تكامل إدارة المصروفات النثرية في Mewayz
تساعد الوظيفة الإضافية لإدارة المصروفات النثرية لـ Mewayz الشركات على تتبع النفقات اليومية الصغيرة وإدارتها بكفاءة.
مقدمة
ال إدارة النثرية تساعد الإضافة الشركات على تتبع وإدارة النفقات اليومية الصغيرة بكفاءة. توفر هذه الوثائق دليلاً خطوة بخطوة حول كيفية إعداد الإضافة، وتسجيل المعاملات، وتعيين حدود الإنفاق، ومراقبة التدفق النقدي. سواء كنت تتعامل مع لوازم المكتب، أو نفقات السفر، أو تكاليف ثانوية أخرى، تضمن هذه الوحدة الشفافية وتحكماً مالياً أفضل. باتباع هذا الدليل، ستتعلم كيفية تبسيط التعامل مع المصروفات النثرية والحفاظ على سجلات دقيقة دون الاعتماد على أدوات محاسبية معقدة.
كيفية تمكين هذه الوحدة
- لإعداد إضافة إدارة النثرية، يمكنك اتباع هذا الرابط: إضافة الإعداد.
كيفية استخدام إضافة إدارة النثرية؟
بمجرد شراء إضافة إدارة المصروفات النثرية، ستظهر تلقائياً في الشريط الجانبي لمنصتك، مما يسهّل على الموظفين والمستخدمين المسؤولين الوصول إليها.
يجب على أي عضو فريق يريد استخدام ميزات النثرية أن يسجّل الدخول إلى حسابه أولاً، حيث يمكن فقط للمستخدمين المصادَق عليهم الوصول إلى الإضافة.
النثرية
- ال النثرية تتيح الصفحة للمسؤولين إدارة مخصصات النثرية للموظفين. لإنشاء إدخال نثرية جديد، انقر على "إنشاء" الزر في أعلى الصفحة وأدخل التفاصيل المطلوبة، بما في ذلك: المبلغ والتاريخ والملاحظات.
- تعرض صفحة القائمة جميع إدخالات النثرية المسجلة سابقًا وتوفر تفاصيل مالية مثل: رقم النثرية والتاريخ والرصيد الافتتاحي والمبلغ المضاف والرصيد الإجمالي وإجمالي المصروفات والرصيد الختامي لكل موظف.
- سترى أزرار الإجراءات فقط على الإدخال النشط الحالي، لأن الحسابات تعتمد عليه.
- انقر على موافقة لاعتماد إدخال النثرية الحالي. بعد الموافقة، يتم تعطيل زري التعديل والحذف لضمان سلامة البيانات.
- انقر «عرض» لرؤية جميع المصروفات المعتمدة المسجّلة ضمن إدخال النثرية ذاك.
- يمكنك تعديل أو حذف سجل النثرية فقط قبل اعتماده. بعد الاعتماد، لا يمكن إجراء أي تعديلات إضافية.
إدارة الفئات
- تتيح صفحة الفئات للمسؤولين إنشاء فئات نفقات مختلفة أو تعديلها أو حذفها بحيث يمكن للموظفين وسم نفقاتهم بشكل صحيح، ما يساعد على إبقاء جميع المعاملات منظّمة وسهلة المراجعة.
- لإنشاء فئات جديدة انقر على زر الإنشاء الموجود في الأعلى، وأدخل اسم الفئة. بعد ذلك ستُضاف إلى قائمة الفئات، وستكون مرئية للمستخدمين أثناء إنشاء الطلب.
طلب مصروف نثري
- يمكن للموظفين طلب نثرية عبر صفحة طلب النثرية. لإنشاء طلب جديد، انقر على زر “إنشاء” في أعلى الصفحة.
- سيُطلب منك ملء النموذج بالتفاصيل التالية: المستخدم المُختار من القائمة المنسدلة، والمُحمّل من قسم المستخدمين في إدارة المستخدمين، والفئة المُختارة من القائمة المنسدلة المُحمّلة من إدارة الفئات، والمبلغ المطلوب، والملاحظات.
- تعرض صفحة القائمة المعلومات الأساسية لكل طلب نثرية، بما في ذلك: رقم الطلب، واسم المستخدم، واسم الفئة، والمبلغ المطلوب، وتاريخ الطلب، والحالة «قيد الانتظار»، «مرفوض»، «معتمد».
- انقر على «اعتماد» لفتح نموذج الاعتماد. يعرض النموذج اسم المستخدم، الفئة، المبلغ المطلوب، وحقلًا لإدخال المبلغ المعتمد. بعد النقر على زر الاعتماد: تُحدَّث حالة الطلب إلى معتمد. وتُخفى أزرار التعديل والحذف والرفض. ويُسجَّل المبلغ المعتمد تلقائيًا في إدارة المصروفات. وفي إدارة المصروفات النثرية، يزداد إجمالي المصروفات بناءً على المبلغ المعتمد، وينخفض الرصيد الختامي وفقًا لذلك.
- الضغط على "رفض" لفتح نموذج الرفض. أدخل سبب الرفض بعد الإرسال، تتغير حالة السجل إلى مرفوض. أزرار الموافقة والتحرير والحذف مخفية
- انقر على “عرض” لرؤية التفاصيل الكاملة للطلب. يمكنك تعديل أو حذف طلب فقط أثناء وجوده في حالة قيد الانتظار. بمجرد الموافقة عليه أو رفضه، يتم تعطيل التعديل والحذف
إدارة عمليات السداد
- إذا كان أحد الموظفين قد دفع بالفعل مقابل شيء من جيبه الخاص، فيمكنه الانتقال إلى صفحة استرداد المصروفات لإنشاء طلب استرداد بدلاً من طلب النثرية. لإنشاء طلب جديد، انقر على زر “إنشاء” في أعلى الصفحة.
- سيُطلب منك تعبئة النموذج بالتفاصيل التالية: المستخدم المحدد من القائمة المنسدلة، المحمّل من قسم المستخدمين في إدارة المستخدمين، والفئة المحددة من القائمة المنسدلة المحمّلة من إدارة الفئات، والمبلغ، وتحميل إيصال الدفع، والوصف.
- تعرض صفحة القائمة المعلومات الأساسية لكل طلب استرداد، بما في ذلك: رقم الاسترداد، اسم المستخدم، اسم الفئة، المبلغ، تاريخ الطلب، الحالة «قيد الانتظار»، «مرفوض»، «معتمد».
- انقر على «اعتماد» لفتح نموذج الاعتماد. يعرض النموذج اسم المستخدم، الفئة، المبلغ المطلوب، وحقلًا لإدخال المبلغ المعتمد. بعد النقر على زر الاعتماد: تُحدَّث حالة الطلب إلى معتمد. وتُخفى أزرار التعديل والحذف والرفض. ويُسجَّل المبلغ المعتمد تلقائيًا في إدارة المصروفات. وفي إدارة المصروفات النثرية، يزداد إجمالي المصروفات بناءً على المبلغ المعتمد، وينخفض الرصيد الختامي وفقًا لذلك.
- الضغط على "رفض" لفتح نموذج الرفض. أدخل سبب الرفض بعد الإرسال، تتغير حالة السجل إلى مرفوض. أزرار الموافقة والتحرير والحذف مخفية
- انقر على “عرض” لرؤية التفاصيل الكاملة للطلب. يمكنك تعديل أو حذف طلب فقط أثناء وجوده في حالة قيد الانتظار. بمجرد الموافقة عليه أو رفضه، يتم تعطيل التعديل والحذف
إدارة المصروفات
- يمكن للموظفين الانتقال إلى صفحة المصروفات لعرض قائمة مفصلة بجميع المصروفات التي تمت باستخدام النثرية، حيث يمكنهم تتبع المبلغ المستخدم، وتحت أي فئات، وحالة الموافقة لكل معاملة.
- توفر صفحة المصروفات أيضًا للمسؤولين نظرة عامة على جميع المصروفات المسجلة، بما في ذلك من أنفق ماذا، وتحت أي فئة، ونوع المعاملة (نقدية أو استرداد)، والمبلغ، والوصف، وحالة الموافقة.