Mewayz में फ़ाइल साझाकरण एकीकरण
फ़ाइल शेयरिंग सॉफ़्टवेयर एक व्यापक प्लेटफ़ॉर्म है जिसे व्यवसायों और व्यक्तियों को नियंत्रित पहुंच और विस्तृत ट्रैकिंग के साथ फ़ाइलों को सुरक्षित रूप से साझा करने में मदद करने के लिए डिज़ाइन किया गया है।
परिचय
फ़ाइल शेयरिंग सॉफ़्टवेयर एक व्यापक प्लेटफ़ॉर्म है जिसे व्यवसायों और व्यक्तियों को नियंत्रित पहुंच और विस्तृत ट्रैकिंग के साथ फ़ाइलों को सुरक्षित रूप से साझा करने में मदद करने के लिए डिज़ाइन किया गया है। यह सॉफ़्टवेयर ईमेल असाइनमेंट और साझा लिंक सहित कई साझाकरण विधियों के साथ सुरक्षित फ़ाइल अपलोड और वितरण क्षमताएं प्रदान करता है। सिस्टम में उन्नत सुरक्षा सुविधाएँ जैसे पासवर्ड सुरक्षा, ऑटो-डिस्ट्रॉय कार्यक्षमता और व्यापक डाउनलोड ट्रैकिंग शामिल हैं। उपयोगकर्ता सभी फ़ाइल-साझाकरण गतिविधियों की निगरानी कर सकते हैं, ट्रैश सिस्टम के माध्यम से हटाई गई फ़ाइलों को प्रबंधित कर सकते हैं, और फ़ाइल एक्सेस अनुरोधों के लिए सत्यापन प्रक्रियाओं को संभाल सकते हैं। चाहे आप टीम के सदस्यों के साथ दस्तावेज़ साझा कर रहे हों, ग्राहकों को फ़ाइलें वितरित कर रहे हों, या सुरक्षित फ़ाइल स्थानांतरण प्रबंधित कर रहे हों, यह सॉफ़्टवेयर सुरक्षा और जवाबदेही सुनिश्चित करते हुए आपकी साझा सामग्री पर नियंत्रण बनाए रखने के लिए आवश्यक सभी उपकरण प्रदान करता है।
इस मॉड्यूल को कैसे सक्षम करें
फ़ाइल शेयरिंग ऐड-ऑन सेट करने के लिए, आप इस लिंक का अनुसरण कर सकते हैं: सेटअप ऐड-ऑन.
फ़ाइल शेयरिंग ऐड-ऑन का उपयोग कैसे करें?
सत्यापन प्रवाह स्पष्टीकरण
- जब आप पहली बार फ़ाइल साझाकरण पृष्ठ पर पहुँचेंगे, तो आपको एक सत्यापन दिखाई देगा
- यहां आपको अपनी जरूरी फाइल अपलोड करनी होगी। एक बार जब आप अपना सबमिट कर दें
- सुपर एडमिनिस्ट्रेटर आपके सबमिट किए गए दस्तावेज़ों की समीक्षा करेगा
- आपका सत्यापन स्वीकृत होने के बाद ही आप फ़ाइल अनुभाग तक पहुंच सकते हैं
सूचना यह दर्शाती है कि फ़ाइलें बनाने या प्रबंधित करने से पहले आपको सत्यापन पूरा करना होगा। उस नोट के अंतर्गत यदि आप सत्यापन पर क्लिक करते हैं, तो आप सत्यापन पृष्ठ पर पहुंच जाएंगे। वेरिफिकेशन पेज पर आपको एक क्रिएट बटन दिखाई देगा, बटन पर क्लिक करने पर वेरिफिकेशन फॉर्म खुल जाएगा।
सत्यापन अनुरोध, यह "लागू तिथि", "विशेष अनुलग्नक" दिखाएगा और "लंबित" स्थिति होगी।
आपके सत्यापन अनुरोध को स्वीकृत या अस्वीकार करें। आप फ़ाइल शेयर सत्यापन अनुभाग में अपने सत्यापन की स्थिति की जांच कर सकते हैं। एक बार जब सुपर एडमिन आपके अनुरोध को मंजूरी दे देता है, तो आपको एक "कार्रवाई तिथि" प्राप्त होगी और आपकी स्थिति "स्वीकृत" में बदल जाएगी।
और फ़ाइलें बनाना, अपलोड करना और साझा करना प्रारंभ करें। तब तक, सत्यापन सूचना प्रदर्शित होने के साथ फ़ाइल निर्माण सुविधाएँ अवरुद्ध रहेंगी। आप चाहें तो रिक्वेस्ट को डिलीट भी कर सकते हैं, लेकिन अगर आप इसे डिलीट करते हैं तो उस फाइल से जुड़ा सारा डेटा हट जाएगा, आप चाहें तो फाइल को दोबारा भी हासिल कर सकते हैं।
फ़ाइलें प्रबंधन
नई फ़ाइल अपलोड और साझा करने के लिए, फ़ाइल पृष्ठ के शीर्ष पर स्थित "जोड़ें" बटन पर क्लिक करें। इससे फ़ाइल अपलोड फॉर्म खुल जाएगा जहां आपको कई अनुभाग पूरे करने होंगे।
जिस फ़ाइल को आप अपने कंप्यूटर से अपलोड करना चाहते हैं उसे चुनने के लिए "ब्राउज़ करें" या "फ़ाइल चुनें" पर क्लिक करके अटैचमेंट फ़ील्ड (आवश्यक) से प्रारंभ करें। एक बार चयनित होने पर, आपको फ़ाइल का नाम और आकार प्रदर्शित दिखाई देगा।
इसके बाद, "फ़ाइल साझा करने के लिए एक विधि चुनें" विकल्पों में से अपनी साझाकरण विधि चुनें। आप या तो "ईमेल निर्दिष्ट करें" का चयन कर सकते हैं जो आपको विशिष्ट ईमेल पते जोड़ने की अनुमति देता है जहां फ़ाइल सीधे भेजी जाएगी, या "साझा लिंक" चुन सकते हैं जो एक डाउनलोड करने योग्य लिंक उत्पन्न करता है जिसे आप किसी के साथ साझा कर सकते हैं।
यदि आप चाहते हैं कि फ़ाइल पहले डाउनलोड के बाद स्वचालित रूप से हटा दी जाए, तो "ऑटो नष्ट" टॉगल स्विच को सक्षम करें। यह अस्थायी फ़ाइलों या संवेदनशील दस्तावेज़ों के लिए उपयोगी है जिन्हें अनिश्चित काल तक पहुंच योग्य नहीं रहना चाहिए।
अतिरिक्त सुरक्षा के लिए, आप "अपलोड को पासवर्ड से सुरक्षित करें" विकल्प का उपयोग कर सकते हैं। सक्षम होने पर, प्राप्तकर्ताओं को फ़ाइल डाउनलोड करने से पहले आपके द्वारा सेट किया गया पासवर्ड दर्ज करना होगा। यह फ़ील्ड वैकल्पिक है लेकिन गोपनीय दस्तावेज़ों के लिए अनुशंसित है।
उपयोगकर्ता फ़ील्ड में, आप अपनी कंपनी से कई उपयोगकर्ताओं का चयन कर सकते हैं जिनके पास फ़ाइल तक पहुंच होनी चाहिए। यह आपके उपयोगकर्ता प्रबंधन सिस्टम से जुड़ता है, जिससे आप अपने मौजूदा संपर्कों या उपयोगकर्ता डेटाबेस में से चुन सकते हैं।
अंत में, यह समझाने के लिए एक विवरण जोड़ें कि फ़ाइल में क्या है या प्राप्तकर्ताओं के लिए निर्देश प्रदान करें। इससे उपयोगकर्ताओं को डाउनलोड करने से पहले फ़ाइल का उद्देश्य समझने में मदद मिलती है।
सूची पृष्ठ आपकी सभी अपलोड की गई फ़ाइलों को तालिका प्रारूप में दिखाता है। कॉलम फ़ाइल का नाम, फ़ाइल का आकार, फ़ाइल साझाकरण प्रकार (ईमेल या लिंक), जिन उपयोगकर्ताओं के पास पहुंच है, कुल डाउनलोड गिनती, क्या पास सक्षम है (पासवर्ड सुरक्षा संकेतक), ऑटो नष्ट सेटिंग्स और फ़ाइल स्थिति (उपलब्ध या उपलब्ध नहीं) प्रदर्शित करते हैं।
नाम या अन्य मानदंडों के आधार पर विशिष्ट फ़ाइलें ढूंढने के लिए खोज बटन का उपयोग करें। फ़िल्टर बटन आपको फ़ाइल स्थिति, फ़ाइल साझाकरण प्रकार और उपयोगकर्ताओं के आधार पर फ़ाइलों को फ़िल्टर करने की अनुमति देता है। सूची/ग्रिड टॉगल बटन दृश्य को तालिका प्रारूप से दृश्य ग्रिड लेआउट में बदल देता है जिसमें फ़ाइल थंबनेल और विस्तृत जानकारी कार्ड दिखाई देते हैं। प्रति पृष्ठ चयनकर्ता आपको यह नियंत्रित करने देता है कि प्रति पृष्ठ कितनी फ़ाइलें प्रदर्शित की जाएँ।
क्रियाएँ कॉलम में उपलब्ध क्रियाओं में शामिल हैं:
-मूल फ़ाइल प्राप्त करने के लिए डाउनलोड करें (केवल उपलब्ध फ़ाइलों के लिए)
-छवियों या दस्तावेज़ों को सीधे ब्राउज़र में देखने के लिए पूर्वावलोकन करें
- फ़ाइल नाम और आकार की जानकारी के साथ साझा करने के लिए तैयार एन्क्रिप्टेड लिंक प्राप्त करने के लिए लिंक को कॉपी करें
-फ़ाइल सेटिंग्स को संशोधित करने के लिए संपादित करें
-फ़ाइलों को हटाने के लिए हटाएँ (कचरा में ले जाएँ)
गतिविधि प्रबंधन
गतिविधि अनुभाग आपकी साझा फ़ाइलों के लिए सभी डाउनलोड गतिविधियों की व्यापक ट्रैकिंग प्रदान करता है। इससे आपको यह निगरानी करने में मदद मिलती है कि आपकी फ़ाइलों तक कौन और कब पहुंच रहा है।
सूची पृष्ठ फ़ाइल नाम (कौन सी विशिष्ट फ़ाइलें एक्सेस की गईं), डाउनलोडर का आईपी पता, दिनांक टाइमस्टैम्प, वह देश जहां डाउनलोड हुआ (आईपी जियोलोकेशन के आधार पर), उपयोग किए गए डिवाइस प्रकार और ओएस नाम (ऑपरेटिंग सिस्टम जानकारी) दिखाने वाले कॉलम के साथ विस्तृत डाउनलोड जानकारी प्रदर्शित करता है।
फ़ाइल नाम, आईपी पते या दिनांक के आधार पर विशिष्ट डाउनलोड गतिविधियों को खोजने के लिए **खोज** बटन का उपयोग करें। **फ़िल्टर** बटन उन्नत फ़िल्टरिंग विकल्प प्रदान करता है। **प्रति पृष्ठ चयनकर्ता** प्रति पृष्ठ प्रदर्शित गतिविधियों की संख्या को नियंत्रित करता है।
विशिष्ट डाउनलोड गतिविधियों के बारे में विस्तृत जानकारी देखने के लिए **दिखाएँ** बटन पर क्लिक करें। यह विस्तृत दृश्य डाउनलोड इतिहास, उपयोगकर्ता पैटर्न, ब्राउज़र जानकारी और सुरक्षा निगरानी और उपयोग विश्लेषण के लिए संग्रहीत एक्सेस लॉग सहित व्यापक ट्रैकिंग डेटा प्रदान करता है।
कचरा प्रबंधन
जब आप फ़ाइलें हटाते हैं, तो वे तुरंत गायब नहीं होती हैं बल्कि ट्रैश अनुभाग में चली जाती हैं, जिससे आपको ज़रूरत पड़ने पर उन्हें पुनर्प्राप्त करने का मौका मिलता है।
ट्रैश सूची पृष्ठ सभी हटाई गई फ़ाइलों को फ़ाइल नाम, फ़ाइल आकार, फ़ाइल स्थिति, ऑटो नष्ट सेटिंग्स, फ़ाइल साझाकरण प्रकार, जिन उपयोगकर्ताओं के पास पहुंच थी, और फ़ाइल हटाए जाने पर टाइमस्टैम्प पर हटाए गए कॉलम के साथ प्रदर्शित करता है।
विशिष्ट हटाई गई फ़ाइलों को खोजने के लिए **खोज** बटन का उपयोग करें, उन्नत फ़िल्टरिंग विकल्पों के लिए **फ़िल्टर** बटन और प्रदर्शन संख्या को नियंत्रित करने के लिए **प्रति पृष्ठ चयनकर्ता** का उपयोग करें।
उपलब्ध क्रियाओं में शामिल हैं:
- फ़ाइलों को सक्रिय स्थिति में वापस लाने के लिए पुनर्स्थापित करें (वे आपकी मुख्य फ़ाइलों की सूची में फिर से दिखाई देंगे)
- सिस्टम से फ़ाइलों को स्थायी रूप से हटाने के लिए हटाएँ (यह क्रिया पूर्ववत नहीं की जा सकती और भौतिक फ़ाइल को हटा देती है)
हटाई गई फ़ाइलों को फ़िल्टर करने के लिए, फ़ाइल स्थिति, फ़ाइल साझाकरण प्रकार और उपयोगकर्ता फ़िल्टर सहित मुख्य फ़ाइल मॉड्यूल के समान फ़िल्टरिंग विकल्पों का उपयोग करें।
सत्यापन प्रबंधन
आप अपने स्वयं के सत्यापन अनुरोधों को प्रबंधित कर सकते हैं और उनकी प्रगति को ट्रैक कर सकते हैं। सूची पृष्ठ आपके सत्यापन सबमिशन को लागू तिथि (जब आपने सबमिट किया था), कार्रवाई तिथि (जब इसकी समीक्षा की गई थी), स्थिति (लंबित, स्वीकृत या अस्वीकृत), और अनुलग्नक कॉलम के साथ दिखाता है जहां आप पहले अपलोड किए गए दस्तावेज़ डाउनलोड कर सकते हैं।
अपने सत्यापन इतिहास को प्रबंधित करने के लिए खोज और फ़िल्टर फ़ंक्शन का उपयोग करें। प्रति पृष्ठ चयनकर्ता नियंत्रित करता है कि कितने सत्यापन रिकॉर्ड प्रदर्शित किए जाएं।
सुपर एडमिन सत्यापन प्रबंधन
सुपर प्रशासकों के लिए, फ़ाइल शेयर सत्यापन अनुभाग कंपनियों से सभी सत्यापन अनुरोध प्रदर्शित करता है। सुपर एडमिन सूची पृष्ठ कंपनी का नाम, लागू तिथि, कार्रवाई तिथि, स्थिति और अनुलग्नक के लिए कॉलम दिखाता है (जहां व्यवस्थापक समीक्षा के लिए सबमिट किए गए दस्तावेज़ डाउनलोड कर सकते हैं)।
सुपर व्यवस्थापक सत्यापन अनुरोधों की समीक्षा करने और उन्हें स्वीकृत या अस्वीकार करने के लिए **कार्रवाई** बटन का उपयोग कर सकता है। जब क्लिक किया जाता है, तो यह एक विस्तृत समीक्षा इंटरफ़ेस खोलता है जहां व्यवस्थापक प्रस्तुत दस्तावेज़ों की जांच कर सकते हैं और अनुमोदन निर्णय ले सकते हैं।
हटाएं बटन आवश्यक होने पर सत्यापन रिकॉर्ड को हटाने की अनुमति देता है। सत्यापन वर्कफ़्लो को कुशलतापूर्वक प्रबंधित करने और सभी सत्यापन निर्णयों के रिकॉर्ड बनाए रखने के लिए खोज, फ़िल्टर और प्रति पृष्ठ चयनकर्ता फ़ंक्शन का उपयोग करें।
ब्रांड सेटिंग्स
अपने संगठन की ब्रांडिंग को कॉन्फ़िगर करने के लिए, ब्रांड सेटिंग अनुभाग तक पहुंचें जहां आप यह कर सकते हैं:
- लोगो: फ़ाइल सत्यापन के साथ अपनी कंपनी का लोगो अपलोड करें और पूर्वावलोकन करें, जो पूरे फ़ाइल साझाकरण इंटरफ़ेस में दिखाई देगा
- फ़ेविकॉन: फ़ाइल सत्यापन के साथ अपने फ़ेविकॉन को अपलोड और पूर्वावलोकन करें, जो ब्राउज़र टैब और बुकमार्क में प्रदर्शित होता है
- पाद लेख: निर्दिष्ट इनपुट फ़ील्ड में अपना पाद लेख दर्ज करें, जो साझा फ़ाइल पृष्ठों के नीचे एक छोटे पाठ के रूप में दिखाई देता है
अतिरिक्त सेटिंग्स
डिफ़ॉल्ट फ़ाइल साझाकरण प्रस्तुति को इसके द्वारा कॉन्फ़िगर करें:
- फ़ाइल शीर्षक: फ़ाइल शेयर पृष्ठों पर दिखाया गया डिफ़ॉल्ट शीर्षक दर्ज करें
- फ़ाइल बटन टेक्स्ट: पूरे सिस्टम में डाउनलोड बटन पर दिखाई देने वाले टेक्स्ट को सेट करें
- फ़ाइल विवरण: साझाकरण पृष्ठों पर दिखाई देने वाली फ़ाइलों के बारे में जानकारी प्रदान करने के लिए टेक्स्ट क्षेत्र फ़ील्ड में एक विवरण जोड़ें
- फ़ाइल छवि: एक फ़ाइल छवि अपलोड करें और पूर्वावलोकन करें जो आपके फ़ाइल साझाकरण इंटरफ़ेस के लिए एक बैनर के रूप में कार्य करती है