Zarządzanie drobną gotówką

Integracja zarządzania drobną gotówką w Mewayz

Dodatek Petty Cash Management dla Mewayz pomaga firmom efektywnie śledzić i zarządzać drobnymi codziennymi wydatkami.

Adres URL wersji demonstracyjnej

Wprowadzenie

The Zarządzanie drobną gotówką Dodatek pomaga firmom skutecznie śledzić i zarządzać drobnymi codziennymi wydatkami. Niniejsza dokumentacja zawiera przewodnik krok po kroku dotyczący konfigurowania dodatku, rejestrowania transakcji, ustawiania limitów wydatków i monitorowania przepływów pieniężnych. Niezależnie od tego, czy zajmujesz się zaopatrzeniem biurowym, wydatkami na podróże czy innymi drobnymi kosztami, moduł ten zapewnia przejrzystość i lepszą kontrolę finansową. Postępując zgodnie z tym przewodnikiem, dowiesz się, jak usprawnić obsługę drobnej gotówki i prowadzić dokładną dokumentację bez polegania na skomplikowanych narzędziach księgowych.

Jak włączyć ten moduł

• Aby skonfigurować dodatek do zarządzania drobnymi środkami pieniężnymi, kliknij ten link: Skonfiguruj dodatek.

Jak korzystać z dodatku Petty Cash Management?

Po zakupie dodatku Petty Cash Management automatycznie pojawi się on na pasku bocznym platformy, ułatwiając dostęp pracownikom i administratorom.

Każdy pracownik, który chce korzystać z funkcji drobnej gotówki, musi najpierw zalogować się na swoje konto, ponieważ dostęp do dodatku mają tylko uwierzytelnieni użytkownicy.

Drobna gotówka

• The Drobna gotówka strona umożliwia administratorom zarządzanie przydziałem drobnych środków pieniężnych dla pracowników. Aby utworzyć nowy zapis drobnej gotówki, kliknij przycisk „Utwórz” u góry strony i wprowadź wymagane dane, w tym: kwotę, datę i uwagi.
• Na stronie listy wyświetlane są wszystkie wcześniej zarejestrowane wpisy drobnej gotówki i szczegółowe informacje finansowe, takie jak: numer drobnej gotówki, data, bilans otwarcia, dodana kwota, saldo całkowite, całkowite wydatki i saldo zamknięcia każdego pracownika.
• Zobaczysz przyciski akcji tylko dla aktualnie aktywnego wpisu, ponieważ od tego zależą obliczenia.
• Kliknij przycisk Zatwierdź, aby zatwierdzić bieżący wpis drobnej gotówki. Po zatwierdzeniu przyciski Edytuj i Usuń zostaną wyłączone, aby zapewnić integralność danych.
• Kliknij opcję Wyświetl, aby zobaczyć wszystkie zatwierdzone wydatki zarejestrowane w ramach tego wpisu drobnej gotówki.
• Możesz edytować lub usunąć rekord drobnej gotówki tylko przed jego zatwierdzeniem. Po zatwierdzeniu nie można wprowadzać żadnych dalszych modyfikacji.

Zarządzaj kategoriami

• Strona Kategorie umożliwia administratorom tworzenie, edytowanie i usuwanie różnych kategorii wydatków, dzięki czemu pracownicy mogą prawidłowo oznaczać swoje wydatki, co pomaga w dobrej organizacji wszystkich transakcji i ułatwia ich przeglądanie.
• Aby utworzyć nową kategorię kliknij przycisk Utwórz znajdujący się na górze i wprowadź nazwę kategorii. Po czym zostanie dodany do listy kategorii i będzie widoczny dla użytkowników podczas tworzenia zapytania.

Żądanie drobnej gotówki

• Pracownicy mogą wnioskować o drobną gotówkę za pośrednictwem strony Żądanie drobnej gotówki. Aby utworzyć nowe zgłoszenie, kliknij przycisk „Utwórz” u góry strony.
• Będziesz musiał wypełnić formularz, podając następujące dane: Użytkownik wybrany z listy rozwijanej, załadowany z sekcji Użytkownicy w Zarządzaniu użytkownikami, kategoria wybrana z listy rozwijanej załadowanej z Zarządzaj kategoriami, Żądana kwota, uwagi.
• Na stronie listy wyświetlane są najważniejsze informacje dotyczące każdego żądania drobnej gotówki, w tym: numer wniosku, nazwa użytkownika, nazwa kategorii, wnioskowana kwota, data żądania, status „oczekujący”, „odrzucony”, „zatwierdzony”.
• Kliknij „Zatwierdź”, aby otworzyć formularz zatwierdzenia. Formularz wyświetla nazwę użytkownika, kategorię, żądaną kwotę i pole do wprowadzenia zatwierdzonej kwoty. Po kliknięciu przycisku Zatwierdź: Status żądania zostaje zaktualizowany na Zatwierdzone. Przyciski Edytuj, Usuń i Odrzuć są ukryte. Zatwierdzona kwota jest automatycznie rejestrowana w Zarządzaniu wydatkami. W Zarządzaj drobnymi środkami pieniężnymi całkowity wydatek wzrasta w oparciu o zatwierdzoną kwotę, a saldo zamknięcia odpowiednio maleje.
• Kliknij „Odrzuć”, aby otworzyć formularz odrzucenia. Wprowadź powód odrzucenia. Po przesłaniu status rekordu zmienia się na Odrzucony. Przyciski Zatwierdź, Edytuj i Usuń są ukryte
• Kliknij „Wyświetl”, aby zobaczyć pełne szczegóły żądania. Możesz edytować lub usunąć żądanie tylko wtedy, gdy ma ono status Oczekujące. Po zatwierdzeniu lub odrzuceniu możliwość edytowania i usuwania jest wyłączona

Zarządzaj zwrotami kosztów

• Jeśli pracownik zapłacił już za coś z własnej kieszeni, może przejść do Strony Zwrotu kosztów i utworzyć wniosek o zwrot pieniędzy zamiast wniosku o drobną gotówkę. Aby utworzyć nowy wniosek, kliknij przycisk „Utwórz” u góry strony.
• Będziesz musiał wypełnić formularz, podając następujące szczegóły: Użytkownik wybrany z listy rozwijanej, załadowany z sekcji Użytkownicy w Zarządzaniu użytkownikami, kategoria wybrana z listy rozwijanej załadowanej z zarządzaj kategoriami, kwota, przesłany dowód płatności i opis.
• Strona listy wyświetla kluczowe informacje dla każdego wniosku o zwrot kosztów, w tym: numer zwrotu kosztów, nazwę użytkownika, nazwę kategorii, kwotę, datę wniosku, status „Oczekujący”, „Odrzucony”, „Zatwierdzony”.
• Kliknij „Zatwierdź”, aby otworzyć formularz zatwierdzenia. Formularz wyświetla nazwę użytkownika, kategorię, żądaną kwotę i pole do wprowadzenia zatwierdzonej kwoty. Po kliknięciu przycisku Zatwierdź: Status żądania zostaje zaktualizowany na Zatwierdzone. Przyciski Edytuj, Usuń i Odrzuć są ukryte. Zatwierdzona kwota jest automatycznie rejestrowana w Zarządzaniu wydatkami. W Zarządzaj drobnymi środkami pieniężnymi całkowity wydatek wzrasta w oparciu o zatwierdzoną kwotę, a saldo zamknięcia odpowiednio maleje.
• Kliknij „Odrzuć”, aby otworzyć formularz odrzucenia. Wprowadź powód odrzucenia. Po przesłaniu status rekordu zmienia się na Odrzucony. Przyciski Zatwierdź, Edytuj i Usuń są ukryte
• Kliknij „Wyświetl”, aby zobaczyć pełne szczegóły żądania. Możesz edytować lub usunąć żądanie tylko wtedy, gdy ma ono status Oczekujące. Po zatwierdzeniu lub odrzuceniu możliwość edytowania i usuwania jest wyłączona

Zarządzanie wydatkami

• Personel może przejść do Strony Wydatków, aby wyświetlić szczegółową listę wszystkich wydatków dokonanych przy użyciu drobnej gotówki, gdzie może sprawdzić, ile zostało wykorzystane, w jakich kategoriach oraz status zatwierdzenia każdej transakcji.
• Strona Wydatków zapewnia także administratorom przegląd wszystkich zarejestrowanych wydatków, łącznie z tym, kto i co wydał, w ramach jakiej kategorii, rodzaju transakcji (gotówka lub zwrot pieniędzy), kwoty, opisu i statusu zatwierdzenia.