Integracja udostępniania plików w Mewayz
Oprogramowanie do udostępniania plików to kompleksowa platforma zaprojektowana, aby pomóc firmom i osobom prywatnym w bezpiecznym udostępnianiu plików z kontrolowanym dostępem i szczegółowym śledzeniem.
Adres URL wersji demonstracyjnej
Wprowadzenie
Oprogramowanie do udostępniania plików to kompleksowa platforma zaprojektowana, aby pomóc firmom i osobom prywatnym w bezpiecznym udostępnianiu plików z kontrolowanym dostępem i szczegółowym śledzeniem. To oprogramowanie zapewnia bezpieczne przesyłanie i dystrybucję plików z wieloma metodami udostępniania, w tym przypisywaniem wiadomości e-mail i udostępnianymi łączami. System zawiera zaawansowane funkcje bezpieczeństwa, takie jak ochrona hasłem, funkcja automatycznego niszczenia i kompleksowe śledzenie pobierania. Użytkownicy mogą monitorować wszystkie działania związane z udostępnianiem plików, zarządzać usuniętymi plikami za pośrednictwem systemu kosza i obsługiwać procesy weryfikacji żądań dostępu do plików. Niezależnie od tego, czy udostępniasz dokumenty członkom zespołu, dystrybuujesz pliki do klientów, czy zarządzasz bezpiecznymi transferami plików, to oprogramowanie zapewnia wszystkie narzędzia potrzebne do utrzymania kontroli nad udostępnionymi treściami, zapewniając jednocześnie bezpieczeństwo i odpowiedzialność.
Jak włączyć ten moduł
Aby skonfigurować dodatek do udostępniania plików, kliknij ten link: Skonfiguruj dodatek.
Jak korzystać z dodatku do udostępniania plików?
Wyjaśnienie przebiegu weryfikacji
- Kiedy po raz pierwszy uzyskasz dostęp do strony Udostępnianie plików, zobaczysz weryfikację
- Tutaj musisz przesłać wymagany plik. Po przesłaniu swojego
- Superadministrator sprawdzi przesłane dokumenty i jedno z poniższych
- Dopiero po zatwierdzeniu weryfikacji możesz uzyskać dostęp do sekcji Pliki
powiadomienie wskazujące, że musisz ukończyć weryfikację, zanim będziesz mógł tworzyć pliki lub zarządzać nimi. Pod tą notatką, jeśli klikniesz weryfikację, nastąpi przekierowanie do strony weryfikacji. Na stronie weryfikacji zobaczysz przycisk Utwórz, jeśli go klikniesz, otworzy się formularz weryfikacji.
wniosku o weryfikację, wyświetli „Datę zastosowania”, „Konkretny załącznik” i będzie miał status „Oczekujący”.
zatwierdzić lub odrzucić Twoją prośbę o weryfikację. Możesz sprawdzić status swojej weryfikacji w sekcji Weryfikacja udziału pliku. Gdy superadministrator zatwierdzi Twoją prośbę, otrzymasz „Datę działania”, a Twój status zmieni się na „Zatwierdzony”.
i zacznij tworzyć, przesyłać i udostępniać pliki. Do tego czasu funkcje tworzenia plików pozostaną zablokowane i wyświetli się powiadomienie o weryfikacji. Możesz także usunąć żądanie, jeśli chcesz, ale jeśli je usuniesz, wszystkie dane związane z tym plikiem zostaną usunięte, możesz także odzyskać plik, jeśli chcesz.
Zarządzanie plikami
Aby przesłać i udostępnić nowy plik, kliknij przycisk „Dodaj” znajdujący się u góry strony plików. Spowoduje to otwarcie formularza przesyłania pliku, w którym należy wypełnić kilka sekcji.
Zacznij od pola Załącznik (wymagane), klikając „Przeglądaj” lub „Wybierz plik”, aby wybrać plik, który chcesz przesłać ze swojego komputera. Po wybraniu zobaczysz nazwę i rozmiar pliku.
Następnie wybierz metodę udostępniania z opcji „Wybierz metodę udostępniania pliku”. Możesz wybrać opcję „Przypisz adres e-mail”, która pozwala dodać konkretne adresy e-mail, na które plik zostanie bezpośrednio wysłany, lub opcję „Udostępniony link”, który wygeneruje link do pobrania, który możesz udostępnić każdemu.
Jeśli chcesz, aby plik został automatycznie usunięty po pierwszym pobraniu, włącz przełącznik „Auto Destroy”. Jest to przydatne w przypadku plików tymczasowych lub poufnych dokumentów, które nie powinny pozostać dostępne przez czas nieokreślony.
Dla dodatkowego bezpieczeństwa możesz skorzystać z opcji „Zabezpiecz przesyłanie hasłem”. Jeśli ta opcja jest włączona, odbiorcy będą musieli wprowadzić ustawione hasło, zanim będą mogli pobrać plik. To pole jest opcjonalne, ale zalecane w przypadku dokumentów poufnych.
W polu Użytkownicy możesz wybrać wielu użytkowników z Twojej firmy, którzy powinni mieć dostęp do pliku. Łączy się to z Twoim systemem zarządzania użytkownikami, umożliwiając Ci wybór spośród istniejących kontaktów lub bazy danych użytkowników.
Na koniec dodaj Opis, aby wyjaśnić, co zawiera plik, lub przekazać instrukcje odbiorcom. Pomaga to użytkownikom zrozumieć cel pliku przed pobraniem.
Strona z listą pokazuje wszystkie przesłane pliki w formie tabeli. W kolumnach wyświetlana jest nazwa pliku, rozmiar pliku, typ udostępniania pliku (e-mail lub łącze), użytkownicy mający dostęp, łączna liczba pobrań, funkcja Is Pass Enable (wskaźnik ochrony hasłem), ustawienia automatycznego niszczenia oraz stan pliku (dostępny lub niedostępny).
Użyj przycisku Szukaj, aby znaleźć określone pliki według nazwy lub innych kryteriów. Przycisk Filtruj umożliwia filtrowanie plików według stanu pliku, typu udostępniania plików i użytkowników. Przycisk przełączania listy/siatki przełącza widok z formatu tabeli na wizualny układ siatki przedstawiający miniatury plików i szczegółowe karty informacyjne. Selektor na stronę pozwala kontrolować liczbę plików wyświetlanych na stronie.
Dostępne akcje w kolumnie Akcje obejmują:
-Pobierz, aby uzyskać oryginalny plik (tylko dla dostępnych plików)
-Podgląd, aby przeglądać obrazy lub dokumenty bezpośrednio w przeglądarce
-Skopiuj łącze, aby uzyskać gotowy do udostępnienia zaszyfrowany link z informacją o nazwie pliku i rozmiarze
-Edytuj, aby zmodyfikować ustawienia pliku
-Usuń, aby usunąć pliki (przenosi do kosza)
Zarządzanie działalnością
Sekcja Aktywność zapewnia kompleksowe śledzenie wszystkich działań związanych z pobieraniem udostępnionych plików. Pomaga to monitorować, kto i kiedy uzyskuje dostęp do Twoich plików.
Strona listy wyświetla szczegółowe informacje o pobieraniu z kolumnami pokazującymi nazwę pliku (do jakich konkretnych plików uzyskano dostęp), adres IP osoby pobierającej, datę i znacznik czasu, kraj, w którym nastąpiło pobranie (na podstawie geolokalizacji IP), używany typ urządzenia i nazwę systemu operacyjnego (informacje o systemie operacyjnym).
Użyj przycisku **Szukaj**, aby znaleźć określone czynności związane z pobieraniem według nazwy pliku, adresu IP lub daty. Przycisk **Filtr** udostępnia zaawansowane opcje filtrowania. **Selektor na stronę** kontroluje liczbę działań wyświetlanych na stronie.
Kliknij przycisk **Pokaż**, aby wyświetlić szczegółowe informacje o konkretnych czynnościach związanych z pobieraniem. Ten szczegółowy widok zapewnia kompleksowe dane śledzenia, w tym historię pobierania, wzorce użytkowników, informacje o przeglądarce i dzienniki dostępu przechowywane w celu monitorowania bezpieczeństwa i analizy użytkowania.
Zarządzanie śmieciami
Kiedy usuwasz pliki, nie znikają one natychmiast, ale są przenoszone do sekcji Kosz, dzięki czemu w razie potrzeby możesz je odzyskać.
Strona listy kosza wyświetla wszystkie usunięte pliki z kolumnami zawierającymi nazwę pliku, rozmiar pliku, stan pliku, ustawienia automatycznego niszczenia, typ udostępniania plików, użytkowników, którzy mieli dostęp i usunięto w sygnaturze czasowej usunięcia pliku.
Użyj przycisku **Szukaj**, aby znaleźć określone usunięte pliki, przycisku **Filtr**, aby uzyskać zaawansowane opcje filtrowania, oraz przycisku **Wybór strony**, aby kontrolować liczbę wyświetleń.
Dostępne działania obejmują:
– Przywróć, aby przywrócić pliki do stanu aktywnego (pojawią się ponownie na głównej liście plików)
– Usuń, aby trwale usunąć pliki z systemu (tej akcji nie można cofnąć i usuwa plik fizyczny)
Do filtrowania usuniętych plików użyj tych samych opcji filtrowania, co w głównym module Pliki, w tym filtrów Stan pliku, Typ udostępniania plików i Użytkownicy.
Zarządzanie weryfikacją
Możesz zarządzać własnymi prośbami o weryfikację i śledzić ich postęp. Na stronie listy znajdują się przesłane zgłoszenia weryfikacyjne z kolumnami: Data zastosowania (kiedy zostały przesłane), Data działania (kiedy zostały sprawdzone), Stan (oczekujące, Zatwierdzone lub Odrzucone) oraz kolumna Załącznik, z której można pobrać wcześniej przesłane dokumenty.
Użyj funkcji wyszukiwania i filtrowania, aby zarządzać historią weryfikacji. Selektor na stronę kontroluje liczbę wyświetlanych rekordów weryfikacyjnych.
Zarządzanie weryfikacją superadministratora
W przypadku superadministratorów sekcja Weryfikacja udziału plików wyświetla wszystkie prośby o weryfikację od firm. Strona listy superadministratorów zawiera kolumny zawierające nazwę firmy, datę zastosowania, datę działania, stan i załącznik (skąd administratorzy mogą pobrać przesłane dokumenty do przeglądu).
Superadministrator może użyć przycisku **Działa**, aby przejrzeć prośby o weryfikację i zatwierdzić je lub odrzucić. Kliknięcie powoduje otwarcie szczegółowego interfejsu recenzji, w którym administratorzy mogą przeglądać przesłane dokumenty i podejmować decyzje dotyczące zatwierdzenia.
Przycisk Usuń pozwala w razie potrzeby na usunięcie zapisów weryfikacyjnych. Użyj funkcji wyszukiwania, filtrowania i selektora na stronę, aby efektywnie zarządzać przepływem pracy weryfikacyjnej i prowadzić rejestr wszystkich decyzji weryfikacyjnych.
Ustawienia marki
Aby skonfigurować branding swojej organizacji, przejdź do sekcji Ustawienia marki, w której możesz:
– Logo: prześlij i wyświetl podgląd logo swojej firmy wraz z walidacją pliku, które pojawi się w całym interfejsie udostępniania plików
– Favicon: Prześlij i wyświetl podgląd swojej favikony z walidacją pliku, która wyświetla się na kartach i zakładkach przeglądarki
– Tekst stopki: Wprowadź tekst stopki w wyznaczonym polu wejściowym, który będzie wyświetlany jako krótki tekst u dołu stron udostępnianych plików
Dodatkowe ustawienia
Skonfiguruj domyślną prezentację udostępniania plików poprzez:
– Tytuł pliku: Wprowadź domyślny tytuł wyświetlany na stronach udostępniania plików
– Tekst przycisku pliku: ustaw tekst wyświetlany na przyciskach pobierania w całym systemie
– Opis pliku: Dodaj opis w polu tekstowym, aby podać informacje o plikach pojawiających się na stronach udostępniania
– Obraz pliku: prześlij i wyświetl podgląd obrazu pliku, który służy jako baner dla interfejsu udostępniania plików