Integración de gestión de caja chica en Mewayz
El complemento de gestión de caja chica para Mewayz ayuda a las empresas a registrar y gestionar de forma eficiente los pequeños gastos diarios.
Introducción
La Gestión de caja chica El complemento ayuda a las empresas a controlar y gestionar de forma eficiente los pequeños gastos diarios. Esta documentación ofrece una guía paso a paso sobre cómo configurar el complemento, registrar transacciones, establecer límites de gasto y supervisar el flujo de caja. Ya sea que gestiones material de oficina, gastos de viaje u otros costes menores, este módulo garantiza transparencia y un mejor control financiero. Siguiendo esta guía, aprenderás a optimizar el manejo de la caja chica y a mantener registros precisos sin depender de herramientas contables complejas.
Cómo habilitar este módulo
- Para configurar el complemento de gestión de caja chica, puedes seguir este enlace: Configurar el complemento.
¿Cómo se usa el complemento de gestión de caja chica?
Una vez adquirido el complemento de Gestión de Caja Chica, aparecerá automáticamente en la barra lateral de tu plataforma, facilitando el acceso para el personal y los administradores.
Cualquier miembro del personal que desee utilizar las funciones de caja chica debe iniciar sesión primero en su cuenta, ya que solo los usuarios autenticados pueden acceder al complemento.
Caja chica
- La Caja chica permite a los administradores gestionar las asignaciones de caja chica para los empleados. Para crear una nueva entrada de caja chica, haz clic en el “Crear” button at the top of the page and enter the required details, including: amount, date, and remarks.
- La página de lista muestra todas las entradas de caja chica registradas anteriormente y proporciona detalles financieros como: número de caja chica, fecha, saldo de apertura, monto añadido, saldo total, gastos totales y saldo de cierre para cada miembro del personal.
- Solo verás los botones de acción en la entrada activa actual, ya que los cálculos dependen de ella.
- Haz clic en Aprobar para aprobar la entrada actual de caja chica. Después de la aprobación, los botones Editar y Eliminar se deshabilitan para garantizar la integridad de los datos.
- Haz clic en Ver para consultar todos los gastos aprobados registrados en esa entrada de caja chica.
- Solo puedes Editar o Eliminar un registro de caja chica antes de que sea aprobado. Una vez aprobado, no se pueden realizar más modificaciones.
Gestionar categorías
- La página de Categorías permite a los administradores crear, editar o eliminar diversas categorías de gastos para que el personal pueda etiquetar sus gastos correctamente, ayudando a mantener todas las transacciones bien organizadas y fáciles de revisar.
- Para crear nuevas categorías, haz clic en el botón de crear que aparece arriba e introduce el nombre de la categoría. Después se añadirá a la lista de categorías y será visible para los usuarios al crear una solicitud.
Solicitud de caja chica
- Los miembros del personal pueden solicitar caja chica desde la página de Solicitud de Caja Chica. Para crear una nueva solicitud, haz clic en el botón “Crear” en la parte superior de la página.
- Deberás completar el formulario con los siguientes datos: usuario seleccionado en el menú desplegable, cargado desde la sección Usuarios en Gestión de usuarios; categoría seleccionada en el menú desplegable cargado desde Gestionar categorías; importe solicitado; y observaciones.
- La página de lista muestra información clave de cada solicitud de caja chica, incluyendo: Número de Solicitud, Nombre de Usuario, Nombre de Categoría, Monto Solicitado, Fecha de Solicitud, Estado «Pendiente», «Rechazado», «Aprobado».
- Haz clic en “Aprobar” para abrir el formulario de aprobación. El formulario muestra el nombre del Usuario, la Categoría, el Importe Solicitado y un campo para introducir el Importe Aprobado. Tras hacer clic en el botón Aprobar: el estado de la solicitud cambia a Aprobado. Los botones Editar, Eliminar y Rechazar se ocultan. El importe aprobado se registra automáticamente en Gestionar Gastos. En Gestionar Caja Chica, el Gasto Total aumenta según el importe aprobado y el Saldo Final disminuye en consecuencia.
- Haz clic en “Rechazar” para abrir el formulario de rechazo. Introduce el motivo del rechazo. Tras enviarlo, el estado del registro cambia a Rechazado. Los botones Aprobar, Editar y Eliminar quedan ocultos
- Haz clic en «Ver» para consultar todos los detalles de la solicitud. Solo puedes Editar o Eliminar una solicitud mientras se encuentra en estado Pendiente. Una vez Aprobada o Rechazada, las opciones de editar y eliminar quedan deshabilitadas
Gestionar reembolsos
- Si un empleado ya ha pagado algo de su propio bolsillo, puede ir a la página de Reembolsos para crear una solicitud de reembolso en lugar de una solicitud de caja chica. Para crear una nueva solicitud, haz clic en el botón “Crear” en la parte superior de la página.
- Deberás completar el formulario con los siguientes datos: usuario seleccionado del menú desplegable, cargado desde la sección de Usuarios en Gestión de usuarios, categoría seleccionada del menú desplegable cargado desde gestionar categorías, importe, carga del recibo de pago y descripción.
- La página de lista muestra información clave de cada solicitud de reembolso, incluyendo: Número de reembolso, Nombre de usuario, Nombre de categoría, Importe, Fecha de solicitud, Estado “Pendiente”, “Rechazado”, ”Aprobado”.
- Haz clic en “Aprobar” para abrir el formulario de aprobación. El formulario muestra el nombre del Usuario, la Categoría, el Importe Solicitado y un campo para introducir el Importe Aprobado. Tras hacer clic en el botón Aprobar: el estado de la solicitud cambia a Aprobado. Los botones Editar, Eliminar y Rechazar se ocultan. El importe aprobado se registra automáticamente en Gestionar Gastos. En Gestionar Caja Chica, el Gasto Total aumenta según el importe aprobado y el Saldo Final disminuye en consecuencia.
- Haz clic en “Rechazar” para abrir el formulario de rechazo. Introduce el motivo del rechazo. Tras enviarlo, el estado del registro cambia a Rechazado. Los botones Aprobar, Editar y Eliminar quedan ocultos
- Haz clic en «Ver» para consultar todos los detalles de la solicitud. Solo puedes Editar o Eliminar una solicitud mientras se encuentra en estado Pendiente. Una vez Aprobada o Rechazada, las opciones de editar y eliminar quedan deshabilitadas
Expense Management
- El personal puede ir a la página de Gastos para ver una lista detallada de todos los gastos realizados con caja chica, donde puede controlar cuánto se ha usado, bajo qué categorías y el estado de aprobación de cada transacción.
- La página de Gastos también ofrece a los administradores una visión general de todos los gastos registrados, incluyendo quién gastó qué, bajo qué categoría, el tipo de transacción (efectivo o reembolso), el importe, la descripción y el estado de aprobación.