Integratie van Petty Cash-beheer in Mewayz
De Petty Cash Management-add-on voor Mewayz helpt bedrijven kleine dagelijkse uitgaven efficiënt bij te houden en te beheren.
Introductie
De Kleingeldbeheer Add-On helpt bedrijven kleine dagelijkse uitgaven efficiënt bij te houden en te beheren. Deze documentatie biedt een stapsgewijze handleiding voor het instellen van de Add-On, het vastleggen van transacties, het instellen van bestedingslimieten en het bewaken van de cashflow. Of u nu kantoorbenodigdheden, reiskosten of andere kleine kosten regelt, deze module zorgt voor transparantie en betere financiële controle. Door deze handleiding te volgen, leert u hoe u de verwerking van kleingeld kunt stroomlijnen en nauwkeurige gegevens kunt bijhouden zonder afhankelijk te zijn van complexe boekhoudhulpmiddelen.
Hoe deze module in te schakelen
- Om de Petty Cash Management Add-On in te stellen, kunt u deze link volgen: Add-on instellen.
Hoe gebruikt u de Petty Cash Management Add-On?
Zodra de Petty Cash Management Add-On is aangeschaft, verschijnt deze automatisch in de zijbalk van uw platform, waardoor deze gemakkelijk toegankelijk is voor personeel en beheerders.
Elk personeelslid dat gebruik wil maken van de kleingeldfuncties moet eerst inloggen op zijn of haar account, aangezien alleen geauthenticeerde gebruikers toegang hebben tot de Add-On.
Klein contant geld
- De Klein contant geld Met deze pagina kunnen beheerders kleine geldtoewijzingen voor werknemers beheren. Om een nieuwe kleine kasinvoer aan te maken, klikt u op de “Creëren” knop bovenaan de pagina en voer de benodigde gegevens in, waaronder: bedrag, datum en opmerkingen.
- De lijstpagina toont alle eerder geregistreerde kleine kasboekingen en biedt financiële details zoals: klein kasnummer, datum, openingssaldo, toegevoegd bedrag, totaalsaldo, totale uitgaven en eindsaldo voor elk personeelslid.
- U ziet alleen actieknoppen op het huidige actieve item, omdat berekeningen hiervan afhankelijk zijn.
- Klik op Goedkeuren om de huidige kleine kasboeking goed te keuren. Na goedkeuring worden de knoppen Bewerken en Verwijderen uitgeschakeld om de gegevensintegriteit te garanderen.
- Klik op Bekijken om alle goedgekeurde uitgaven te zien die onder die kleine kasinvoer zijn geregistreerd.
- U kunt een kleinkasrecord alleen bewerken of verwijderen voordat het is goedgekeurd. Na goedkeuring kunnen er geen wijzigingen meer worden aangebracht.
Beheer categorieën
- Op de Categorieënpagina kunnen beheerders verschillende onkostencategorieën maken, bewerken of verwijderen, zodat medewerkers hun uitgaven correct kunnen taggen, waardoor alle transacties overzichtelijk en gemakkelijk te controleren blijven.
- Om nieuwe categorieën aan te maken, klikt u op de knop 'Aanmaken' bovenaan en voert u de categorienaam in. Daarna wordt het toegevoegd aan de lijst met categorieën en is het zichtbaar voor de gebruikers tijdens het maken van het verzoek.
Kleine contante aanvraag
- Medewerkers kunnen kleingeld aanvragen via de pagina Kleingeld aanvragen. Om een nieuw verzoek aan te maken, klikt u op de knop ‘Aanmaken’ bovenaan de pagina.
- U moet het formulier invullen met de volgende gegevens: Gebruiker geselecteerd uit de vervolgkeuzelijst, geladen uit de sectie Gebruikers in Gebruikersbeheer, categorie geselecteerd uit de vervolgkeuzelijst geladen uit Categorieën beheren, Aangevraagd bedrag, opmerkingen.
- De lijstpagina toont belangrijke informatie voor elk kleingeldverzoek, waaronder: Aanvraagnummer, Gebruikersnaam, Categorienaam, Aangevraagd bedrag, Aanvraagdatum, Status "In behandeling", "Afgewezen", "Goedgekeurd".
- Klik op “Goedkeuren” om het goedkeuringsformulier te openen. Het formulier toont gebruikersnaam, categorie, aangevraagd bedrag en veld om het goedgekeurde bedrag in te voeren. Nadat u op de knop Goedkeuren hebt geklikt: De aanvraagstatus wordt bijgewerkt naar Goedgekeurd. De knoppen Bewerken, Verwijderen en Weigeren zijn verborgen. Het goedgekeurde bedrag wordt automatisch vastgelegd in Uitgaven beheren. In Beheer kleine contanten worden de totale kosten verhoogd op basis van het goedgekeurde bedrag, en daalt het eindsaldo dienovereenkomstig.
- Klik op “Afwijzen” om het afwijzingsformulier te openen. Voer de reden voor afwijzing in. Na indiening verandert de recordstatus in Afgewezen. De knoppen Goedkeuren, Bewerken en Verwijderen zijn verborgen
- Klik op 'Bekijken' om de volledige aanvraagdetails te bekijken. U kunt een aanvraag alleen bewerken of verwijderen als deze de status In behandeling heeft. Eenmaal goedgekeurd of afgewezen, zijn bewerken en verwijderen uitgeschakeld
Beheer vergoedingen
- Als een medewerker al iets uit eigen zak heeft betaald, kan hij naar de Terugbetalingspagina gaan om een terugbetalingsverzoek in plaats van een kleingeldverzoek aan te maken. Om een nieuw verzoek aan te maken, klikt u op de knop 'Aanmaken' bovenaan de pagina.
- U moet het formulier invullen met de volgende gegevens: Gebruiker geselecteerd uit de vervolgkeuzelijst, geladen uit de sectie Gebruikers in Gebruikersbeheer, categorie geselecteerd uit de vervolgkeuzelijst geladen uit categorieën beheren, bedrag, betalingsbewijs uploaden en beschrijving.
- De lijstpagina toont belangrijke informatie voor elk terugbetalingsverzoek, waaronder: terugbetalingsnummer, gebruikersnaam, categorienaam, bedrag, verzoekdatum, status "In behandeling", "Afgewezen", "Goedgekeurd".
- Klik op “Goedkeuren” om het goedkeuringsformulier te openen. Het formulier toont gebruikersnaam, categorie, aangevraagd bedrag en veld om het goedgekeurde bedrag in te voeren. Nadat u op de knop Goedkeuren hebt geklikt: De aanvraagstatus wordt bijgewerkt naar Goedgekeurd. De knoppen Bewerken, Verwijderen en Weigeren zijn verborgen. Het goedgekeurde bedrag wordt automatisch vastgelegd in Uitgaven beheren. In Beheer kleine contanten worden de totale kosten verhoogd op basis van het goedgekeurde bedrag, en daalt het eindsaldo dienovereenkomstig.
- Klik op “Afwijzen” om het afwijzingsformulier te openen. Voer de reden voor afwijzing in. Na indiening verandert de recordstatus in Afgewezen. De knoppen Goedkeuren, Bewerken en Verwijderen zijn verborgen
- Klik op 'Bekijken' om de volledige aanvraagdetails te bekijken. U kunt een aanvraag alleen bewerken of verwijderen als deze de status In behandeling heeft. Eenmaal goedgekeurd of afgewezen, zijn bewerken en verwijderen uitgeschakeld
Kostenbeheer
- Medewerkers kunnen naar de uitgavenpagina gaan om een gedetailleerde lijst te bekijken van alle uitgaven die met kleingeld zijn gedaan. Hier kunnen ze bijhouden hoeveel er is gebruikt, onder welke categorieën en wat de goedkeuringsstatus van elke transactie is.
- De uitgavenpagina biedt beheerders ook een overzicht van alle geregistreerde uitgaven, inclusief wie wat heeft uitgegeven, onder welke categorie, het type transactie (contant of terugbetaling), het bedrag, de beschrijving en de goedkeuringsstatus.