Интеграция обмена файлами в Mewayz
Программное обеспечение для общего доступа к файлам — это комплексная платформа, призванная помочь предприятиям и частным лицам безопасно обмениваться файлами с контролируемым доступом и подробным отслеживанием.
Введение
Программное обеспечение для общего доступа к файлам — это комплексная платформа, призванная помочь предприятиям и частным лицам безопасно обмениваться файлами с контролируемым доступом и подробным отслеживанием. Это программное обеспечение обеспечивает возможность безопасной загрузки и распространения файлов с помощью нескольких методов обмена, включая назначение электронной почты и общие ссылки. Система включает в себя расширенные функции безопасности, такие как защита паролем, функция автоматического уничтожения и комплексное отслеживание загрузок. Пользователи могут отслеживать все действия по обмену файлами, управлять удаленными файлами через систему корзины и выполнять процессы проверки запросов на доступ к файлам. Независимо от того, делитесь ли вы документами с членами команды, распространяете файлы среди клиентов или управляете безопасной передачей файлов, это программное обеспечение предоставляет все инструменты, необходимые для контроля над вашим общим контентом, обеспечивая при этом безопасность и подотчетность.
Как включить этот модуль
Чтобы настроить надстройку общего доступа к файлам, вы можете перейти по этой ссылке: Настройка дополнения.
Как использовать надстройку для общего доступа к файлам?
Объяснение потока проверки
- При первом входе на страницу общего доступа к файлам вы увидите подтверждение
- Здесь вам необходимо загрузить необходимый файл. Как только вы отправите свой
- Суперадминистратор рассмотрит отправленные вами документы и либо
- Только после того, как ваша проверка будет одобрена, вы сможете получить доступ к разделу «Файлы».
уведомление о том, что вам необходимо пройти проверку, прежде чем вы сможете создавать файлы или управлять ими. Под этим примечанием, если вы нажмете на подтверждение, вы перейдете на страницу подтверждения. На странице верификации вы увидите кнопку создать, если нажать на кнопку, откроется форма верификации.
запрос на проверку, в нем будет отображаться «Дата применения», «Особое вложение» и статус «Ожидание».
утвердить или отклонить ваш запрос на проверку. Вы можете проверить статус вашей проверки в разделе «Проверка файлового ресурса». Как только суперадминистратор одобрит ваш запрос, вы получите «Дата действия», и ваш статус изменится на «Одобрено».
и начните создавать, загружать и обмениваться файлами. До тех пор функции создания файлов будут заблокированы с отображением уведомления о проверке. Вы также можете удалить запрос, если хотите, но если вы удалите его, все данные, связанные с этим файлом, будут удалены, вы также можете восстановить файл, если хотите.
Управление файлами
Чтобы загрузить и поделиться новым файлом, нажмите кнопку «Добавить», расположенную вверху страницы файлов. Откроется форма загрузки файла, где вам необходимо заполнить несколько разделов.
Начните с поля «Вложение» (обязательно), нажав «Обзор» или «Выбрать файл», чтобы выбрать файл, который вы хотите загрузить со своего компьютера. После выбора вы увидите имя и размер файла.
Затем выберите способ обмена файлом в списке «Выберите метод обмена файлом». Вы можете выбрать «Назначить адрес электронной почты», который позволит вам добавить определенные адреса электронной почты, на которые файл будет отправлен напрямую, или выбрать «Общая ссылка», которая генерирует ссылку для загрузки, которой вы можете поделиться с кем угодно.
Если вы хотите, чтобы файл автоматически удалялся после первой загрузки, включите тумблер «Автоуничтожение». Это полезно для временных файлов или конфиденциальных документов, которые не должны оставаться доступными бесконечно.
Для дополнительной безопасности вы можете использовать опцию «Защитить загрузку паролем». Если эта функция включена, получателям необходимо будет ввести установленный вами пароль, прежде чем они смогут загрузить файл. Это поле является необязательным, но рекомендуется для конфиденциальных документов.
В поле «Пользователи» вы можете выбрать нескольких пользователей из вашей компании, которые должны иметь доступ к файлу. Это подключается к вашей системе управления пользователями, позволяя вам выбирать из существующих контактов или базы данных пользователей.
Наконец, добавьте описание, чтобы объяснить, что содержит файл, или предоставить инструкции для получателей. Это помогает пользователям понять назначение файла перед загрузкой.
На странице списка отображаются все загруженные вами файлы в виде таблицы. В столбцах отображаются имя файла, размер файла, тип общего доступа к файлам (электронная почта или ссылка), пользователи, у которых есть доступ, общее количество загрузок, включен ли пароль (индикатор защиты паролем), настройки автоматического удаления и статус файла (доступен или недоступен).
Используйте кнопку «Поиск», чтобы найти определенные файлы по имени или другим критериям. Кнопка «Фильтр» позволяет фильтровать файлы по статусу файла, типу общего доступа к файлам и пользователям. Кнопка «Переключение списка/сетки» переключает представление с формата таблицы на визуальную сетку, показывающую миниатюры файлов и карточки с подробной информацией. Селектор страниц позволяет вам контролировать количество файлов, отображаемых на странице.
Доступные действия в столбце «Действия» включают:
-Скачайте, чтобы получить оригинальный файл (только для доступных файлов)
-Предварительный просмотр для просмотра изображений или документов прямо в браузере.
- Скопируйте ссылку, чтобы получить готовую к публикации зашифрованную ссылку с именем файла и информацией о его размере.
-Редактировать, чтобы изменить настройки файла.
-Удалить, чтобы удалить файлы (перемещает в корзину)
Управление деятельностью
Раздел «Активность» обеспечивает комплексное отслеживание всех действий по загрузке ваших общих файлов. Это поможет вам отслеживать, кто и когда получает доступ к вашим файлам.
На странице списка отображается подробная информация о загрузке со столбцами, в которых указано имя файла (к каким конкретным файлам был осуществлен доступ), IP-адрес загрузчика, дата и временная метка, страна, в которой произошла загрузка (на основе геолокации IP), тип используемого устройства и имя ОС (информация об операционной системе).
Используйте кнопку **Поиск**, чтобы найти конкретные действия по загрузке по имени файла, IP-адресу или дате. Кнопка **Фильтр** предоставляет расширенные возможности фильтрации. **Селектор на странице** контролирует количество действий, отображаемых на странице.
Нажмите кнопку **Показать**, чтобы просмотреть подробную информацию о конкретных действиях по загрузке. Это подробное представление предоставляет полные данные отслеживания, включая историю загрузок, шаблоны пользователей, информацию о браузере и журналы доступа, которые сохраняются для мониторинга безопасности и анализа использования.
Управление мусором
Когда вы удаляете файлы, они не исчезают сразу, а перемещаются в раздел «Корзина», что дает вам возможность восстановить их при необходимости.
На странице списка мусора отображаются все удаленные файлы со столбцами, в которых указано имя файла, размер файла, состояние файла, настройки автоматического удаления, тип общего доступа к файлам, пользователи, у которых был доступ, и временная метка удаления, когда файл был удален.
Используйте кнопку **Поиск**, чтобы найти определенные удаленные файлы, кнопку **Фильтр** для расширенных параметров фильтрации и кнопку **Постраничный выбор** для управления количеством отображаемых файлов.
Доступные действия включают в себя:
– Восстановить, чтобы вернуть файлы в активное состояние (они снова появятся в вашем основном списке файлов)
– Удалить, чтобы безвозвратно удалить файлы из системы (это действие невозможно отменить, оно удаляет физический файл)
Для фильтрации удаленных файлов используйте те же параметры фильтрации, что и в основном модуле «Файлы», включая фильтры «Состояние файла», «Тип общего доступа к файлам» и «Пользователи».
Управление верификацией
Вы можете управлять своими запросами на проверку и отслеживать их ход. На странице списка отображаются ваши отправленные документы для проверки со столбцами «Дата применения» (когда вы отправили), «Дата действия» (когда оно было рассмотрено), «Статус» («Ожидание», «Утверждено» или «Отклонено») и столбец «Вложение», из которого вы можете скачать ранее загруженные вами документы.
Используйте функции поиска и фильтра для управления историей проверок. Селектор по страницам контролирует количество отображаемых записей проверки.
Управление верификацией суперадминистратора
Для суперадминистраторов в разделе «Проверка файлового ресурса» отображаются все запросы на проверку от компаний. На странице списка суперадминистраторов отображаются столбцы «Название компании», «Дата применения», «Дата действия», «Статус» и «Вложение» (где администраторы могут загрузить отправленные документы для проверки).
Суперадминистратор может использовать кнопку **Действие**, чтобы просмотреть запросы на проверку и одобрить или отклонить их. При нажатии открывается подробный интерфейс проверки, где администраторы могут просматривать отправленные документы и принимать решения об утверждении.
Кнопка «Удалить» позволяет при необходимости удалить записи проверки. Используйте функции «Поиск», «Фильтр» и «Постраничный выбор», чтобы эффективно управлять рабочим процессом проверки и вести учет всех решений по проверке.
Настройки бренда
Чтобы настроить брендинг вашей организации, перейдите в раздел «Настройка бренда», где вы можете:
– Логотип: загрузите и просмотрите логотип вашей компании с проверкой файла, который будет отображаться во всем интерфейсе обмена файлами.
– Фавикон: загрузите и просмотрите свой значок с проверкой файла, который отображается на вкладках и закладках браузера.
– Текст нижнего колонтитула: введите текст нижнего колонтитула в назначенное поле ввода, которое отображается в виде короткого текста внизу страниц общего файла.
Дополнительные настройки
Настройте представление общего доступа к файлам по умолчанию:
– Название файла: введите заголовок по умолчанию, отображаемый на страницах общего доступа к файлам.
– Текст кнопки файла: установите текст, который будет отображаться на кнопках загрузки во всей системе.
– Описание файла: добавьте описание в поле textarea, чтобы предоставить информацию о файлах, которые появляются на страницах общего доступа.
– Изображение файла: загрузите и просмотрите изображение файла, которое будет служить баннером для вашего интерфейса обмена файлами.