वर्क परमिट विस्तृत दस्तावेज़ीकरण
वर्क परमिट सिस्टम एक व्यापक सॉफ्टवेयर समाधान है जिसे किसी संगठन के भीतर वर्क परमिट को प्रबंधित और ट्रैक करने के लिए डिज़ाइन किया गया है।
परिचय
वर्क परमिट ऐड-ऑन कार्यस्थल परमिट के पूर्ण जीवनचक्र के प्रबंधन के लिए एक केंद्रीकृत प्रणाली प्रदान करता है। प्रशासक परमिट प्रकार को परिभाषित कर सकते हैं, ठेकेदार रिकॉर्ड प्रबंधित कर सकते हैं, और विस्तृत सुरक्षा जानकारी और अंतर्निहित अनुमोदन वर्कफ़्लो के साथ वर्क परमिट बना सकते हैं। वर्क परमिट रिपोर्ट प्रमुख मेट्रिक्स, विज़ुअल ब्रेकडाउन और हाल की गतिविधि के साथ एक वास्तविक समय डैशबोर्ड प्रदान करती है, जिससे टीमों को पूरे संगठन में परमिट संचालन की पूरी दृश्यता मिलती है।
इस मॉड्यूल को कैसे सक्षम करें
वर्क परमिट ऐड-ऑन सेट करने के लिए, आप इस लिंक का अनुसरण कर सकते हैं: सेटअप ऐड-ऑन.
वर्क परमिट ऐड-ऑन का उपयोग कैसे करें?
परमिट के प्रकार
- नया परमिट प्रकार बनाने के लिए, परमिट प्रकार प्रबंधित करें पृष्ठ पर "बनाएं" बटन पर क्लिक करें। परमिट को परिभाषित करने के लिए टेक्स्ट फ़ील्ड में टाइप नाम दर्ज करें। यह निर्दिष्ट करने के लिए कि परमिट जारी होने के बाद कितने दिनों तक वैध रहता है, वैधता अवधि के दिन निर्धारित करें।
- परमिट से संबंधित खतरे को वर्गीकृत करने के लिए ड्रॉपडाउन से जोखिम स्तर का चयन करें; विकल्पों में निम्न, मध्यम, उच्च और गंभीर शामिल हैं। यह नियंत्रित करने के लिए कि परमिट प्रकार उपयोग के लिए उपलब्ध है या नहीं, स्थिति को सक्रिय या निष्क्रिय के रूप में चुनें।
- पूरे सिस्टम में परमिट प्रकार की आसान दृश्य पहचान के लिए एक अलग रंग निर्दिष्ट करने के लिए कलर कोड पिकर का उपयोग करें। वैकल्पिक रूप से, क्रिएट पर क्लिक करने से पहले परमिट के बारे में अतिरिक्त संदर्भ प्रदान करने के लिए एक विवरण दर्ज करें।
- सूची पृष्ठ प्रकार नाम, वैधता अवधि दिन, रंग कोड (एक रंग नमूने के रूप में दिखाया गया है), जोखिम स्तर, स्थिति और कार्यों के लिए कॉलम के साथ एक तालिका में सभी परमिट प्रकार प्रदर्शित करता है। परमिट प्रकार की वर्तमान कॉन्फ़िगरेशन के आधार पर स्थिति सक्रिय या निष्क्रिय के रूप में प्रदर्शित होगी।
- किसी विशिष्ट परमिट प्रकार को नाम से तुरंत ढूंढने के लिए खोज बार का उपयोग करें। परिणामों को सीमित करने के लिए जोखिम स्तर ड्रॉपडाउन और स्थिति ड्रॉपडाउन का उपयोग करके फ़िल्टर लागू करें। फ़िल्टर सक्रिय करने के लिए लागू करें पर क्लिक करें या उन्हें रीसेट करने के लिए साफ़ करें पर क्लिक करें।
- क्रियाएँ कॉलम में, परमिट प्रकार का पूरा विवरण देखने के लिए दृश्य का उपयोग करें, इसके किसी भी गुण को अद्यतन करने के लिए संपादित करें, और सिस्टम से परमिट प्रकार को स्थायी रूप से हटाने के लिए हटाएँ का उपयोग करें।
ठेकेदारों को प्रबंधित करें
- एक नया ठेकेदार बनाने के लिए, ठेकेदार प्रबंधित करें पृष्ठ पर "बनाएं" बटन पर क्लिक करें। ठेकेदार की विशिष्ट पहचान के लिए कंपनी का नाम और कंपनी कोड दर्ज करें। संपर्क व्यक्ति का नाम उनके फ़ोन नंबर के साथ प्रदान करें।
- पत्राचार के लिए ईमेल पता और ठेकेदार की आधिकारिक साख रिकॉर्ड करने के लिए लाइसेंस नंबर दर्ज करें। लाइसेंस समाप्ति तिथि निर्धारित करने के लिए दिनांक पिकर का उपयोग करें और ठेकेदार के समग्र सुरक्षा प्रदर्शन को प्रतिबिंबित करने के लिए स्टार चयनकर्ता का उपयोग करके सुरक्षा रेटिंग निर्दिष्ट करें। वैकल्पिक रूप से, क्रिएट पर क्लिक करने से पहले पता और बीमा विवरण फ़ील्ड भरें।
- सूची पृष्ठ सभी ठेकेदारों को कंपनी का नाम, कंपनी कोड, संपर्क व्यक्ति, फोन नंबर, लाइसेंस समाप्ति तिथि, सुरक्षा रेटिंग (स्टार रेटिंग के रूप में दिखाया गया), और कार्यों के लिए कॉलम के साथ एक तालिका में प्रदर्शित करता है।
- कंपनी के नाम, कोड या संपर्क व्यक्ति द्वारा किसी ठेकेदार का तुरंत पता लगाने के लिए खोज बार का उपयोग करें। परिणामों को सीमित करने के लिए सुरक्षा रेटिंग ड्रॉपडाउन का उपयोग करके फ़िल्टर लागू करें। फ़िल्टर को सक्रिय करने के लिए लागू करें पर क्लिक करें या इसे रीसेट करने के लिए साफ़ करें पर क्लिक करें। शीर्ष दाईं ओर दृश्य बटन का उपयोग करके सूची दृश्य और ग्रिड दृश्य के बीच टॉगल करें।
- क्रियाएँ कॉलम में, ठेकेदार का पूरा विवरण देखने के लिए दृश्य का उपयोग करें, जानकारी अद्यतन करने के लिए संपादित करें, और ठेकेदार को सिस्टम से स्थायी रूप से हटाने के लिए हटाएँ का उपयोग करें।
कार्य परमिट
- नया वर्क परमिट बनाने के लिए, वर्क परमिट प्रबंधित करें पृष्ठ पर "बनाएँ" बटन पर क्लिक करें। उनके संबंधित ड्रॉपडाउन से परमिट प्रकार और ठेकेदार का चयन करें। निष्पादित किए जाने वाले कार्य की प्रकृति का विवरण देते हुए एक कार्य विवरण दर्ज करें।
- यह निर्दिष्ट करने के लिए कि कार्य कहाँ होगा, स्थान और वैकल्पिक रूप से भवन और फर्श का स्तर प्रदान करें। फ़ोन नंबर सुनिश्चित करते हुए पर्यवेक्षक का नाम और पर्यवेक्षक संपर्क दर्ज करें। परमिट की वैधता विंडो के लिए प्रारंभ तिथि और समय और समाप्ति तिथि और समय निर्धारित करने के लिए दिनांक-समय चयनकर्ताओं का उपयोग करें।
- उनके संबंधित ड्रॉपडाउन से हाँ या नहीं का चयन करके इंगित करें कि क्या अलगाव आवश्यक है और गैस परीक्षण आवश्यक है। स्थिति को सक्रिय या उपयुक्त पर सेट करें। वैकल्पिक रूप से, क्रिएट पर क्लिक करने से पहले अतिरिक्त सुरक्षा जानकारी प्राप्त करने के लिए क्षेत्र विवरण, सुरक्षा सावधानियां और आवश्यक पीपीई भरें।
- सूची पृष्ठ सभी कार्य परमिटों को एक तालिका में परमिट संख्या (स्वचालित रूप से उत्पन्न, क्लिक करने योग्य लिंक के रूप में दिखाया गया), परमिट प्रकार, ठेकेदार, अनुमोदन स्थिति, स्थिति और कार्यों के लिए कॉलम के साथ प्रदर्शित करता है। अनुमोदन स्थिति ड्राफ्ट, लंबित, स्वीकृत, अस्वीकृत, सक्रिय, बंद और रद्द के रूप में दिखाई दे सकती है, जबकि स्थिति परमिट की परिचालन स्थिति को दर्शाती है, जैसे सक्रिय, निलंबित, पूर्ण और रद्द।
- किसी विशिष्ट वर्क परमिट का तुरंत पता लगाने के लिए खोज बार का उपयोग करें। परिणामों को सीमित करने के लिए परमिट प्रकार, ठेकेदार, अनुमोदन स्थिति और स्थिति ड्रॉपडाउन का उपयोग करके फ़िल्टर लागू करें। फ़िल्टर सक्रिय करने के लिए लागू करें पर क्लिक करें या उन्हें रीसेट करने के लिए साफ़ करें पर क्लिक करें। शीर्ष दाईं ओर दृश्य बटन का उपयोग करके सूची दृश्य और ग्रिड दृश्य के बीच टॉगल करें।
- क्रियाएँ कॉलम में, परमिट को पीडीएफ दस्तावेज़ के रूप में निर्यात करने के लिए डाउनलोड पीडीएफ का उपयोग करें। परमिट की अनुमोदन स्थिति को अद्यतन करने के लिए अनुमोदन कार्य परमिट का उपयोग करें; ड्रॉपडाउन से अनुमोदन स्थिति का चयन करें, जिसमें ड्राफ्ट, लंबित, स्वीकृत, अस्वीकृत, सक्रिय, बंद और रद्द शामिल है, और सबमिट करने से पहले वैकल्पिक रूप से टिप्पणियाँ दर्ज करें।
- संपूर्ण परमिट विवरण देखने के लिए दृश्य का उपयोग करें, किसी भी परमिट जानकारी को संशोधित करने के लिए संपादित करें और सिस्टम से वर्क परमिट को स्थायी रूप से हटाने के लिए हटाएं का उपयोग करें।
- जब आप दृश्य बटन पर क्लिक करते हैं, तो आप देखेंगे कि वर्क परमिट विवरण पृष्ठ तीन टैब प्रदर्शित करता है: विवरण, अनुलग्नक और नोट्स। शीर्ष पर, सारांश कार्ड एक नज़र में परमिट संख्या, अनुमोदन स्थिति और वर्तमान स्थिति दिखाते हैं।
- विवरण टैब को चार खंडों में व्यवस्थित किया गया है: बुनियादी जानकारी (परमिट प्रकार, कार्य विवरण, स्थान, भवन, फर्श स्तर), अनुसूची और अनुमोदन जानकारी (प्रारंभ और समाप्ति तिथि/समय, अनुमोदन तिथि, द्वारा अनुमोदित), ठेकेदार जानकारी (कंपनी, ठेकेदार, पर्यवेक्षक का नाम और संपर्क), सुरक्षा आवश्यकताएं (अलगाव आवश्यक, गैस परीक्षण आवश्यक, सुरक्षा सावधानियां, आवश्यक पीपीई), और क्षेत्र विवरण।
- जब अनुमोदन स्थिति ड्राफ्ट नहीं होती है तो हस्ताक्षर परमिट बटन ऊपर दाईं ओर दिखाई देता है। साइन वर्क परमिट संवाद खोलने के लिए इसे क्लिक करें, दिए गए बॉक्स में हस्ताक्षर बनाएं और सबमिट करने के लिए साइन वर्क परमिट पर क्लिक करें। एक बार हस्ताक्षर करने के बाद, बटन हटा दिया जाता है। परमिट विवरण को पीडीएफ दस्तावेज़ के रूप में निर्यात करने के लिए डाउनलोड पीडीएफ का उपयोग करें।
- अटैचमेंट टैब सहायक दस्तावेज़ों को अपलोड और प्रबंधित करने की अनुमति देता है। प्रत्येक अनुलग्नक को देखने, डाउनलोड करने या हटाने के विकल्पों के साथ फ़ाइलें अपलोड करने के लिए ब्राउज़ बटन का उपयोग करें।
- नोट्स टैब सभी नोट्स को नोट, प्रकार, आंतरिक ध्वज और क्रिया के कॉलम के साथ सूचीबद्ध करता है। नोट प्रकार का चयन करके, आंतरिक दृश्यता सेट करके, नोट टेक्स्ट दर्ज करके और नोट जोड़ें पर क्लिक करके एक नया नोट जोड़ने के लिए "बनाएं" पर क्लिक करें। इसके अतिरिक्त, सूची में एक पिन आइकन प्रदर्शित होता है, जो आपको नोट खोले बिना सीधे आंतरिक सेटिंग (हां/नहीं) को टॉगल करने की अनुमति देता है।
वर्क परमिट रिपोर्ट
- वर्क परमिट रिपोर्ट प्रबंधित करें पृष्ठ पूरे सिस्टम में सभी वर्क परमिट गतिविधि का एक व्यापक अवलोकन प्रदान करता है। किसी विशिष्ट अवधि या ठेकेदार के लिए रिपोर्ट डेटा को फ़िल्टर करने के लिए ठेकेदार ड्रॉपडाउन के साथ प्रारंभ तिथि और समाप्ति तिथि पिकर का उपयोग करें। फ़िल्टर किए गए परिणामों को लोड करने के लिए लागू करें पर क्लिक करें या डिफ़ॉल्ट दृश्य पर रीसेट करने के लिए साफ़ करें पर क्लिक करें।
- पृष्ठ के शीर्ष पर सारांश कार्ड एक नज़र में चार प्रमुख मेट्रिक्स प्रदर्शित करते हैं: सिस्टम में परमिटों की कुल संख्या दिखाने वाले कुल परमिट, वर्तमान में प्रगति पर परमिट को दर्शाने वाले सक्रिय परमिट, अनुमोदन निर्णय की प्रतीक्षा कर रहे परमिटों को दर्शाने वाले लंबित अनुमोदन, और वैधता अवधि पार कर चुके परमिटों को उजागर करने वाले समाप्त परमिट।
- प्रकार के अनुसार परमिट पाई चार्ट सभी परमिटों को उनकी श्रेणी के आधार पर विभाजित करता है जिसका उपयोग वर्क परमिट बनाते समय किया जाता है। आसान पहचान के लिए प्रत्येक खंड को संबंधित किंवदंती के साथ रंग-कोडित किया गया है।
- अनुमोदन स्थिति द्वारा परमिट पाई चार्ट सक्रिय, स्वीकृत, रद्द, बंद, ड्राफ्ट और लंबित सहित सभी अनुमोदन राज्यों में परमिट के वितरण की कल्पना करता है, जो अनुमोदन वर्कफ़्लो में वर्तमान में परमिट कहां हैं इसका एक त्वरित स्नैपशॉट देता है।
- मासिक परमिट रुझान लाइन चार्ट पूरे वर्ष में प्रत्येक महीने जारी किए गए परमिटों की कुल संख्या को ट्रैक करता है, जिससे प्रशासकों को चरम गतिविधि अवधि की पहचान करने और समय के साथ परमिट की मात्रा की निगरानी करने की अनुमति मिलती है।
- पृष्ठ के नीचे हालिया कार्य परमिट तालिका पिछले 7 दिनों की परमिट गतिविधि प्रदर्शित करती है। इसमें परमिट संख्या (क्लिक करने योग्य लिंक के रूप में दिखाया गया), परमिट प्रकार, स्थान, ठेकेदार, प्रारंभ तिथि, समाप्ति तिथि, स्थिति और अनुमोदन स्थिति के लिए कॉलम शामिल हैं, जो सबसे हाल ही में बनाए गए या अद्यतन परमिट का त्वरित संदर्भ प्रदान करते हैं।