוצאות. לחץ על החל כדי להפעיל את המסננים או על נקה כדי לאפס אותם.
- בעמודה פעולות, השתמש בתצוגה כדי לראות את הפרטים המלאים של סוג היתר, ערוך כדי לעדכן כל אחד מהמאפיינים שלו, ו-Delete כדי להסיר לצמיתות את סוג ההיתר מהמערכת.
ניהול קבלנים
- כדי ליצור קבלן חדש, לחץ על כפתור "צור" בדף ניהול קבלנים. הזן את שם החברה וקוד החברה כדי לזהות באופן ייחודי את הקבלן. ספק את שמו של איש הקשר יחד עם מספר הטלפון שלו.
- הזן את כתובת האימייל להתכתבות ואת מספר הרישיון כדי לרשום את האישורים הרשמיים של הקבלן. השתמש בבוחר התאריכים כדי להגדיר את תאריך התפוגה של הרישיון ולהקצות דירוג בטיחות באמצעות בורר הכוכבים כדי לשקף את ביצועי הבטיחות הכוללים של הקבלן. לחלופין, מלא את השדות כתובת ופרטי ביטוח לפני לחיצה על צור.
- דף הרשימה מציג את כל הקבלנים בטבלה עם עמודות עבור שם חברה, קוד חברה, איש קשר, מספר טלפון, תאריך תפוגה של רישיון, דירוג בטיחות (מוצג כדירוג כוכבים) ופעולות.
- השתמש בסרגל החיפוש כדי לאתר במהירות קבלן לפי שם חברה, קוד או איש קשר. החל מסננים באמצעות התפריט הנפתח דירוג בטיחות כדי לצמצם את התוצאות. לחץ על החל כדי להפעיל את המסנן או על נקה כדי לאפס אותו. עבור בין תצוגת רשימה לתצוגת רשת באמצעות לחצני התצוגה בפינה השמאלית העליונה.
- בעמודה פעולות, השתמש בתצוגה כדי לראות את הפרטים המלאים של קבלן, ערוך כדי לעדכן מידע ומחק כדי להסיר לצמיתות את הקבלן מהמערכת.
אישורי עבודה
- כדי ליצור אישור עבודה חדש, לחץ על כפתור "צור" בדף ניהול היתרי עבודה. בחר את סוג ההיתר ואת הקבלן מהתפריטים הנפתחים שלהם. הזן תיאור עבודה המפרט את אופי העבודה שיש לבצע.
- ספק את המיקום ואופציונלי את רמת הבניין והקומה כדי לציין היכן תתבצע העבודה. הזן את שם המפקח ואת איש הקשר של הממונה, וודא את מספר הטלפון. השתמש בבוחרי התאריך והשעה כדי להגדיר את תאריך ושעה התחלה ואת תאריך ושעה סיום עבור חלון תוקף ההיתר.
- ציין אם נדרש בידוד ובדיקת גז נדרשת חלים על ידי בחירה בכן או לא מהתפריטים הנפתחים בהתאמה. הגדר את המצב לפעיל או לפי המתאים. לחלופין, מלא את פרטי האזור, אמצעי זהירות וציוד מגן נדרש כדי ללכוד מידע בטיחות נוסף לפני הלחיצה על צור.
- דף הרשימה מציג את כל היתרי העבודה בטבלה עם עמודות עבור מספר היתר (נוצר אוטומטית, מוצג כקישור הניתן ללחיצה), סוג ההיתר, קבלן, סטטוס אישור, סטטוס ופעולות. סטטוס אישור יכול להופיע כטיוטה, בהמתנה, מאושר, נדחה, פעיל, סגור ובוטל, בעוד שסטטוס משקף את המצב התפעולי של ההיתר, כגון פעיל, מושעה, הושלם ובוטל.
- השתמש בסרגל החיפוש כדי לאתר במהירות אישור עבודה ספציפי. החל מסננים באמצעות התפריטים הנפתחים 'סוג היתר', 'קבלן', 'סטטוס אישור' ו'סטטוס' כדי לצמצם את התוצאות. לחץ על החל כדי להפעיל את המסננים או על נקה כדי לאפס אותם. עבור בין תצוגת רשימה לתצוגת רשת באמצעות לחצני התצוגה בפינה השמאלית העליונה.
- בעמודה פעולות, השתמש בהורדת PDF כדי לייצא את ההיתר כמסמך PDF. השתמש בהיתר אישור עבודה כדי לעדכן את מצב האישור של ההיתר; בחר את סטטוס האישור מהתפריט הנפתח, הכולל טיוטה, בהמתנה, אושר, נדחה, פעיל, סגור ובוטל, והזן אופציונלי הערות לפני השליחה.
- השתמש ב-View כדי לראות את פרטי ההיתר המלאים, ערוך כדי לשנות את פרטי ההיתר, ומחק כדי להסיר לצמיתות את היתר העבודה מהמערכת.
- כאשר תלחץ על כפתור התצוגה, תראה שדף פרטי היתר העבודה מציג שלוש כרטיסיות: פרטים, קבצים מצורפים והערות. בחלק העליון, כרטיסי סיכום מציגים את מספר ההיתר, סטטוס האישור והסטטוס הנוכחי במבט חטוף.
- הכרטיסייה 'פרטים' מאורגנת בארבעה חלקים: מידע בסיסי (סוג היתר, תיאור עבודה, מיקום, בניין, רמת קומה), מידע על לוח זמנים ואישור (תאריך/שעה התחלה וסיום, תאריך אישור, אושר על ידי), מידע קבלן (חברה, קבלן, שם מפקח ויצירת קשר), דרישות בטיחות (נדרש בדיקת בידוד, בדיקת גז בטיחות, PPE דרוש), פרטים.
- הלחצן 'אישור חתימה' מופיע בפינה השמאלית העליונה כאשר סטטוס האישור אינו טיוטה. לחץ עליו כדי לפתוח את תיבת הדו-שיח חתום על היתר עבודה, צייר את החתימה בתיבה המסופקת, ולחץ על חתום על היתר עבודה כדי להגיש. לאחר החתימה, הכפתור מוסר. השתמש ב- Download PDF כדי לייצא את פרטי ההיתר כמסמך PDF.
- לשונית הקבצים המצורפים מאפשרת העלאה וניהול של מסמכים תומכים. השתמש בלחצן עיון כדי להעלות קבצים, עם אפשרויות להציג, להוריד או למחוק כל קובץ מצורף.
- הכרטיסייה הערות מפרטת את כל ההערות עם עמודות עבור הערה, סוג, דגל פנימי ופעולה. לחץ על "צור" כדי להוסיף הערה חדשה על ידי בחירת סוג הערה, הגדרת החשיפה הפנימית, הזנת טקסט ההערה ולחיצה על הוסף הערה. בנוסף, סמל סיכה מוצג ברשימה, המאפשר לך להחליף ישירות את ההגדרה הפנימית (כן/לא) מבלי לפתוח את ההערה.
דו"ח היתר עבודה
- הדף ניהול דוח היתרי עבודה מספק סקירה מקיפה של כל פעילות היתרי העבודה ברחבי המערכת. השתמש בבוחר תאריך התחלה ותאריך סיום יחד עם התפריט הנפתח 'קבלן' כדי לסנן נתוני דוח לתקופה או קבלן ספציפיים. לחץ על החל כדי לטעון את התוצאות המסוננות או על נקה כדי לאפס לתצוגת ברירת המחדל.
- כרטיסי הסיכום בראש העמוד מציגים ארבעה מדדים מרכזיים במבט חטוף: סך ההיתרים המציגים את הספירה הכוללת של ההיתרים במערכת, היתרים פעילים המשקפים היתרים הנמצאים כעת בתהליך, אישורים ממתינים המציינים היתרים הממתינים להחלטת אישור, והיתרים שפג תוקפם המדגישים היתרים שעברו את תקופת התוקף שלהם.
- תרשים העוגה 'היתרים לפי סוג' מפרק את כל ההיתרים לפי הקטגוריה שלהם המשמשים בעת יצירת היתרי עבודה. כל קטע מקודד בצבע עם מקרא מתאים לזיהוי קל.
- תרשים העוגה 'הרשאות לפי סטטוס אישור' מדגים את התפלגות ההיתרים על פני כל מצבי האישור, כולל פעיל, מאושר, מבוטל, סגור, טיוטה ובהמתנה, נותן תמונת מצב מהירה של המיקום הנוכחי של ההיתרים בתהליך העבודה של האישור.
- תרשים קו מגמות ההיתרים החודשיים עוקב אחר המספר הכולל של ההיתרים שניתנו בכל חודש לאורך השנה, ומאפשר למנהלים לזהות תקופות פעילות שיא ולנטר את נפח ההיתרים לאורך זמן.
- טבלת היתרי העבודה האחרונים בתחתית העמוד מציגה את פעילות ההיתרים מ-7 הימים האחרונים. הוא כולל עמודות עבור מספר הרשאה (מוצג כקישור הניתן ללחיצה), סוג הרשאה, מיקום, קבלן, תאריך התחלה, תאריך סיום, סטטוס וסטטוס אישור, ומספק התייחסות מהירה להיתרים האחרונים שנוצרו או עודכנו.