Intégration de la gestion de la petite caisse dans Mewayz
Le module complémentaire de gestion de la petite caisse pour Mewayz aide les entreprises à suivre et gérer efficacement les petites dépenses quotidiennes.
Introduction
Le Gestion de la petite caisse Le module complémentaire aide les entreprises à suivre et gérer efficacement les petites dépenses quotidiennes. Cette documentation fournit un guide étape par étape sur la configuration du module complémentaire, l'enregistrement des transactions, la définition de limites de dépenses et le suivi de la trésorerie. Que vous gériez les fournitures de bureau, les frais de déplacement ou d'autres coûts mineurs, ce module garantit transparence et meilleur contrôle financier. En suivant ce guide, vous apprendrez à rationaliser la gestion de la petite caisse et à tenir des registres précis sans dépendre d'outils comptables complexes.
Comment activer ce module
- Pour configurer le module complémentaire Gestion de la petite caisse, vous pouvez suivre ce lien : Module complémentaire de configuration.
Comment utiliser l'add-on Gestion de la petite caisse ?
Une fois le module complémentaire Gestion de la petite caisse acheté, il apparaîtra automatiquement dans la barre latérale de votre plateforme, facilitant l'accès pour le personnel et les administrateurs.
Tout membre du personnel qui souhaite utiliser les fonctionnalités de petite caisse doit d'abord se connecter à son compte, car seuls les utilisateurs authentifiés peuvent accéder au module complémentaire.
Petite caisse
- Le Petite caisse page permet aux administrateurs de gérer les allocations de petite caisse pour les employés. Pour créer une nouvelle entrée de petite caisse, cliquez sur le « Créer » en haut de la page et saisissez les informations requises, notamment : le montant, la date et les remarques.
- La page de liste affiche toutes les entrées de petite caisse précédemment enregistrées et fournit des détails financiers tels que : le numéro de petite caisse, la date, le solde d'ouverture, le montant ajouté, le solde total, le total des dépenses et le solde de clôture pour chaque membre du personnel.
- Vous ne verrez les boutons d'action que sur l'entrée active en cours, car les calculs en dépendent.
- Cliquez sur Approuver pour approuver l'entrée de petite caisse en cours. Après approbation, les boutons Modifier et Supprimer sont désactivés afin de préserver l'intégrité des données.
- Cliquez sur Voir pour consulter toutes les dépenses approuvées enregistrées sous cette entrée de petite caisse.
- Vous ne pouvez modifier ou supprimer un enregistrement de petite caisse qu'avant son approbation. Après approbation, aucune modification supplémentaire ne peut être effectuée.
Gérer les catégories
- La page Catégories permet aux administrateurs de créer, modifier ou supprimer diverses catégories de dépenses afin que le personnel puisse étiqueter correctement ses dépenses, ce qui aide à garder toutes les transactions bien organisées et faciles à examiner.
- Pour créer de nouvelles catégories, cliquez sur le bouton créer situé en haut, saisissez le nom de la catégorie. Après quoi elle sera ajoutée à la liste des catégories, et sera visible par les utilisateurs lors de la création de la demande.
Demande de petite caisse
- Les membres du personnel peuvent demander de la petite caisse via la page Demande de petite caisse. Pour créer une nouvelle demande, cliquez sur le bouton « Créer » en haut de la page.
- Vous devrez remplir le formulaire avec les détails suivants : l'Utilisateur sélectionné dans le menu déroulant, chargé depuis la section Utilisateurs de la Gestion des utilisateurs, la catégorie sélectionnée dans le menu déroulant chargé depuis Gérer les catégories, le Montant demandé et les remarques.
- La page de liste affiche les informations clés de chaque demande de petite caisse, notamment : Numéro de demande, Nom de l'utilisateur, Nom de la catégorie, Montant demandé, Date de la demande, Statut « En attente », « Rejetée », « Approuvée ».
- Cliquez sur « Approuver » pour ouvrir le formulaire d'approbation. Le formulaire affiche le nom d'utilisateur, la catégorie, le montant demandé et un champ pour saisir le montant approuvé. Après avoir cliqué sur le bouton Approuver : Le statut de la demande passe à Approuvé. Les boutons Modifier, Supprimer et Rejeter sont masqués. Le montant approuvé est automatiquement enregistré dans Gérer les dépenses. Dans Gérer la petite caisse, la dépense totale augmente en fonction du montant approuvé, et le solde de clôture diminue en conséquence.
- Cliquez sur « Rejeter » pour ouvrir le formulaire de rejet. Saisissez le motif du rejet. Après l'envoi, le statut de l'enregistrement passe à Rejeté. Les boutons Approuver, Modifier et Supprimer sont masqués
- Cliquez sur « Afficher » pour voir tous les détails de la demande. Vous ne pouvez modifier ou supprimer une demande que lorsqu'elle est au statut En attente. Une fois approuvée ou rejetée, la modification et la suppression sont désactivées
Gérer les remboursements
- Si un membre du personnel a déjà payé quelque chose de sa poche, il peut se rendre sur la page de Remboursement pour créer une demande de remboursement au lieu d'une demande de petite caisse. Pour créer une nouvelle demande, cliquez sur le bouton « Créer » en haut de la page.
- Vous devrez remplir le formulaire avec les détails suivants : utilisateur sélectionné dans la liste déroulante, chargé depuis la section Utilisateurs de la gestion des utilisateurs, catégorie sélectionnée dans la liste déroulante chargée depuis gérer les catégories, montant, téléchargement du reçu de paiement et description.
- La page de liste affiche les informations clés de chaque demande de remboursement, notamment : Numéro de remboursement, Nom d'utilisateur, Nom de la catégorie, Montant, Date de la demande, Statut « En attente », « Rejeté », « Approuvé ».
- Cliquez sur « Approuver » pour ouvrir le formulaire d'approbation. Le formulaire affiche le nom d'utilisateur, la catégorie, le montant demandé et un champ pour saisir le montant approuvé. Après avoir cliqué sur le bouton Approuver : Le statut de la demande passe à Approuvé. Les boutons Modifier, Supprimer et Rejeter sont masqués. Le montant approuvé est automatiquement enregistré dans Gérer les dépenses. Dans Gérer la petite caisse, la dépense totale augmente en fonction du montant approuvé, et le solde de clôture diminue en conséquence.
- Cliquez sur « Rejeter » pour ouvrir le formulaire de rejet. Saisissez le motif du rejet. Après l'envoi, le statut de l'enregistrement passe à Rejeté. Les boutons Approuver, Modifier et Supprimer sont masqués
- Cliquez sur « Afficher » pour voir tous les détails de la demande. Vous ne pouvez modifier ou supprimer une demande que lorsqu'elle est au statut En attente. Une fois approuvée ou rejetée, la modification et la suppression sont désactivées
Gestion des dépenses
- Le personnel peut se rendre sur la page Dépenses pour consulter une liste détaillée de toutes les dépenses effectuées avec la petite caisse, où il peut suivre combien a été utilisé, sous quelles catégories, et le statut d'approbation de chaque transaction.
- La page des dépenses offre également aux administrateurs une vue d'ensemble de toutes les dépenses enregistrées, y compris qui a dépensé quoi, sous quelle catégorie, le type de transaction (espèces ou remboursement), le montant, la description et le statut d'approbation.