Ausführliche Dokumentation zur Arbeitserlaubnis
Das Arbeitserlaubnis-System ist eine umfassende Softwarelösung zur Verwaltung und Nachverfolgung von Arbeitserlaubnissen innerhalb einer Organisation.
Einführung
Das Work-Permit-Add-on bietet ein zentrales System zur Verwaltung des gesamten Lebenszyklus von Arbeitsgenehmigungen am Arbeitsplatz. Administratoren können Genehmigungsarten definieren, Auftragnehmerdatensätze verwalten und Arbeitsgenehmigungen mit detaillierten Sicherheitsinformationen und einem integrierten Genehmigungsworkflow erstellen. Der Arbeitsgenehmigungsbericht bietet ein Echtzeit-Dashboard mit wichtigen Kennzahlen, visuellen Aufschlüsselungen und aktuellen Aktivitäten und verschafft Teams vollständige Transparenz über die Genehmigungsabläufe in der gesamten Organisation.
How to enable this module
Um das Arbeitserlaubnis-Add-on einzurichten, folgen Sie diesem Link: Einrichtungs-Add-on.
Wie verwende ich das Arbeitserlaubnis-Add-on?
Genehmigungstypen
- Um einen neuen Genehmigungstyp zu erstellen, klicken Sie auf der Seite „Genehmigungstypen verwalten“ auf die Schaltfläche „Erstellen“. Geben Sie den Typnamen in das Textfeld ein, um die Genehmigung zu definieren. Legen Sie die Gültigkeitsdauer in Tagen fest, um anzugeben, wie viele Tage die Genehmigung nach der Ausstellung gültig bleibt.
- Wählen Sie die Risikostufe aus dem Dropdown, um die mit der Genehmigung verbundene Gefahr zu kategorisieren; zur Auswahl stehen Niedrig, Mittel, Hoch und Kritisch. Wählen Sie den Status entweder als Aktiv oder Inaktiv, um zu steuern, ob der Genehmigungstyp verwendbar ist.
- Verwenden Sie die Farbcode-Auswahl, um dem Genehmigungstyp eine eindeutige Farbe zur einfachen visuellen Identifikation im gesamten System zuzuweisen. Geben Sie optional eine Beschreibung ein, um zusätzlichen Kontext zum Genehmigungstyp bereitzustellen, bevor Sie auf Erstellen klicken.
- Die Listenseite zeigt alle Genehmigungstypen in einer Tabelle mit Spalten für Typname, Gültigkeitsdauer in Tagen, Farbcode (als Farbfeld dargestellt), Risikostufe, Status und Aktionen. Der Status wird je nach aktueller Konfiguration des Genehmigungstyps als Aktiv oder Inaktiv angezeigt.
- Nutzen Sie die Suchleiste, um eine bestimmte Genehmigungsart schnell anhand des Namens zu finden. Wenden Sie Filter über die Dropdown-Menüs „Risikostufe“ und „Status“ an, um die Ergebnisse einzugrenzen. Klicken Sie auf „Anwenden“, um die Filter zu aktivieren, oder auf „Zurücksetzen“, um sie zurückzusetzen.
- Verwenden Sie in der Aktionsspalte „Ansehen“, um die vollständigen Details eines Genehmigungstyps zu sehen, „Bearbeiten“, um seine Eigenschaften zu aktualisieren, und „Löschen“, um den Genehmigungstyp dauerhaft aus dem System zu entfernen.
Auftragnehmer verwalten
- To create a new contractor, click the “Create” button on the Manage Contractors page. Enter the Company Name and Company Code to uniquely identify the contractor. Provide the Contact Person’s name along with their Phone Number.
- Geben Sie die E-Mail-Adresse für die Korrespondenz und die Lizenznummer ein, um die offiziellen Qualifikationen des Auftragnehmers zu erfassen. Legen Sie über die Datumsauswahl das Ablaufdatum der Lizenz fest und vergeben Sie mit der Sternauswahl eine Sicherheitsbewertung, die die allgemeine Sicherheitsleistung des Auftragnehmers widerspiegelt. Optional können Sie die Felder Adresse und Versicherungsdetails ausfüllen, bevor Sie auf „Erstellen“ klicken.
- Die Listenseite zeigt alle Auftragnehmer in einer Tabelle mit Spalten für Firmenname, Firmencode, Ansprechpartner, Telefonnummer, Ablaufdatum der Lizenz, Sicherheitsbewertung (als Sternebewertung dargestellt) und Aktionen.
- Verwenden Sie die Suchleiste, um einen Auftragnehmer schnell nach Firmenname, Code oder Ansprechpartner zu finden. Wenden Sie Filter über das Dropdown Sicherheitsbewertung an, um die Ergebnisse einzugrenzen. Klicken Sie auf Anwenden, um den Filter zu aktivieren, oder auf Zurücksetzen, um ihn zurückzusetzen. Wechseln Sie mit den Ansichtsschaltflächen oben rechts zwischen Listen- und Rasteransicht.
- Verwenden Sie in der Spalte „Aktionen“ „Ansehen“, um alle Details eines Auftragnehmers zu sehen, „Bearbeiten“, um Informationen zu aktualisieren, und „Löschen“, um den Auftragnehmer dauerhaft aus dem System zu entfernen.
Arbeitsgenehmigungen
- Um eine neue Arbeitserlaubnis zu erstellen, klicken Sie auf der Seite „Arbeitserlaubnisse verwalten“ auf die Schaltfläche „Erstellen“. Wählen Sie den Erlaubnistyp und den Auftragnehmer aus den jeweiligen Dropdowns. Geben Sie eine Arbeitsbeschreibung ein, die die Art der auszuführenden Arbeit beschreibt.
- Geben Sie den Standort und optional Gebäude und Etage an, um festzulegen, wo die Arbeiten stattfinden. Tragen Sie den Namen des Vorgesetzten und die Kontaktdaten des Vorgesetzten ein und stellen Sie die Telefonnummer sicher. Verwenden Sie die Datums-Uhrzeit-Auswahl, um Startdatum & -uhrzeit sowie Enddatum & -uhrzeit für den Gültigkeitszeitraum der Genehmigung festzulegen.
- Geben Sie an, ob Isolierung erforderlich und Gastest erforderlich gelten, indem Sie aus den jeweiligen Dropdowns „Ja“ oder „Nein“ wählen. Setzen Sie den Status auf „Aktiv“ oder entsprechend. Füllen Sie optional Bereichsdetails, Sicherheitsvorkehrungen und erforderliche PSA aus, um zusätzliche Sicherheitsinformationen zu erfassen, bevor Sie auf „Erstellen“ klicken.
- Die Listenseite zeigt alle Arbeitserlaubnisse in einer Tabelle mit Spalten für Erlaubnisnummer (automatisch generiert, als anklickbarer Link dargestellt), Erlaubnistyp, Auftragnehmer, Genehmigungsstatus, Status und Aktionen. Der Genehmigungsstatus kann Entwurf, Ausstehend, Genehmigt, Abgelehnt, Aktiv, Geschlossen und Storniert anzeigen, während der Status den Betriebszustand der Erlaubnis widerspiegelt, etwa Aktiv, Ausgesetzt, Abgeschlossen und Storniert.
- Nutzen Sie die Suchleiste, um eine bestimmte Arbeitserlaubnis schnell zu finden. Wenden Sie Filter über die Dropdown-Listen Erlaubnistyp, Auftragnehmer, Genehmigungsstatus und Status an, um die Ergebnisse einzugrenzen. Klicken Sie auf Anwenden, um die Filter zu aktivieren, oder auf Löschen, um sie zurückzusetzen. Wechseln Sie über die Ansichtsschaltflächen oben rechts zwischen Listen- und Rasteransicht.
- Verwenden Sie in der Spalte „Aktionen“ „PDF herunterladen“, um die Genehmigung als PDF-Dokument zu exportieren. Verwenden Sie „Arbeitserlaubnis genehmigen“, um den Genehmigungsstatus der Erlaubnis zu aktualisieren; wählen Sie den Genehmigungsstatus aus dem Dropdown, das Entwurf, Ausstehend, Genehmigt, Abgelehnt, Aktiv, Geschlossen und Storniert umfasst, und geben Sie optional vor dem Absenden Kommentare ein.
- Verwenden Sie „Ansicht“, um die vollständigen Genehmigungsdetails zu sehen, „Bearbeiten“, um Genehmigungsinformationen zu ändern, und „Löschen“, um die Arbeitserlaubnis dauerhaft aus dem System zu entfernen.
- Wenn Sie auf die Schaltfläche Ansehen klicken, sehen Sie, dass die Seite Details der Arbeitserlaubnis drei Tabs anzeigt: Details, Anhänge und Notizen. Oben zeigen Übersichtskarten die Erlaubnisnummer, den Genehmigungsstatus und den aktuellen Status auf einen Blick.
- Der Tab Details ist in vier Abschnitte gegliedert: Basisinformationen (Genehmigungsart, Arbeitsbeschreibung, Standort, Gebäude, Etage), Termin- & Genehmigungsinformationen (Start- & Enddatum/-zeit, Genehmigungsdatum, Genehmigt von), Auftragnehmerinformationen (Unternehmen, Auftragnehmer, Name und Kontakt des Vorgesetzten), Sicherheitsanforderungen (Isolierung erforderlich, Gastest erforderlich, Sicherheitsvorkehrungen, Erforderliche PSA) und Bereichsdetails.
- Die Schaltfläche „Genehmigung signieren“ erscheint oben rechts, wenn der Genehmigungsstatus nicht „Entwurf“ ist. Klicken Sie darauf, um den Dialog „Arbeitserlaubnis signieren“ zu öffnen, zeichnen Sie die Unterschrift in das vorgesehene Feld und klicken Sie auf „Arbeitserlaubnis signieren“, um sie einzureichen. Nach dem Signieren wird die Schaltfläche entfernt. Verwenden Sie „PDF herunterladen“, um die Erlaubnisdetails als PDF-Dokument zu exportieren.
- Der Tab „Anhänge“ ermöglicht das Hochladen und Verwalten von unterstützenden Dokumenten. Nutzen Sie die Schaltfläche „Durchsuchen“, um Dateien hochzuladen, mit Optionen zum Ansehen, Herunterladen oder Löschen jedes Anhangs.
- Die Registerkarte Notizen listet alle Notizen mit Spalten für Notiz, Typ, Intern-Markierung und Aktion auf. Klicken Sie auf „Erstellen“, um eine neue Notiz hinzuzufügen: Wählen Sie einen Notiztyp, legen Sie die interne Sichtbarkeit fest, geben Sie den Notiztext ein und klicken Sie auf Notiz hinzufügen. Außerdem wird in der Liste ein Stecknadel-Symbol angezeigt, mit dem Sie die Intern-Einstellung (Ja/Nein) direkt umschalten können, ohne die Notiz zu öffnen.
Arbeitserlaubnis-Bericht
- Die Seite „Arbeitsgenehmigungsbericht verwalten“ bietet einen umfassenden Überblick über alle Aktivitäten zu Arbeitsgenehmigungen im gesamten System. Nutzen Sie die Auswahl für Startdatum und Enddatum sowie das Dropdown Auftragnehmer, um die Berichtsdaten für einen bestimmten Zeitraum oder Auftragnehmer zu filtern. Klicken Sie auf Anwenden, um die gefilterten Ergebnisse zu laden, oder auf Zurücksetzen, um zur Standardansicht zurückzukehren.
- Die Übersichtskarten am oberen Rand der Seite zeigen vier zentrale Kennzahlen auf einen Blick: Gesamtgenehmigungen mit der Gesamtzahl der Genehmigungen im System, Aktive Genehmigungen mit den derzeit laufenden Genehmigungen, Ausstehende Genehmigungen mit den auf eine Entscheidung wartenden Genehmigungen und Abgelaufene Genehmigungen mit den Genehmigungen, deren Gültigkeitszeitraum überschritten ist.
- Das Tortendiagramm „Genehmigungen nach Typ“ schlüsselt alle Genehmigungen nach ihrer Kategorie auf, die beim Erstellen von Arbeitserlaubnissen verwendet wird. Jedes Segment ist farblich kodiert und hat eine passende Legende zur einfachen Identifizierung.
- Das Kreisdiagramm Genehmigungen nach Status visualisiert die Verteilung der Genehmigungen über alle Status hinweg, darunter Aktiv, Genehmigt, Storniert, Geschlossen, Entwurf und Ausstehend, und gibt einen schnellen Überblick darüber, wo Genehmigungen aktuell im Workflow stehen.
- Das Liniendiagramm der monatlichen Genehmigungstrends verfolgt die Gesamtzahl der pro Monat ausgestellten Genehmigungen über das gesamte Jahr und ermöglicht es Administratoren, Spitzenzeiten zu erkennen und das Genehmigungsvolumen im Zeitverlauf zu überwachen.
- Die Tabelle „Aktuelle Arbeitserlaubnisse“ am unteren Seitenende zeigt die Genehmigungsaktivität der letzten 7 Tage. Sie enthält Spalten für Genehmigungsnummer (als anklickbarer Link), Genehmigungstyp, Standort, Auftragnehmer, Startdatum, Enddatum, Status und Genehmigungsstatus und bietet eine schnelle Übersicht über die zuletzt erstellten oder aktualisierten Genehmigungen.