Integración para compartir archivos en Mewayz
El software de Compartición de Archivos es una plataforma integral diseñada para ayudar a empresas y particulares a compartir archivos de forma segura, con acceso controlado y seguimiento detallado.
Introducción
El software de Compartición de Archivos es una plataforma integral diseñada para ayudar a empresas y particulares a compartir archivos de forma segura, con acceso controlado y seguimiento detallado. Este software ofrece capacidades seguras de carga y distribución de archivos con múltiples métodos de compartición, incluyendo asignación por correo electrónico y enlaces compartidos. El sistema incluye funciones de seguridad avanzadas como protección con contraseña, autodestrucción y seguimiento completo de descargas. Los usuarios pueden monitorizar toda la actividad de compartición de archivos, gestionar los archivos eliminados mediante un sistema de papelera y manejar los procesos de verificación para las solicitudes de acceso a archivos. Ya sea que compartas documentos con miembros del equipo, distribuyas archivos a clientes o gestiones transferencias seguras de archivos, este software ofrece todas las herramientas necesarias para mantener el control sobre tu contenido compartido garantizando la seguridad y la responsabilidad.
Cómo habilitar este módulo
Para configurar el complemento de Uso compartido de archivos, puedes seguir este enlace: Configurar el complemento.
¿Cómo usar el complemento de uso compartido de archivos?
Explicación del flujo de verificación
- Cuando accedas por primera vez a la página de Compartir Archivos, verás una verificación
- Aquí debes subir el archivo requerido. Una vez que envíes tu
- El superadministrador revisará los documentos que has enviado y, o bien
- Solo podrás acceder a la sección de archivos una vez que se apruebe tu verificación
aviso que indica que necesitas completar la verificación antes de poder crear o gestionar archivos. Debajo de ese aviso, si haces clic en la verificación, serás dirigido a la página de verificación. En la página de verificación verás un botón de crear; si haces clic en el botón, se abrirá el formulario de verificación.
solicitud de verificación, mostrará una «Fecha de aplicación», un «Adjunto particular» y tendrá un estado «Pendiente».
aprobar o rechazar tu solicitud de verificación. Puedes comprobar el estado de tu verificación en la sección de Verificación de Uso Compartido de Archivos. Una vez que el superadministrador apruebe tu solicitud, recibirás una “Fecha de acción” y tu estado cambiará a “Aprobado.”
y empieza a crear, subir y compartir archivos. Hasta entonces, las funciones de creación de archivos permanecerán bloqueadas con el aviso de verificación visible. También puedes eliminar la solicitud si lo deseas, pero si la eliminas se borrarán todos los datos relacionados con ese archivo; también puedes recuperar el archivo si quieres.
Gestión de archivos
Para subir y compartir un nuevo archivo, haz clic en el botón «Añadir» ubicado en la parte superior de la página de archivos. Esto abrirá el formulario de carga de archivos, donde deberás completar varias secciones.
Empieza por el campo Adjunto (obligatorio) haciendo clic en «Examinar» o «Elegir archivo» para seleccionar el archivo que quieres subir desde tu ordenador. Una vez seleccionado, verás el nombre y el tamaño del archivo en pantalla.
A continuación, elige tu método para compartir entre las opciones de «Selecciona un método para compartir el archivo». Puedes seleccionar «Asignar correo», que te permite añadir direcciones de correo específicas a las que se enviará el archivo directamente, o elegir «Enlace compartido», que genera un enlace descargable que puedes compartir con cualquier persona.
Si deseas que el archivo se elimine automáticamente tras la primera descarga, activa el interruptor «Autodestruir». Esto resulta útil para archivos temporales o documentos sensibles que no deberían permanecer accesibles indefinidamente.
Para mayor seguridad, puedes usar la opción “Proteger la carga con una contraseña”. Cuando está activada, los destinatarios deberán introducir la contraseña que establezcas antes de poder descargar el archivo. Este campo es opcional, pero se recomienda para documentos confidenciales.
En el campo Usuarios, puedes seleccionar a varios usuarios de tu empresa que deban tener acceso al archivo. Esto se conecta con tu sistema de gestión de usuarios, lo que te permite elegir entre tus contactos existentes o tu base de datos de usuarios.
Por último, añade una Descripción para explicar qué contiene el archivo o dar instrucciones a los destinatarios. Esto ayuda a los usuarios a entender el propósito del archivo antes de descargarlo.
The list page shows all your uploaded files in a table format. The columns display File Name, File Size, Filesharing Type (Email or Link), Users who have access, Total Downloads count, Is Pass Enable (password protection indicator), Auto Destroy settings, and File Status (Available or Not Available).
Usa el botón de Búsqueda para encontrar archivos específicos por nombre u otros criterios. El botón de Filtro te permite filtrar archivos por Estado del Archivo, Tipo de Compartición y Usuarios. El botón de Alternar Lista/Cuadrícula cambia la vista del formato de tabla a un diseño visual de cuadrícula que muestra miniaturas de archivos y tarjetas con información detallada. El Selector de Elementos por Página te permite controlar cuántos archivos se muestran por página.
Available actions in the Actions column include:
-Descarga para obtener el archivo original (solo para archivos disponibles)
-Vista previa para ver imágenes o documentos directamente en el navegador
-Copia el enlace para obtener un enlace cifrado listo para compartir con información del nombre y el tamaño del archivo
-Editar para modificar la configuración del archivo
-Eliminar para borrar archivos (se mueven a la papelera)
Gestión de actividades
La sección de Actividad ofrece un seguimiento completo de todas las descargas de tus archivos compartidos. Esto te ayuda a controlar quién accede a tus archivos y cuándo.
La página de listado muestra información detallada de descargas con columnas que indican el Nombre del Archivo (qué archivos específicos se consultaron), la Dirección IP de quien descargó, la marca de tiempo de Fecha, el País donde se realizó la descarga (según geolocalización por IP), el Tipo de Dispositivo utilizado y el Nombre del SO (información del sistema operativo).
Usa el botón **Buscar** para encontrar actividades de descarga específicas por nombre de archivo, dirección IP o fecha. El botón **Filtrar** ofrece opciones de filtrado avanzadas. El **Selector por página** controla la cantidad de actividades que se muestran por página.
Haz clic en el botón **Ver** para consultar información detallada sobre actividades de descarga específicas. Esta vista detallada ofrece datos de seguimiento completos que incluyen el historial de descargas, los patrones de usuario, la información del navegador y los registros de acceso almacenados para la supervisión de seguridad y el análisis de uso.
Gestión de la papelera
Cuando eliminas archivos, no desaparecen de inmediato, sino que se mueven a la sección Papelera, dándote la oportunidad de recuperarlos si lo necesitas.
The trash list page displays all deleted files with columns showing File Name, File Size, File Status, Auto Destroy settings, Filesharing Type, Users who had access, and Deleted At timestamp when the file was removed.
Use el botón **Buscar** para encontrar archivos eliminados concretos, el botón **Filtrar** para opciones de filtrado avanzadas y el **Selector por página** para controlar la cantidad mostrada.
Las acciones disponibles incluyen:
– Restaurar para devolver los archivos al estado activo (reaparecerán en tu lista principal de Archivos)
– Eliminar para borrar archivos del sistema de forma permanente (esta acción no se puede deshacer y elimina el archivo físico)
Para filtrar archivos eliminados, usa las mismas opciones de filtrado que el módulo principal de Archivos, incluidos los filtros de Estado del archivo, Tipo de uso compartido y Usuarios.
Gestión de verificación
Puedes gestionar tus propias solicitudes de verificación y seguir su progreso. La página de lista muestra tus envíos de verificación con columnas para la fecha de solicitud (cuándo lo enviaste), la fecha de acción (cuándo se revisó), el estado (Pendiente, Aprobado o Rechazado) y la columna de adjuntos, donde puedes descargar los documentos que subiste previamente.
Usa las funciones de Búsqueda y Filtro para gestionar tu historial de verificaciones. El selector de elementos por página controla cuántos registros de verificación se muestran.
Gestión de Verificación de Superadministrador
Para los superadministradores, la sección de Verificación de Archivos Compartidos muestra todas las solicitudes de verificación de las empresas. La página de lista del superadmin muestra columnas con el Nombre de la empresa, Fecha de solicitud, Fecha de acción, Estado y Adjunto (donde los administradores pueden descargar los documentos enviados para revisarlos).
El superadministrador puede usar el botón **Acción** para revisar las solicitudes de verificación y aprobarlas o rechazarlas. Al hacer clic, se abre una interfaz de revisión detallada donde los administradores pueden examinar los documentos enviados y tomar decisiones de aprobación.
El botón Eliminar permite quitar registros de verificación cuando sea necesario. Usa las funciones de Búsqueda, Filtro y Selector de elementos por página para gestionar el flujo de trabajo de verificación de forma eficiente y mantener un registro de todas las decisiones de verificación.
Configuración de marca
To configure your organization’s branding, access the Brand Setting section where you can:
– Logotipo: Sube y previsualiza el logotipo de tu empresa con validación de archivo, que aparecerá en toda la interfaz de uso compartido de archivos
– Favicon: Upload and preview your favicon with file validation, which displays in browser tabs and bookmarks
– Texto del pie de página: introduce el texto del pie en el campo designado; aparece como un texto breve al final de las páginas de archivos compartidos
Ajustes adicionales
Configura la presentación predeterminada para compartir archivos mediante:
– Título del archivo: Introduce el título predeterminado que se muestra en las páginas de archivos compartidos
– Texto del botón de archivo: define el texto que aparece en los botones de descarga en todo el sistema
– Descripción del archivo: Añade una descripción en el campo de texto para ofrecer información sobre los archivos que aparecen en las páginas de uso compartido
– Imagen del archivo: Sube y previsualiza una imagen que sirva como banner para tu interfaz de uso compartido de archivos