Petty Cash Management · Mewayz Docs

Petty Cash Management Integration i Mewayz

Petty Cash Management-tilføjelsen til Mewayz hjælper virksomheder med effektivt at spore og administrere små daglige udgifter.

Demo URL

Indledning

Den Petty Cash Management Add-on hjælper virksomheder med effektivt at spore og administrere små daglige udgifter. Denne dokumentation giver en trin-for-trin guide til, hvordan du opsætter tilføjelsen, registrerer transaktioner, sætter forbrugsgrænser og overvåger pengestrømmen. Uanset om du håndterer kontorartikler, rejseudgifter eller andre mindre omkostninger, sikrer dette modul gennemsigtighed og bedre økonomisk kontrol. Ved at følge denne vejledning lærer du, hvordan du strømliner håndteringen af småpenge og opretholder nøjagtige optegnelser uden at være afhængig af komplekse regnskabsværktøjer.

Sådan aktiverer du dette modul

For at opsætte tilføjelsen til Petty Cash Management kan du følge dette link: Opsætning af tilføjelse.

Hvordan bruger man tilføjelsen til Petty Cash Management?

Når tilføjelsen til Petty Cash Management er købt, vises den automatisk i sidebjælken på din platform, hvilket gør det nemt for personale og admin-brugere at få adgang.

Enhver medarbejder, der ønsker at bruge småpengefunktionerne, skal først logge ind på deres konto, da kun godkendte brugere kan få adgang til tilføjelsen.

Småpenge

Den Småpenge side giver administratorer mulighed for at administrere småpengetildelinger til medarbejdere. For at oprette en ny småpengepost, klik på "Opret" knappen øverst på siden og indtast de nødvendige detaljer, herunder: beløb, dato og bemærkninger.
Listesiden viser alle tidligere registrerede småpengeposter og giver finansielle detaljer såsom: småkassenummer, dato, åbningssaldo, tilføjet beløb, samlet saldo, samlede udgifter og slutsaldo for hver medarbejder.
Du vil kun se handlingsknapper på den aktuelle aktive post, da beregningerne afhænger af den.
Klik på Godkend for at godkende den aktuelle småpengepostering. Efter godkendelse er knapperne Rediger og Slet deaktiveret for at sikre dataintegritet.
Klik på Vis for at se alle godkendte udgifter, der er registreret under denne småpengepost.
Du kan kun redigere eller slette en småkassepost, før den er godkendt. Efter godkendelse kan der ikke foretages yderligere ændringer.

Administrer kategorier

Siden Kategorier giver administratorer mulighed for at oprette, redigere eller slette forskellige udgiftskategorier, så personalet kan mærke deres udgifter korrekt, hvilket hjælper med at holde alle transaktioner velorganiserede og nemme at gennemgå.
For at oprette nye kategorier, klik på knappen Opret øverst, indtast kategorinavnet. Hvorefter det vil blive tilføjet i listen over kategorier, og vil være synligt for brugerne, mens anmodningen oprettes.

Anmodning om småpenge

Medarbejdere kan anmode om småpenge via siden Anmodning om småpenge. For at oprette en ny anmodning skal du klikke på knappen "Opret" øverst på siden.
Du bliver bedt om at udfylde formularen med følgende detaljer: Bruger valgt fra rullemenuen, indlæst fra sektionen Brugere i Brugerstyring, kategori valgt fra rullemenuen indlæst fra Administrer kategorier, Anmodet beløb, bemærkninger.
Listesiden viser nøgleoplysninger for hver småpengeanmodning, herunder: Anmodningsnummer, Brugernavn, Kategorinavn, Anmodet beløb, Anmodningsdato, Status "Afventer","Afvist","Godkendt".
Klik på "Godkend" for at åbne godkendelsesformularen. Formularen viser Brugernavn, Kategori, Anmodet beløb, Felt for at indtaste det godkendte beløb. Efter klik på Godkend-knappen: Forespørgselsstatus opdateres til Godkendt. Knapperne Rediger, Slet og Afvis er skjulte. Det godkendte beløb registreres automatisk i Administrer Udgifter. I Manage Petty Cash stiger den samlede udgift baseret på det godkendte beløb, og slutsaldoen falder tilsvarende.
Klik på "Afvis" for at åbne afvisningsformularen. Indtast afvisningsårsagen Efter indsendelsen ændres poststatussen til Afvist. Knapperne Godkend, Rediger og Slet er skjulte
Klik på "Vis" for at se alle anmodningsdetaljerne. Du kan kun redigere eller slette en anmodning, mens den er i afventende status. Når den er godkendt eller afvist, er redigering og sletning deaktiveret

Håndtere refusioner

Hvis en medarbejder allerede har betalt for noget af egen lomme, kan de gå til refusionssiden for at oprette en refusionsanmodning i stedet for en småpengeanmodning. For at oprette en ny anmodning skal du klikke på knappen "Opret" øverst på siden.
Du bliver bedt om at udfylde formularen med følgende detaljer: Bruger valgt fra rullemenuen, indlæst fra Bruger-sektionen i Brugeradministration, kategori valgt fra rullemenuen, der er indlæst fra Administrer kategorier, beløb, upload betalingskvittering og beskrivelse.
Listesiden viser nøgleoplysninger for hver refusionsanmodning, herunder: Refusionsnummer, Brugernavn, Kategorinavn, Beløb, Anmodningsdato, Status "Afventer","Afvist","Godkendt".
Klik på "Godkend" for at åbne godkendelsesformularen. Formularen viser Brugernavn, Kategori, Anmodet beløb, Felt for at indtaste det godkendte beløb. Efter klik på Godkend-knappen: Forespørgselsstatus opdateres til Godkendt. Knapperne Rediger, Slet og Afvis er skjulte. Det godkendte beløb registreres automatisk i Administrer Udgifter. I Manage Petty Cash stiger den samlede udgift baseret på det godkendte beløb, og slutsaldoen falder tilsvarende.
Klik på "Afvis" for at åbne afvisningsformularen. Indtast afvisningsårsagen Efter indsendelsen ændres poststatussen til Afvist. Knapperne Godkend, Rediger og Slet er skjulte
Klik på "Vis" for at se alle anmodningsdetaljerne. Du kan kun redigere eller slette en anmodning, mens den er i afventende status. Når den er godkendt eller afvist, er redigering og sletning deaktiveret

Udgiftsstyring

Personalet kan gå til udgiftssiden for at se en detaljeret liste over alle udgifter, der er foretaget med småpenge, hvor de kan spore, hvor meget der er blevet brugt, under hvilke kategorier og godkendelsesstatus for hver transaktion.
Udgiftssiden giver også administratorer et overblik over alle registrerede udgifter, herunder hvem der brugte hvad, under hvilken kategori, transaktionstype (kontanter eller refusion), beløb, beskrivelse og godkendelsesstatus.