Intégration du partage de fichiers dans Mewayz
Le logiciel de partage de fichiers est une plateforme complète conçue pour aider les entreprises et les particuliers à partager des fichiers en toute sécurité, avec un accès contrôlé et un suivi détaillé.
Introduction
Le logiciel de partage de fichiers est une plateforme complète conçue pour aider les entreprises et les particuliers à partager des fichiers en toute sécurité, avec un accès contrôlé et un suivi détaillé. Ce logiciel offre des capacités de chargement et de distribution sécurisés de fichiers, avec plusieurs méthodes de partage, notamment l'attribution par e-mail et les liens partagés. Le système inclut des fonctionnalités de sécurité avancées telles que la protection par mot de passe, l'auto-destruction et le suivi complet des téléchargements. Les utilisateurs peuvent surveiller toutes les activités de partage de fichiers, gérer les fichiers supprimés via une corbeille et traiter les processus de vérification des demandes d'accès aux fichiers. Que vous partagiez des documents avec les membres de votre équipe, distribuiez des fichiers à des clients ou gériez des transferts de fichiers sécurisés, ce logiciel offre tous les outils nécessaires pour garder le contrôle de votre contenu partagé tout en assurant sécurité et responsabilité.
Comment activer ce module
Pour configurer l'add-on Partage de fichiers, vous pouvez suivre ce lien : Module complémentaire de configuration.
Comment utiliser le module complémentaire de partage de fichiers ?
Explication du flux de vérification
- Lorsque vous accédez pour la première fois à la page Partage de fichiers, vous verrez une vérification
- Ici, vous devez téléverser le fichier requis. Une fois que vous avez soumis votre
- Le super administrateur examinera vos documents soumis et
- Ce n'est qu'une fois votre vérification approuvée que vous pourrez accéder à la section Fichiers
avis indiquant que vous devez compléter la vérification avant de pouvoir créer ou gérer des fichiers. Sous cet avis, si vous cliquez sur la vérification, vous serez redirigé vers la page de vérification. Sur la page de vérification, vous verrez un bouton de création ; si vous cliquez dessus, le formulaire de vérification s'ouvrira.
demande de vérification, elle affichera une « Date de soumission », une « Pièce jointe spécifique » et un statut « En attente ».
approuver ou refuser votre demande de vérification. Vous pouvez consulter l’état de votre vérification dans la section Vérification du partage de fichiers. Une fois votre demande approuvée par le super administrateur, vous recevrez une « Date d’action » et votre statut passera à « Approuvé ».
et commencez à créer, téléverser et partager des fichiers. Jusque-là, les fonctionnalités de création de fichiers resteront bloquées avec l'avis de vérification affiché. Vous pouvez également supprimer la demande si vous le souhaitez, mais si vous la supprimez, toutes les données liées à ce fichier seront effacées ; vous pouvez aussi récupérer le fichier si vous le voulez.
Gestion des fichiers
Pour téléverser et partager un nouveau fichier, cliquez sur le bouton « Ajouter » situé en haut de la page des fichiers. Cela ouvrira le formulaire de téléversement où vous devrez remplir plusieurs sections.
Commencez par le champ Pièce jointe (requis) en cliquant sur « Parcourir » ou « Choisir un fichier » pour sélectionner le fichier que vous souhaitez téléverser depuis votre ordinateur. Une fois sélectionné, vous verrez le nom et la taille du fichier affichés.
Ensuite, choisissez votre méthode de partage parmi les options « Sélectionner une méthode pour partager le fichier ». Vous pouvez soit sélectionner « Attribuer un e-mail », qui vous permet d'ajouter des adresses e-mail précises où le fichier sera envoyé directement, soit choisir « Lien partagé », qui génère un lien téléchargeable que vous pouvez partager avec n'importe qui.
Si vous souhaitez que le fichier soit automatiquement supprimé après le premier téléchargement, activez le bouton « Auto-destruction ». Cela est utile pour les fichiers temporaires ou les documents sensibles qui ne doivent pas rester accessibles indéfiniment.
Pour plus de sécurité, vous pouvez utiliser l'option « Protéger l'envoi par un mot de passe ». Une fois activée, les destinataires devront saisir le mot de passe que vous avez défini avant de pouvoir télécharger le fichier. Ce champ est facultatif mais recommandé pour les documents confidentiels.
Dans le champ Utilisateurs, vous pouvez sélectionner plusieurs utilisateurs de votre entreprise qui doivent avoir accès au fichier. Cela se connecte à votre système de gestion des utilisateurs, vous permettant de choisir parmi vos contacts existants ou votre base de données d'utilisateurs.
Enfin, ajoutez une description pour expliquer le contenu du fichier ou fournir des instructions aux destinataires. Cela aide les utilisateurs à comprendre l’objet du fichier avant de le télécharger.
La page de liste affiche tous vos fichiers téléversés sous forme de tableau. Les colonnes indiquent le Nom du fichier, la Taille du fichier, le Type de partage (E-mail ou Lien), les Utilisateurs ayant accès, le nombre total de Téléchargements, l'indicateur Mot de passe activé (protection par mot de passe), les paramètres de Destruction automatique et le Statut du fichier (Disponible ou Non disponible).
Utilisez le bouton Rechercher pour trouver des fichiers précis par nom ou selon d'autres critères. Le bouton Filtrer vous permet de filtrer les fichiers par Statut de fichier, Type de partage et Utilisateurs. Le bouton de bascule Liste/Grille fait passer la vue du format tableau à une grille visuelle affichant les miniatures des fichiers et des fiches d'informations détaillées. Le sélecteur Par page vous permet de contrôler le nombre de fichiers affichés par page.
Les actions disponibles dans la colonne Actions incluent :
-Téléchargez pour obtenir le fichier original (uniquement pour les fichiers disponibles)
-Aperçu pour visualiser des images ou des documents directement dans le navigateur
-Copier le lien pour obtenir un lien chiffré prêt à partager avec le nom et la taille du fichier
-Modifier pour changer les paramètres du fichier
-Supprimer pour retirer les fichiers (déplace vers la corbeille)
Gestion des activités
La section Activité offre un suivi complet de tous les téléchargements de vos fichiers partagés. Cela vous permet de surveiller qui accède à vos fichiers et à quel moment.
La page de liste affiche des informations détaillées de téléchargement avec des colonnes montrant le Nom du fichier (quels fichiers précis ont été consultés), l'Adresse IP de la personne ayant téléchargé, l'horodatage de Date, le Pays où le téléchargement a eu lieu (selon la géolocalisation IP), le Type d'appareil utilisé et le Nom de l'OS (information sur le système d'exploitation).
Utilisez le bouton **Rechercher** pour trouver des activités de téléchargement spécifiques par nom de fichier, adresse IP ou date. Le bouton **Filtrer** offre des options de filtrage avancées. Le **sélecteur Par page** contrôle le nombre d'activités affichées par page.
Cliquez sur le bouton **Afficher** pour consulter les informations détaillées sur des activités de téléchargement précises. Cette vue détaillée fournit des données de suivi complètes : historique des téléchargements, comportements des utilisateurs, informations sur le navigateur et journaux d'accès conservés à des fins de surveillance de la sécurité et d'analyse de l'utilisation.
Gestion de la corbeille
Lorsque vous supprimez des fichiers, ils ne disparaissent pas immédiatement mais sont déplacés vers la section Corbeille, vous donnant une chance de les récupérer si besoin.
La page de la corbeille affiche tous les fichiers supprimés avec des colonnes indiquant le nom du fichier, sa taille, son statut, les paramètres de destruction automatique, le type de partage, les utilisateurs y ayant eu accès et la date de suppression du fichier.
Utilisez le bouton **Rechercher** pour trouver des fichiers supprimés précis, le bouton **Filtrer** pour des options de filtrage avancées, et le **Sélecteur par page** pour contrôler le nombre d'éléments affichés.
Les actions disponibles incluent :
– Restaurer pour remettre les fichiers à l'état actif (ils réapparaîtront dans votre liste principale de Fichiers)
– Supprimer pour retirer définitivement les fichiers du système (cette action est irréversible et supprime le fichier physique)
Pour filtrer les fichiers supprimés, utilisez les mêmes options de filtrage que le module Fichiers principal, notamment les filtres Statut du fichier, Type de partage et Utilisateurs.
Gestion des vérifications
Vous pouvez gérer vos propres demandes de vérification et suivre leur progression. La page de liste affiche vos soumissions de vérification avec des colonnes pour la Date de dépôt (quand vous avez soumis), la Date de traitement (quand elle a été examinée), le Statut (En attente, Approuvée ou Rejetée) et une colonne Pièce jointe où vous pouvez télécharger les documents que vous avez précédemment téléversés.
Utilisez les fonctions Rechercher et Filtrer pour gérer votre historique de vérifications. Le sélecteur Par page contrôle le nombre de fiches de vérification affichées.
Gestion de la vérification Super Admin
Pour les super administrateurs, la section Vérification de partage de fichiers affiche toutes les demandes de vérification des entreprises. La page de liste du super admin présente des colonnes pour le nom de l'entreprise, la date de demande, la date d'action, le statut et la pièce jointe (où les administrateurs peuvent télécharger les documents soumis pour examen).
Le super administrateur peut utiliser le bouton **Action** pour examiner les demandes de vérification et les approuver ou les rejeter. Lorsqu'on clique dessus, cela ouvre une interface d'examen détaillée où les administrateurs peuvent examiner les documents soumis et prendre des décisions d'approbation.
Le bouton Supprimer permet de retirer des enregistrements de vérification lorsque c'est nécessaire. Utilisez les fonctions Rechercher, Filtrer et Sélecteur par page pour gérer efficacement le flux de vérification et conserver une trace de toutes les décisions de vérification.
Paramètres de marque
Pour configurer l'identité visuelle de votre organisation, accédez à la section Paramètres de marque, où vous pouvez :
– Logo : téléversez et prévisualisez le logo de votre entreprise avec validation du fichier, qui apparaîtra sur toute l'interface de partage de fichiers
– Favicon : importez et prévisualisez votre favicon avec validation de fichier ; il s'affiche dans les onglets et les favoris du navigateur
– Texte de pied de page : Saisissez votre texte de pied de page dans le champ prévu à cet effet, qui apparaît sous forme d'un court texte au bas des pages de fichiers partagés
Paramètres supplémentaires
Configurez l'affichage par défaut du partage de fichiers ainsi :
– Titre du fichier : saisissez le titre par défaut affiché sur les pages de partage de fichiers
– Texte du bouton de fichier : définissez le texte qui apparaît sur les boutons de téléchargement dans tout le système
– Description du fichier : ajoutez une description dans le champ de texte pour fournir des informations sur les fichiers qui apparaissent sur les pages de partage
– Image du fichier : téléversez et prévisualisez une image qui sert de bannière à votre interface de partage de fichiers