Подробная документация разрешения на работу
Система разрешений на работу — это комплексное программное решение, предназначенное для управления и отслеживания разрешений на работу внутри организации.
Введение
Надстройка «Разрешение на работу» предоставляет централизованную систему для управления полным жизненным циклом разрешений на рабочие места. Администраторы могут определять типы разрешений, управлять записями подрядчиков и создавать разрешения на работу с подробной информацией о безопасности и встроенным рабочим процессом утверждения. Отчет о разрешениях на работу предлагает информационную панель в режиме реального времени с ключевыми показателями, визуальной разбивкой и недавними действиями, что дает командам полную информацию о операциях с разрешениями во всей организации.
Как включить этот модуль
Чтобы настроить надстройку «Разрешение на работу», вы можете перейти по этой ссылке: Настройка дополнения.
Как использовать дополнение «Разрешение на работу»?
Типы разрешений
- Чтобы создать новый тип разрешения, нажмите кнопку «Создать» на странице «Управление типами разрешений». Введите имя типа в текстовое поле, чтобы определить разрешение. Установите «Дни периода действия», чтобы указать, сколько дней разрешение остается действительным после выдачи.
- Выберите уровень риска из раскрывающегося списка, чтобы классифицировать опасность, связанную с разрешением; варианты включают Низкий, Средний, Высокий и Критический. Выберите статус «Активный» или «Неактивный», чтобы контролировать, доступен ли тип разрешения для использования.
- Используйте средство выбора цветового кода, чтобы назначить отдельный цвет для упрощения визуальной идентификации типа разрешения в системе. При необходимости введите «Описание», чтобы предоставить дополнительный контекст разрешения, прежде чем нажимать «Создать».
- На странице списка отображаются все типы разрешений в таблице со столбцами для имени типа, дней периода действия, цветового кода (показанного в виде образца цвета), уровня риска, статуса и действий. Статус будет отображаться как «Активный» или «Неактивный», в зависимости от текущей конфигурации типа разрешения.
- Используйте строку поиска, чтобы быстро найти конкретный тип разрешения по названию. Примените фильтры, используя раскрывающиеся списки «Уровень риска» и «Статус», чтобы сузить результаты. Нажмите «Применить», чтобы активировать фильтры, или «Очистить», чтобы сбросить их.
- В столбце «Действия» используйте «Просмотр», чтобы просмотреть полную информацию о типе разрешения, «Редактировать», чтобы обновить любые его свойства, и «Удалить», чтобы навсегда удалить тип разрешения из системы.
Управление подрядчиками
- Чтобы создать нового подрядчика, нажмите кнопку «Создать» на странице «Управление подрядчиками». Введите название компании и код компании, чтобы однозначно идентифицировать подрядчика. Укажите имя контактного лица вместе с его номером телефона.
- Введите адрес электронной почты для переписки и номер лицензии для записи официальных учетных данных подрядчика. Используйте средство выбора даты, чтобы установить дату истечения срока действия лицензии и присвоить рейтинг безопасности с помощью звездочки, чтобы отразить общие показатели безопасности подрядчика. При необходимости заполните поля «Адрес» и «Сведения о страховании», прежде чем нажимать «Создать».
- На странице списка все подрядчики отображаются в таблице со столбцами: название компании, код компании, контактное лицо, номер телефона, дата истечения срока действия лицензии, рейтинг безопасности (отображается в виде звезд) и действия.
- Используйте панель поиска, чтобы быстро найти подрядчика по названию компании, коду или контактному лицу. Примените фильтры, используя раскрывающийся список «Рейтинг безопасности», чтобы сузить результаты. Нажмите «Применить», чтобы активировать фильтр, или «Очистить», чтобы сбросить его. Переключайтесь между видом списка и видом сетки с помощью кнопок просмотра в правом верхнем углу.
- В столбце «Действия» используйте «Просмотр», чтобы просмотреть полную информацию о подрядчике, «Изменить», чтобы обновить информацию, и «Удалить», чтобы навсегда удалить подрядчика из системы.
Разрешения на работу
- Чтобы создать новое разрешение на работу, нажмите кнопку «Создать» на странице «Управление разрешениями на работу». Выберите тип разрешения и подрядчика из соответствующих раскрывающихся списков. Введите описание работы с подробным описанием характера работы, которую необходимо выполнить.
- Укажите местоположение и, при необходимости, уровень здания и этажа, чтобы указать, где будут проводиться работы. Введите имя супервайзера и контактное лицо супервайзера, указав номер телефона. Используйте средства выбора даты и времени, чтобы установить дату и время начала и дату и время окончания для окна действия разрешения.
- Укажите, применяются ли «Требуется изоляция» и «Требуется проверка газа», выбрав «Да» или «Нет» в соответствующих раскрывающихся списках. Установите для статуса «Активный» или по необходимости. При необходимости заполните сведения о зоне, меры предосторожности и необходимые средства индивидуальной защиты, чтобы получить дополнительную информацию о безопасности, прежде чем нажимать «Создать».
- На странице списка отображаются все разрешения на работу в таблице со столбцами для номера разрешения (создается автоматически, отображается в виде кликабельной ссылки), типа разрешения, подрядчика, статуса утверждения, статуса и действий. Статус утверждения может отображаться как «Проект», «Ожидание», «Утверждено», «Отклонено», «Активно», «Закрыто» и «Отменено», а «Статус» отражает рабочее состояние разрешения, например «Активно», «Приостановлено», «Завершено» и «Отменено».
- Используйте строку поиска, чтобы быстро найти конкретное разрешение на работу. Примените фильтры, используя раскрывающиеся списки «Тип разрешения», «Подрядчик», «Статус утверждения» и «Статус», чтобы сузить результаты. Нажмите «Применить», чтобы активировать фильтры, или «Очистить», чтобы сбросить их. Переключайтесь между видом списка и видом сетки с помощью кнопок просмотра в правом верхнем углу.
- В столбце «Действия» используйте «Загрузить PDF», чтобы экспортировать разрешение в формате PDF. Используйте Утверждение разрешения на работу, чтобы обновить состояние утверждения разрешения; выберите Статус утверждения в раскрывающемся списке, который включает в себя Черновик, Ожидание, Утверждено, Отклонено, Активно, Закрыто и Отменено, и при необходимости введите Комментарии перед отправкой.
- Используйте «Просмотр», чтобы просмотреть полную информацию о разрешении, «Редактировать», чтобы изменить любую информацию о разрешении, и «Удалить», чтобы навсегда удалить разрешение на работу из системы.
- Нажав кнопку «Просмотр», вы увидите, что на странице «Сведения о разрешении на работу» отображаются три вкладки: «Подробности», «Вложения» и «Примечания». В верхней части сводных карточек отображаются номер разрешения, статус утверждения и текущий статус.
- Вкладка «Сведения» состоит из четырех разделов: «Основная информация» (тип разрешения, описание работ, местоположение, здание, уровень этажа), информация о графике и утверждении (дата/время начала и окончания, дата утверждения, «Кем утвержден»), информация о подрядчике (компания, подрядчик, имя и контакт руководителя), требования безопасности (требуется изоляция, требуется проверка газа, меры безопасности, необходимые СИЗ) и сведения о зоне.
- Кнопка «Разрешение на подпись» появляется в правом верхнем углу, если статус утверждения не «Черновик». Нажмите на нее, чтобы открыть диалоговое окно «Подписать разрешение на работу», нарисуйте подпись в соответствующем поле и нажмите «Подписать разрешение на работу», чтобы отправить его. После подписания кнопка удаляется. Используйте «Загрузить PDF», чтобы экспортировать сведения о разрешении в виде PDF-документа.
- Вкладка «Вложения» позволяет загружать подтверждающие документы и управлять ими. Используйте кнопку «Обзор» для загрузки файлов с возможностью просмотра, загрузки или удаления каждого вложения.
- На вкладке «Примечания» перечислены все примечания со столбцами «Примечание», «Тип», «Внутренний флаг» и «Действие». Нажмите «Создать», чтобы добавить новую заметку, выбрав тип заметки, настроив внутреннюю видимость, введя текст заметки и нажав «Добавить заметку». Кроме того, в списке отображается значок булавки, позволяющий напрямую переключать внутренние настройки (Да/Нет), не открывая заметку.
Отчет о разрешении на работу
- Страница «Управление отчетом о разрешениях на работу» предоставляет полный обзор всей деятельности по разрешениям на работу в системе. Используйте поля выбора «Дата начала» и «Дата окончания», а также раскрывающийся список «Подрядчик», чтобы отфильтровать данные отчета за определенный период или подрядчика. Нажмите «Применить», чтобы загрузить отфильтрованные результаты, или «Очистить», чтобы вернуться к представлению по умолчанию.
- Сводные карточки в верхней части страницы отображают сразу четыре ключевых показателя: «Общее количество разрешений», показывающее общее количество разрешений в системе, «Активные разрешения», отражающие разрешения, находящиеся в настоящее время в процессе обработки, «Ожидание утверждений», указывающее разрешения, ожидающие решения об утверждении, и «Просроченные разрешения», указывающие разрешения, срок действия которых истек.
- Круговая диаграмма «Разрешения по типам» разбивает все разрешения по категориям, которые используются при создании разрешений на работу. Каждый сегмент имеет цветовую маркировку и соответствующую легенду для облегчения идентификации.
- Круговая диаграмма «Разрешения по статусу утверждения» визуализирует распределение разрешений по всем состояниям утверждения, включая «Активно», «Утверждено», «Отменено», «Закрыто», «Черновик» и «Ожидание», давая быстрое представление о том, на каком этапе рабочего процесса утверждения в настоящее время находятся разрешения.
- Линейный график «Тенденции ежемесячных разрешений» отслеживает общее количество разрешений, выдаваемых каждый месяц в течение года, что позволяет администраторам определять периоды пиковой активности и отслеживать объем разрешений с течением времени.
- В таблице «Последние разрешения на работу» внизу страницы отображаются действия, связанные с разрешениями, за последние 7 дней. Он включает столбцы для номера разрешения (отображается в виде кликабельной ссылки), типа разрешения, местоположения, подрядчика, даты начала, даты окончания, статуса и статуса утверждения, предоставляя быстрый справочник по последним созданным или обновленным разрешениям.