Petty Cash Management Integration in Mewayz
The Petty Cash Management add-on for Mewayz helps businesses efficiently track and manage small daily expenses.
Einführung
Der Kleinkassenverwaltung hilft Unternehmen, kleine tägliche Ausgaben effizient zu erfassen und zu verwalten. Diese Dokumentation bietet eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie das Add-On einrichten, Transaktionen erfassen, Ausgabenlimits festlegen und den Cashflow überwachen. Ob Büromaterial, Reisekosten oder andere kleinere Ausgaben – dieses Modul sorgt für Transparenz und bessere finanzielle Kontrolle. Mit dieser Anleitung lernen Sie, die Verwaltung der Portokasse zu vereinfachen und genaue Aufzeichnungen zu führen, ohne auf komplexe Buchhaltungstools angewiesen zu sein.
How to enable this module
- Um das Kleinkassenverwaltungs-Add-on einzurichten, folgen Sie diesem Link: Einrichtungs-Add-on.
Wie verwende ich das Add-on Portokasse-Verwaltung?
Sobald das Add-On „Portokassen-Verwaltung“ erworben wurde, erscheint es automatisch in der Seitenleiste Ihrer Plattform, sodass Mitarbeiter und Admin-Nutzer es leicht aufrufen können.
Jeder Mitarbeiter, der die Funktionen für die Portokasse nutzen möchte, muss sich zunächst in sein Konto einloggen, da nur authentifizierte Nutzer auf das Add-On zugreifen können.
Bargeldbestand
- Der Bargeldbestand Seite ermöglicht es Administratoren, Barvorschüsse für Mitarbeiter zu verwalten. Um einen neuen Barvorschusseintrag zu erstellen, klicken Sie auf die „Erstellen“ Schaltfläche oben auf der Seite und geben Sie die erforderlichen Details ein, einschließlich: Betrag, Datum und Bemerkungen.
- Die Listenseite zeigt alle zuvor erfassten Kassenbuch-Einträge und liefert Finanzdetails wie: Kassenbuchnummer, Datum, Anfangsbestand, hinzugefügter Betrag, Gesamtbestand, Gesamtausgaben und Endbestand für jeden Mitarbeiter.
- Aktionsschaltflächen sehen Sie nur beim aktuell aktiven Eintrag, da die Berechnungen darauf beruhen.
- Klicken Sie auf Genehmigen, um den aktuellen Portokassen-Eintrag zu genehmigen. Nach der Genehmigung werden die Schaltflächen Bearbeiten und Löschen deaktiviert, um die Datenintegrität zu gewährleisten.
- Klicken Sie auf Anzeigen, um alle genehmigten Ausgaben zu sehen, die unter diesem Kleingeldeintrag erfasst sind.
- Sie können einen Portokassen-Datensatz nur vor seiner Genehmigung bearbeiten oder löschen. Nach der Genehmigung sind keine weiteren Änderungen mehr möglich.
Kategorien verwalten
- Die Kategorienseite ermöglicht es Administratoren, verschiedene Ausgabenkategorien zu erstellen, zu bearbeiten oder zu löschen, damit Mitarbeiter ihre Ausgaben korrekt zuordnen können – das hält alle Transaktionen übersichtlich und leicht überprüfbar.
- Um neue Kategorien zu erstellen, klicken Sie oben auf die Schaltfläche „Erstellen“ und geben Sie den Kategorienamen ein. Anschließend wird sie der Kategorienliste hinzugefügt und ist für Benutzer beim Erstellen einer Anfrage sichtbar.
Antrag auf Portokasse
- Mitarbeitende können über die Seite „Kleinkassenantrag“ Kleingeld anfordern. Um einen neuen Antrag zu erstellen, klicken Sie oben auf der Seite auf die Schaltfläche „Erstellen“.
- Sie müssen das Formular mit den folgenden Angaben ausfüllen: Benutzer (aus dem Dropdown, geladen aus dem Bereich „Benutzer“ in der Benutzerverwaltung), Kategorie (aus dem Dropdown, geladen aus „Kategorien verwalten“), angeforderter Betrag und Anmerkungen.
- Die Listenseite zeigt zentrale Informationen für jeden Bargeldbestand-Antrag, darunter: Antragsnummer, Benutzername, Kategoriename, beantragter Betrag, Antragsdatum, Status „Ausstehend“, „Abgelehnt“, „Genehmigt“.
- Klicken Sie auf „Genehmigen“, um das Genehmigungsformular zu öffnen. Das Formular zeigt Benutzername, Kategorie, beantragten Betrag und ein Feld zur Eingabe des genehmigten Betrags. Nach dem Klick auf „Genehmigen“: Der Anfragestatus wird auf „Genehmigt“ aktualisiert. Die Schaltflächen „Bearbeiten“, „Löschen“ und „Ablehnen“ werden ausgeblendet. Der genehmigte Betrag wird automatisch in „Ausgaben verwalten“ erfasst. In „Portokasse verwalten“ erhöhen sich die Gesamtausgaben um den genehmigten Betrag, und der Schlusssaldo verringert sich entsprechend.
- Click “Reject” to open the rejection form. Enter the Rejection Reason After submitting, the record status changes to Rejected. The Approve, Edit, and Delete buttons are hidden
- Klicken Sie auf „Ansehen“, um die vollständigen Anfragedetails zu sehen. Sie können eine Anfrage nur bearbeiten oder löschen, solange sie den Status „Ausstehend“ hat. Nach Genehmigung oder Ablehnung sind Bearbeiten und Löschen deaktiviert
Erstattungen verwalten
- Wenn ein Mitarbeiter bereits etwas aus eigener Tasche bezahlt hat, kann er auf die Seite Erstattung gehen, um statt eines Bargeldantrags einen Erstattungsantrag zu erstellen. Um einen neuen Antrag zu erstellen, klicken Sie oben auf der Seite auf die Schaltfläche „Erstellen“.
- Du musst das Formular mit den folgenden Details ausfüllen: Nutzer aus dem Dropdown ausgewählt, geladen aus dem Bereich Nutzer in der Benutzerverwaltung, Kategorie aus dem Dropdown ausgewählt, geladen aus den verwalteten Kategorien, Betrag, Zahlungsbeleg hochladen und Beschreibung.
- Die Listenseite zeigt die wichtigsten Informationen zu jedem Erstattungsantrag, darunter: Erstattungsnummer, Benutzername, Kategoriename, Betrag, Antragsdatum, Status „Ausstehend“, „Abgelehnt“, „Genehmigt“.
- Klicken Sie auf „Genehmigen“, um das Genehmigungsformular zu öffnen. Das Formular zeigt Benutzername, Kategorie, beantragten Betrag und ein Feld zur Eingabe des genehmigten Betrags. Nach dem Klick auf „Genehmigen“: Der Anfragestatus wird auf „Genehmigt“ aktualisiert. Die Schaltflächen „Bearbeiten“, „Löschen“ und „Ablehnen“ werden ausgeblendet. Der genehmigte Betrag wird automatisch in „Ausgaben verwalten“ erfasst. In „Portokasse verwalten“ erhöhen sich die Gesamtausgaben um den genehmigten Betrag, und der Schlusssaldo verringert sich entsprechend.
- Click “Reject” to open the rejection form. Enter the Rejection Reason After submitting, the record status changes to Rejected. The Approve, Edit, and Delete buttons are hidden
- Klicken Sie auf „Ansehen“, um die vollständigen Anfragedetails zu sehen. Sie können eine Anfrage nur bearbeiten oder löschen, solange sie den Status „Ausstehend“ hat. Nach Genehmigung oder Ablehnung sind Bearbeiten und Löschen deaktiviert
Ausgabenverwaltung
- Mitarbeiter können auf der Ausgabenseite eine detaillierte Liste aller mit der Portokasse getätigten Ausgaben einsehen, wo sie nachverfolgen können, wie viel verbraucht wurde, unter welchen Kategorien und den Genehmigungsstatus jeder Transaktion.
- Die Ausgabenseite bietet Administratoren außerdem einen Überblick über alle erfassten Ausgaben, einschließlich wer was ausgegeben hat, unter welcher Kategorie, der Art der Transaktion (bar oder Erstattung), des Betrags, der Beschreibung und des Genehmigungsstatus.