Gestione della piccola cassa

Integrazione gestione piccola cassa in Mewayz

Il componente aggiuntivo Petty Cash Management per Mewayz aiuta le aziende a monitorare e gestire in modo efficiente le piccole spese quotidiane.

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Introduzione

Il Gestione della piccola cassa Il componente aggiuntivo aiuta le aziende a monitorare e gestire in modo efficiente le piccole spese quotidiane. Questa documentazione fornisce una guida passo passo su come impostare il componente aggiuntivo, registrare le transazioni, impostare i limiti di spesa e monitorare il flusso di cassa. Che tu stia gestendo forniture per ufficio, spese di viaggio o altri costi minori, questo modulo garantisce trasparenza e un migliore controllo finanziario. Seguendo questa guida imparerai come semplificare la gestione della piccola cassa e mantenere registri accurati senza fare affidamento su strumenti contabili complessi.

Come abilitare questo modulo

• Per impostare il componente aggiuntivo Petty Cash Management, è possibile seguire questo collegamento: Add-On di configurazione.

Come utilizzare il componente aggiuntivo Gestione cassa piccola?

Una volta acquistato il componente aggiuntivo Petty Cash Management, verrà visualizzato automaticamente nella barra laterale della tua piattaforma, facilitando l'accesso allo staff e agli utenti amministratori.

Qualsiasi membro dello staff che desideri utilizzare le funzionalità di piccola cassa deve prima accedere al proprio account, poiché solo gli utenti autenticati possono accedere al componente aggiuntivo.

Piccoli contanti

• Il Piccoli contanti La pagina consente agli amministratori di gestire le allocazioni di piccola cassa per i dipendenti. Per creare una nuova voce di piccola cassa, fare clic su “Crea” pulsante nella parte superiore della pagina e inserisci i dettagli richiesti, tra cui: importo, data e commenti.
• La pagina di elenco visualizza tutte le voci di piccola cassa registrate in precedenza e fornisce dettagli finanziari quali: numero della piccola cassa, data, saldo di apertura, importo aggiunto, saldo totale, spese totali e saldo di chiusura per ciascun membro del personale.
• Vedrai i pulsanti di azione solo sulla voce attiva corrente, poiché i calcoli dipendono da essa.
• Fare clic su Approva per approvare l'attuale movimento di piccola cassa. Dopo l'approvazione, i pulsanti Modifica ed Elimina vengono disabilitati per garantire l'integrità dei dati.
• Fare clic su Visualizza per visualizzare tutte le spese approvate registrate in quella voce di piccola cassa.
• È possibile modificare o eliminare un record di piccola cassa solo prima che venga approvato. Dopo l'approvazione non è possibile apportare ulteriori modifiche.

Gestisci categorie

• La pagina Categorie consente agli amministratori di creare, modificare o eliminare varie categorie di spesa in modo che il personale possa etichettare correttamente le proprie spese, contribuendo a mantenere tutte le transazioni ben organizzate e facili da rivedere.
• Per creare nuove categorie clicca sul pulsante Crea in alto, inserisci il nome della categoria. Dopodiché verrà aggiunto nell'elenco delle categorie e sarà visibile agli utenti durante la creazione della richiesta.

Richiesta di piccola somma di denaro

• I membri del personale possono richiedere piccola cassa tramite la pagina Richiesta piccola cassa. Per creare una nuova richiesta, fare clic sul pulsante "Crea" nella parte superiore della pagina.
• Ti verrà richiesto di compilare il modulo con i seguenti dettagli: Utente selezionato dal menu a tendina, caricato dalla sezione Utenti in Gestione Utenti, categoria selezionata dal menu a tendina caricato da Gestisci Categorie, Importo Richiesto, Osservazioni.
• La pagina dell'elenco mostra le informazioni chiave per ogni richiesta di piccola cassa, tra cui: Numero richiesta, Nome utente, Nome categoria, Importo richiesto, Data richiesta, Stato “In attesa”, “Rifiutata”, “Approvata”.
• Fare clic su "Approva" per aprire il modulo di approvazione. Il modulo visualizza Nome utente, Categoria, Importo richiesto, Campo per inserire l'importo approvato. Dopo aver fatto clic sul pulsante Approva: lo stato della richiesta viene aggiornato su Approvato. I pulsanti Modifica, Elimina e Rifiuta sono nascosti. L'importo approvato viene registrato automaticamente in Gestisci spese. In Gestisci piccola cassa, la spesa totale aumenta in base all'importo approvato e il saldo finale diminuisce di conseguenza.
• Clicca su “Rifiuta” per aprire il modulo di rifiuto. Inserisci il motivo del rifiuto. Dopo l'invio, lo stato del record cambia in Rifiutato. I pulsanti Approva, Modifica ed Elimina vengono nascosti
• Fai clic su “Visualizza” per vedere tutti i dettagli della richiesta. Puoi modificare o eliminare una richiesta solo finché è in stato In attesa. Una volta approvata o rifiutata, la modifica e l'eliminazione sono disabilitate

Gestire i rimborsi

• Se un membro dello staff ha già pagato qualcosa di tasca propria, può andare alla Pagina di rimborso per creare una richiesta di rimborso invece di una richiesta di piccola cassa. Per creare una nuova richiesta, fare clic sul pulsante "Crea" nella parte superiore della pagina.
• Ti verrà chiesto di compilare il modulo con i seguenti dettagli: utente selezionato dal menu a tendina, caricato dalla sezione Utenti in Gestione utenti, categoria selezionata dal menu a tendina caricato da gestisci categorie, importo, caricamento della ricevuta di pagamento e descrizione.
• La pagina di elenco visualizza le informazioni chiave per ciascuna richiesta di rimborso, tra cui: Numero di rimborso, Nome utente, Nome categoria, Importo, Data richiesta, Stato "In sospeso", "Rifiutato", "Approvato".
• Fare clic su "Approva" per aprire il modulo di approvazione. Il modulo visualizza Nome utente, Categoria, Importo richiesto, Campo per inserire l'importo approvato. Dopo aver fatto clic sul pulsante Approva: lo stato della richiesta viene aggiornato su Approvato. I pulsanti Modifica, Elimina e Rifiuta sono nascosti. L'importo approvato viene registrato automaticamente in Gestisci spese. In Gestisci piccola cassa, la spesa totale aumenta in base all'importo approvato e il saldo finale diminuisce di conseguenza.
• Clicca su “Rifiuta” per aprire il modulo di rifiuto. Inserisci il motivo del rifiuto. Dopo l'invio, lo stato del record cambia in Rifiutato. I pulsanti Approva, Modifica ed Elimina vengono nascosti
• Fai clic su “Visualizza” per vedere tutti i dettagli della richiesta. Puoi modificare o eliminare una richiesta solo finché è in stato In attesa. Una volta approvata o rifiutata, la modifica e l'eliminazione sono disabilitate

Gestione delle spese

• Il personale può accedere alla pagina delle spese per visualizzare un elenco dettagliato di tutte le spese effettuate utilizzando la piccola cassa, dove può tenere traccia di quanto è stato utilizzato, in quali categorie e lo stato di approvazione di ciascuna transazione.
• La pagina delle spese fornisce inoltre agli amministratori una panoramica di tutte le spese registrate, incluso chi ha speso cosa, in quale categoria, il tipo di transazione (contanti o rimborso), l'importo, la descrizione e lo stato di approvazione.