Интеграция управления мелкой наличностью в Mewayz
Дополнение Petty Cash Management для Mewayz помогает предприятиям эффективно отслеживать небольшие ежедневные расходы и управлять ими.
Введение
Управление мелкой денежной наличностью Add-On помогает предприятиям эффективно отслеживать и управлять небольшими ежедневными расходами. В этой документации представлено пошаговое руководство по настройке дополнения, записи транзакций, установке лимитов расходов и мониторингу движения денежных средств. Независимо от того, оплачиваете ли вы канцелярские товары, командировочные расходы или другие мелкие расходы, этот модуль обеспечивает прозрачность и лучший финансовый контроль. Следуя этому руководству, вы узнаете, как оптимизировать обработку мелких денежных средств и вести точный учет, не полагаясь на сложные инструменты бухгалтерского учета.
Как включить этот модуль
- Чтобы настроить надстройку «Управление мелкой наличностью», вы можете перейти по этой ссылке: Настройка дополнения.
Как использовать дополнение «Управление мелкой наличностью»?
После приобретения дополнения Petty Cash Management оно автоматически появится на боковой панели вашей платформы, что облегчит доступ к нему сотрудникам и администраторам.
Любой сотрудник, который хочет использовать функции мелкой кассы, должен сначала войти в свою учетную запись, поскольку доступ к дополнению могут получить только прошедшие проверку подлинности пользователи.
Мелкая наличность
- Мелкая наличность Страница позволяет администраторам управлять распределением мелких денежных средств для сотрудников. Чтобы создать новую запись о мелкой наличности, нажмите кнопку «Создать» кнопку вверху страницы и введите необходимые данные, включая: сумму, дату и примечания.
- На странице списка отображаются все ранее записанные записи о мелкой кассе и предоставляются финансовые сведения, такие как: номер мелкой кассы, дата, начальный баланс, добавленная сумма, общий баланс, общие расходы и конечный баланс для каждого сотрудника.
- Кнопки действий вы увидите только для текущей активной записи, так как от нее зависят расчеты.
- Нажмите «Утвердить», чтобы утвердить текущую запись о мелкой наличности. После одобрения кнопки «Изменить» и «Удалить» отключаются для обеспечения целостности данных.
- Нажмите «Просмотр», чтобы просмотреть все утвержденные расходы, записанные в этой записи о мелкой кассе.
- Вы можете изменить или удалить запись о мелкой кассе только до ее утверждения. После утверждения дальнейшие изменения вноситься не могут.
Управление категориями
- Страница категорий позволяет администраторам создавать, редактировать или удалять различные категории расходов, чтобы сотрудники могли правильно помечать свои расходы, помогая хорошо организовывать все транзакции и легко просматривать их.
- Чтобы создать новые категории, нажмите кнопку «Создать» вверху и введите название категории. После этого он будет добавлен в список категорий и будет виден пользователям при создании запроса.
Запрос на наличные деньги
- Сотрудники могут запросить наличные на странице «Запрос на наличные». Чтобы создать новый запрос, нажмите кнопку «Создать» вверху страницы.
- Вам необходимо будет заполнить форму со следующими данными: Пользователь выбран из раскрывающегося списка, загружен из раздела «Пользователи» в «Управлении пользователями», категория выбрана из раскрывающегося списка, загруженного из «Управление категориями», «Запрошенная сумма», примечания.
- На странице списка отображается ключевая информация для каждого запроса на получение мелких денежных средств, в том числе: номер запроса, имя пользователя, имя категории, запрошенная сумма, дата запроса, статус «Ожидание», «Отклонено», «Утверждено».
- Нажмите «Утвердить», чтобы открыть форму утверждения. В форме отображаются имя пользователя, категория, запрошенная сумма, поле для ввода утвержденной суммы. После нажатия кнопки «Одобрить»: Статус запроса изменится на «Одобрено». Кнопки «Изменить», «Удалить» и «Отклонить» скрыты. Утвержденная сумма автоматически записывается в «Управление расходами». В разделе «Управление мелкими деньгами» общие расходы увеличиваются в зависимости от утвержденной суммы, а итоговый баланс соответственно уменьшается.
- Нажмите «Отклонить», чтобы открыть форму отказа. Введите причину отклонения. После отправки статус записи изменится на «Отклонено». Кнопки «Утвердить», «Изменить» и «Удалить» скрыты.
- Нажмите «Просмотреть», чтобы увидеть полную информацию о запросе. Вы можете редактировать или удалять запрос только в том случае, если он находится в состоянии ожидания. После утверждения или отклонения редактирование и удаление становятся недоступными.
Управление возмещениями
- Если сотрудник уже заплатил за что-то из своего кармана, он может перейти на страницу возмещения, чтобы создать запрос на возмещение вместо запроса на получение мелкой суммы. Чтобы создать новый запрос, нажмите кнопку «Создать» вверху страницы.
- Вам необходимо будет заполнить форму, указав следующие данные: пользователь, выбранный из раскрывающегося списка, загруженный из раздела «Пользователи» в разделе «Управление пользователями», категория, выбранная из раскрывающегося списка, загруженная из управления категориями, сумма, загрузка квитанции об оплате и описание.
- На странице списка отображается ключевая информация для каждого запроса на возмещение, в том числе: номер возмещения, имя пользователя, название категории, сумма, дата запроса, статус «Ожидание», «Отклонено», «Утверждено».
- Нажмите «Утвердить», чтобы открыть форму утверждения. В форме отображаются имя пользователя, категория, запрошенная сумма, поле для ввода утвержденной суммы. После нажатия кнопки «Одобрить»: Статус запроса изменится на «Одобрено». Кнопки «Изменить», «Удалить» и «Отклонить» скрыты. Утвержденная сумма автоматически записывается в «Управление расходами». В разделе «Управление мелкими деньгами» общие расходы увеличиваются в зависимости от утвержденной суммы, а итоговый баланс соответственно уменьшается.
- Нажмите «Отклонить», чтобы открыть форму отказа. Введите причину отклонения. После отправки статус записи изменится на «Отклонено». Кнопки «Утвердить», «Изменить» и «Удалить» скрыты.
- Нажмите «Просмотреть», чтобы увидеть полную информацию о запросе. Вы можете редактировать или удалять запрос только в том случае, если он находится в состоянии ожидания. После утверждения или отклонения редактирование и удаление становятся недоступными.
Управление расходами
- Сотрудники могут перейти на страницу «Расходы», чтобы просмотреть подробный список всех расходов, произведенных с использованием мелкой наличности, где они могут отслеживать, сколько было использовано, по каким категориям, а также статус утверждения каждой транзакции.
- Страница расходов также предоставляет администраторам обзор всех зарегистрированных расходов, включая информацию о том, кто и что потратил, в какой категории, тип транзакции (наличные или возмещение), сумму, описание и статус утверждения.