Documentation détaillée du permis de travail
Le système de permis de travail est une solution logicielle complète conçue pour gérer et suivre les permis de travail au sein d'une organisation.
Introduction
L'add-on Permis de travail fournit un système centralisé pour gérer l'intégralité du cycle de vie des permis de travail. Les administrateurs peuvent définir des types de permis, gérer les fiches des sous-traitants et créer des permis de travail avec des informations de sécurité détaillées et un flux d'approbation intégré. Le rapport de permis de travail offre un tableau de bord en temps réel avec des indicateurs clés, des répartitions visuelles et l'activité récente, donnant aux équipes une visibilité complète sur les opérations de permis dans toute l'organisation.
Comment activer ce module
Pour configurer l'extension Permis de travail, vous pouvez suivre ce lien : Module complémentaire de configuration.
Comment utiliser l'add-on Permis de travail ?
Types de permis
- Pour créer un nouveau type de permis, cliquez sur le bouton « Créer » de la page Gérer les types de permis. Saisissez le nom du type dans le champ texte pour définir le permis. Définissez la période de validité en jours pour préciser combien de jours le permis reste valide après sa délivrance.
- Sélectionnez le niveau de risque dans le menu déroulant pour catégoriser le danger associé au permis ; les options incluent Faible, Moyen, Élevé et Critique. Choisissez le statut Actif ou Inactif pour contrôler si le type de permis est disponible à l'usage.
- Utilisez le sélecteur de Code couleur pour attribuer une couleur distincte facilitant l'identification visuelle du type de permis dans tout le système. Vous pouvez aussi saisir une Description pour apporter un contexte supplémentaire sur le permis avant de cliquer sur Créer.
- La page de liste affiche tous les types de permis dans un tableau avec des colonnes pour Nom du type, Durée de validité en jours, Code couleur (affiché sous forme d'échantillon de couleur), Niveau de risque, Statut et Actions. Le statut s'affichera comme Actif ou Inactif, selon la configuration actuelle du type de permis.
- Utilisez la barre de recherche pour localiser rapidement un type de permis par son nom. Appliquez des filtres à l'aide des menus déroulants Niveau de risque et Statut pour affiner les résultats. Cliquez sur Appliquer pour activer les filtres ou sur Effacer pour les réinitialiser.
- Dans la colonne Actions, utilisez Voir pour consulter tous les détails d'un type de permis, Modifier pour mettre à jour l'une de ses propriétés, et Supprimer pour retirer définitivement le type de permis du système.
Gérer les sous-traitants
- Pour créer un nouveau sous-traitant, cliquez sur le bouton « Créer » sur la page Gérer les sous-traitants. Saisissez le nom de l'entreprise et le code de l'entreprise pour identifier le sous-traitant de manière unique. Indiquez le nom de la personne à contacter ainsi que son numéro de téléphone.
- Saisissez l'adresse e-mail de correspondance et le numéro de licence pour enregistrer les références officielles du sous-traitant. Utilisez le sélecteur de date pour définir la date d'expiration de la licence et attribuez une note de sécurité à l'aide du sélecteur d'étoiles afin de refléter la performance globale du sous-traitant en matière de sécurité. Vous pouvez éventuellement renseigner les champs Adresse et Détails de l'assurance avant de cliquer sur Créer.
- La page de liste affiche tous les sous-traitants dans un tableau avec des colonnes pour le nom de l'entreprise, le code de l'entreprise, la personne à contacter, le numéro de téléphone, la date d'expiration de la licence, l'évaluation de sécurité (affichée sous forme d'étoiles) et les actions.
- Utilisez la barre de recherche pour localiser rapidement un prestataire par nom d'entreprise, code ou personne de contact. Appliquez des filtres à l'aide du menu déroulant Notation de sécurité pour affiner les résultats. Cliquez sur Appliquer pour activer le filtre ou sur Effacer pour le réinitialiser. Basculez entre la vue liste et la vue grille à l'aide des boutons de vue en haut à droite.
- Dans la colonne Actions, utilisez Voir pour consulter tous les détails d’un sous-traitant, Modifier pour mettre à jour ses informations et Supprimer pour le retirer définitivement du système.
Permis de travail
- Pour créer un nouveau permis de travail, cliquez sur le bouton « Créer » sur la page Gérer les permis de travail. Sélectionnez le type de permis et le sous-traitant dans leurs listes déroulantes respectives. Saisissez une description du travail précisant la nature des tâches à réaliser.
- Indiquez le Lieu et, éventuellement, le Bâtiment et l'Étage afin de préciser où les travaux auront lieu. Saisissez le Nom du superviseur et le Contact du superviseur, en veillant au numéro de téléphone. Utilisez les sélecteurs de date et d'heure pour définir la Date et l'heure de début ainsi que la Date et l'heure de fin de la période de validité du permis.
- Indiquez si une isolation est requise et un test de gaz est requis en sélectionnant Oui ou Non dans leurs listes déroulantes respectives. Définissez le statut sur Actif ou selon le cas. Si vous le souhaitez, renseignez les détails de la zone, les précautions de sécurité et les EPI requis pour capturer des informations de sécurité supplémentaires avant de cliquer sur Créer.
- La page de liste affiche tous les permis de travail dans un tableau comportant des colonnes pour le Numéro de permis (généré automatiquement, présenté sous forme de lien cliquable), le Type de permis, l'Entrepreneur, le Statut d'approbation, le Statut et les Actions. Le Statut d'approbation peut s'afficher comme Brouillon, En attente, Approuvé, Rejeté, Actif, Clôturé et Annulé, tandis que le Statut reflète l'état opérationnel du permis, tel que Actif, Suspendu, Terminé et Annulé.
- Utilisez la barre de recherche pour localiser rapidement un permis de travail précis. Appliquez des filtres via les menus déroulants Type de permis, Contractant, Statut d'approbation et Statut pour affiner les résultats. Cliquez sur Appliquer pour activer les filtres ou sur Effacer pour les réinitialiser. Basculez entre la vue liste et la vue grille à l'aide des boutons de vue en haut à droite.
- Dans la colonne Actions, utilisez Télécharger le PDF pour exporter le permis au format PDF. Utilisez le Permis de travail d'approbation pour mettre à jour l'état d'approbation du permis ; sélectionnez le Statut d'approbation dans le menu déroulant, qui inclut Brouillon, En attente, Approuvé, Rejeté, Actif, Clôturé et Annulé, et saisissez éventuellement des Commentaires avant de soumettre.
- Utilisez Voir pour consulter les détails complets du permis, Modifier pour modifier toute information du permis, et Supprimer pour retirer définitivement le permis de travail du système.
- Lorsque vous cliquez sur le bouton afficher, vous verrez que la page Détails du permis de travail affiche trois onglets : Détails, Pièces jointes et Notes. En haut, des cartes récapitulatives indiquent le Numéro de permis, le Statut d'approbation et le Statut actuel d'un coup d'œil.
- L'onglet Détails est organisé en quatre sections : Informations de base (Type de permis, Description des travaux, Lieu, Bâtiment, Niveau d'étage), Informations sur le calendrier et l'approbation (Date/heure de début et de fin, Date d'approbation, Approuvé par), Informations sur le sous-traitant (Entreprise, Sous-traitant, Nom et contact du superviseur), Exigences de sécurité (Isolation requise, Test de gaz requis, Précautions de sécurité, EPI requis) et Détails de la zone.
- Le bouton Permis de signature apparaît en haut à droite lorsque le statut d'approbation n'est pas Brouillon. Cliquez dessus pour ouvrir la boîte de dialogue Signer le permis de travail, dessinez la signature dans la zone prévue, et cliquez sur Signer le permis de travail pour soumettre. Une fois signé, le bouton disparaît. Utilisez Télécharger le PDF pour exporter les détails du permis sous forme de document PDF.
- L'onglet Pièces jointes permet de téléverser et de gérer des documents justificatifs. Utilisez le bouton Parcourir pour téléverser des fichiers, avec des options pour afficher, télécharger ou supprimer chaque pièce jointe.
- L'onglet Notes liste toutes les notes avec des colonnes pour Note, Type, indicateur Interne et Action. Cliquez sur « Créer » pour ajouter une nouvelle note en sélectionnant un Type de note, en définissant la visibilité Interne, en saisissant le Texte de la note et en cliquant sur Ajouter une note. De plus, une icône d'épingle est affichée dans la liste, vous permettant de basculer directement le paramètre Interne (Oui/Non) sans ouvrir la note.
Rapport sur les permis de travail
- La page Gérer le rapport de permis de travail offre une vue d'ensemble complète de toute l'activité des permis de travail dans le système. Utilisez les sélecteurs de Date de début et Date de fin ainsi que la liste déroulante Sous-traitant pour filtrer les données du rapport pour une période ou un sous-traitant spécifique. Cliquez sur Appliquer pour charger les résultats filtrés ou sur Effacer pour revenir à la vue par défaut.
- Les cartes récapitulatives en haut de la page affichent quatre indicateurs clés en un coup d'œil : Total des permis, qui indique le nombre global de permis dans le système ; Permis actifs, qui reflète les permis actuellement en cours ; Approbations en attente, qui indique les permis en attente d'une décision d'approbation ; et Permis expirés, qui met en évidence les permis ayant dépassé leur période de validité.
- Le diagramme circulaire Permis par type ventile tous les permis par catégorie utilisée lors de la création des permis de travail. Chaque segment est associé à un code couleur avec une légende correspondante pour une identification facile.
- Le diagramme circulaire des permis par statut d'approbation visualise la répartition des permis selon tous les états d'approbation, notamment Actif, Approuvé, Annulé, Clôturé, Brouillon et En attente, offrant un aperçu rapide de la position actuelle des permis dans le flux d'approbation.
- Le graphique linéaire des tendances mensuelles des permis suit le nombre total de permis délivrés chaque mois tout au long de l'année, permettant aux administrateurs d'identifier les périodes de pic d'activité et de surveiller le volume de permis dans le temps.
- Le tableau Permis de travail récents en bas de la page affiche l'activité des permis des 7 derniers jours. Il comprend des colonnes pour le numéro de permis (affiché comme lien cliquable), le type de permis, le lieu, le sous-traitant, la date de début, la date de fin, le statut et le statut d'approbation, offrant une référence rapide aux permis les plus récemment créés ou mis à jour.