Documentazione dettagliata del permesso di lavoro
Il sistema di permessi di lavoro è una soluzione software completa progettata per gestire e tenere traccia dei permessi di lavoro all'interno di un'organizzazione.
Introduzione
Il componente aggiuntivo Work Permit fornisce un sistema centralizzato per la gestione dell'intero ciclo di vita dei permessi sul posto di lavoro. Gli amministratori possono definire i tipi di permesso, gestire i record degli appaltatori e creare permessi di lavoro con informazioni dettagliate sulla sicurezza e un flusso di lavoro di approvazione integrato. Il rapporto sui permessi di lavoro offre un dashboard in tempo reale con parametri chiave, suddivisioni visive e attività recenti, offrendo ai team una visibilità completa sulle operazioni di autorizzazione all'interno dell'organizzazione.
Come abilitare questo modulo
Per impostare il componente aggiuntivo del permesso di lavoro, puoi seguire questo collegamento: Add-On di configurazione.
Come si usa l'add-on Permesso di lavoro?
Tipi di permessi
- Per creare un nuovo tipo di permesso, fare clic sul pulsante "Crea" nella pagina Gestisci tipi di permesso. Immettere il Nome del tipo nel campo di testo per definire il permesso. Imposta i Giorni del periodo di validità per specificare quanti giorni il permesso rimane valido dopo il rilascio.
- Seleziona il Livello di rischio dal menu a discesa per categorizzare il pericolo associato al permesso; le opzioni includono Basso, Medio, Alto e Critico. Scegli lo Stato come Attivo o Inattivo per controllare se il tipo di permesso è disponibile per l'uso.
- Utilizza il selettore Codice colore per assegnare un colore distinto per una facile identificazione visiva del tipo di permesso nel sistema. Facoltativamente, inserisci una Descrizione per fornire ulteriore contesto sul permesso prima di fare clic su Crea.
- La pagina elenco mostra tutti i tipi di permesso in una tabella con colonne per Nome Tipo, Giorni di Validità, Codice Colore (mostrato come campione di colore), Livello di Rischio, Stato e Azioni. Lo stato sarà visualizzato come Attivo o Inattivo, a seconda della configurazione attuale del tipo di permesso.
- Usa la barra di ricerca per individuare rapidamente un tipo di permesso specifico per nome. Applica filtri utilizzando il menu a tendina Livello di rischio e il menu a tendina Stato per restringere i risultati. Fai clic su Applica per attivare i filtri o su Cancella per reimpostarli.
- Nella colonna Azioni, utilizzare Visualizza per visualizzare i dettagli completi di un tipo di permesso, Modifica per aggiornare le sue proprietà ed Elimina per rimuovere permanentemente il tipo di permesso dal sistema.
Gestire gli appaltatori
- Per creare un nuovo appaltatore, clicca il pulsante "Crea" nella pagina Gestisci Appaltatori. Inserisci il Nome dell'Azienda e il Codice dell'Azienda per identificare l'appaltatore in modo univoco. Fornisci il nome della Persona di Contatto insieme al suo Numero di Telefono.
- Immettere l'indirizzo e-mail per la corrispondenza e il numero di licenza per registrare le credenziali ufficiali dell'appaltatore. Utilizza il selettore della data per impostare la data di scadenza della licenza e assegnare una valutazione di sicurezza utilizzando il selettore a stella per riflettere le prestazioni di sicurezza complessive dell'appaltatore. Facoltativamente, compila i campi Indirizzo e Dettagli assicurazione prima di fare clic su Crea.
- La pagina dell'elenco mostra tutti gli appaltatori in una tabella con colonne per Nome Azienda, Codice Azienda, Persona di Contatto, Numero di Telefono, Data di Scadenza Licenza, Valutazione Sicurezza (mostrata come valutazione a stelle) e Azioni.
- Utilizza la barra di ricerca per individuare rapidamente un appaltatore per nome azienda, codice o persona di contatto. Applica i filtri utilizzando il menu a discesa Valutazione di sicurezza per restringere i risultati. Fare clic su Applica per attivare il filtro o Cancella per reimpostarlo. Passa dalla visualizzazione elenco alla visualizzazione griglia utilizzando i pulsanti di visualizzazione in alto a destra.
- Nella colonna Azioni, utilizzare Visualizza per visualizzare tutti i dettagli di un appaltatore, Modifica per aggiornare le informazioni ed Elimina per rimuovere definitivamente l'appaltatore dal sistema.
Permessi di lavoro
- Per creare un nuovo permesso di lavoro, fare clic sul pulsante "Crea" nella pagina Gestisci permessi di lavoro. Seleziona il tipo di permesso e il contraente dai rispettivi menu a discesa. Inserisci una descrizione del lavoro che dettaglia la natura del lavoro da eseguire.
- Fornire l'ubicazione e, facoltativamente, il livello dell'edificio e del piano per specificare dove si svolgeranno i lavori. Inserisci il nome del supervisore e il contatto del supervisore, assicurandoti il numero di telefono. Utilizza i selettori data-ora per impostare la data e l'ora di inizio e la data e l'ora di fine per la finestra di validità del permesso.
- Indicare se si applicano Isolamento richiesto e Test gas richiesto selezionando Sì o No dai rispettivi menu a discesa. Impostare lo Stato su Attivo o come appropriato. Facoltativamente, inserire Dettagli dell'area, Precauzioni di sicurezza e DPI richiesti per acquisire ulteriori informazioni sulla sicurezza prima di fare clic su Crea.
- La pagina di elenco visualizza tutti i permessi di lavoro in una tabella con colonne per Numero di permesso (generato automaticamente, mostrato come collegamento selezionabile), Tipo di permesso, Appaltatore, Stato di approvazione, Stato e Azioni. Lo stato di approvazione può essere Bozza, In attesa, Approvato, Rifiutato, Attivo, Chiuso e Annullato, mentre lo Stato riflette lo stato operativo del permesso, ad esempio Attivo, Sospeso, Completato e Annullato.
- Utilizza la barra di ricerca per individuare rapidamente un permesso di lavoro specifico. Applica filtri utilizzando i menu a discesa Tipo di permesso, Appaltatore, Stato di approvazione e Stato per restringere i risultati. Fare clic su Applica per attivare i filtri o Cancella per reimpostarli. Passa dalla visualizzazione elenco alla visualizzazione griglia utilizzando i pulsanti di visualizzazione in alto a destra.
- Nella colonna Azioni, utilizza Scarica PDF per esportare il permesso come documento PDF. Utilizzare il permesso di lavoro di approvazione per aggiornare lo stato di approvazione del permesso; seleziona lo stato di approvazione dal menu a discesa, che include Bozza, In sospeso, Approvato, Rifiutato, Attivo, Chiuso e Annullato e, facoltativamente, inserisci Commenti prima dell'invio.
- Utilizzare Visualizza per visualizzare i dettagli completi del permesso, Modifica per modificare le informazioni sul permesso ed Elimina per rimuovere permanentemente il permesso di lavoro dal sistema.
- Quando fai clic sul pulsante Visualizza, vedrai che la pagina Dettagli permesso di lavoro mostra tre schede: Dettagli, Allegati e Note. Nella parte superiore, le schede riepilogative mostrano a colpo d'occhio il numero di permesso, lo stato di approvazione e lo stato attuale.
- La scheda Dettagli è organizzata in quattro sezioni: Informazioni di base (tipo di permesso, descrizione del lavoro, ubicazione, edificio, livello del piano), informazioni su pianificazione e approvazione (data/ora di inizio e fine, data di approvazione, approvazione da), informazioni sull'appaltatore (azienda, appaltatore, nome e contatto del supervisore), requisiti di sicurezza (isolamento richiesto, test del gas richiesto, precauzioni di sicurezza, DPI richiesti) e dettagli dell'area.
- Il pulsante Autorizzazione firma viene visualizzato in alto a destra quando lo stato di approvazione non è Bozza. Fare clic per aprire la finestra di dialogo Firma permesso di lavoro, disegnare la firma nell'apposita casella e fare clic su Firma permesso di lavoro per inviare. Una volta firmato, il pulsante viene rimosso. Utilizzare Scarica PDF per esportare i dettagli del permesso come documento PDF.
- La scheda Allegati consente di caricare e gestire i documenti di supporto. Usa il pulsante Sfoglia per caricare i file, con la possibilità di visualizzare, scaricare o eliminare ciascun allegato.
- La scheda Note elenca tutte le note con colonne per Nota, Tipo, Contrassegno interno e Azione. Fare clic su "Crea" per aggiungere una nuova nota selezionando un tipo di nota, impostando la visibilità interna, inserendo il testo della nota e facendo clic su Aggiungi nota. Inoltre, nell'elenco viene visualizzata un'icona a forma di puntina, che consente di attivare/disattivare direttamente l'impostazione Interna (Sì/No) senza aprire la nota.
Rapporto sul permesso di lavoro
- La pagina Gestisci report sui permessi di lavoro fornisce una panoramica completa di tutte le attività relative ai permessi di lavoro nel sistema. Utilizza i selettori Data di inizio e Data di fine insieme al menu a discesa Contraente per filtrare i dati del report per un periodo o un contraente specifico. Fare clic su Applica per caricare i risultati filtrati o su Cancella per ripristinare la visualizzazione predefinita.
- Le schede riepilogative in cima alla pagina mostrano a colpo d'occhio quattro metriche chiave: Permessi totali, che indica il conteggio complessivo dei permessi nel sistema, Permessi attivi, che riflette i permessi attualmente in corso, Approvazioni in sospeso, che segnala i permessi in attesa di una decisione di approvazione, e Permessi scaduti, che evidenzia i permessi che hanno superato il loro periodo di validità.
- Il grafico a torta Permessi per tipo suddivide tutti i permessi in base alla categoria utilizzata durante la creazione dei permessi di lavoro. Ogni segmento è codificato a colori con una legenda corrispondente per una facile identificazione.
- Il grafico a torta Permessi per stato di approvazione visualizza la distribuzione dei permessi in tutti gli stati di approvazione, inclusi Attivo, Approvato, Annullato, Chiuso, Bozza e In sospeso, fornendo una rapida istantanea della posizione attuale dei permessi nel flusso di lavoro di approvazione.
- Il grafico a linee Tendenze mensili dei permessi tiene traccia del numero totale di permessi rilasciati ogni mese durante tutto l'anno, consentendo agli amministratori di identificare i periodi di punta di attività e monitorare il volume dei permessi nel tempo.
- La tabella Permessi di lavoro recenti nella parte inferiore della pagina mostra l'attività dei permessi degli ultimi 7 giorni. Include colonne per Numero di permesso (mostrato come collegamento selezionabile), Tipo di permesso, Posizione, Appaltatore, Data di inizio, Data di fine, Stato e Stato di approvazione, fornendo un rapido riferimento ai permessi creati o aggiornati più di recente.