File Sharing Integration in Mewayz
Die Filesharing-Software ist eine umfassende Plattform, die Unternehmen und Einzelpersonen dabei unterstützt, Dateien sicher mit kontrolliertem Zugriff und detaillierter Nachverfolgung zu teilen.
Einführung
Die File-Sharing-Software ist eine umfassende Plattform, die Unternehmen und Einzelpersonen dabei unterstützt, Dateien sicher mit kontrolliertem Zugriff und detaillierter Nachverfolgung zu teilen. Diese Software bietet sicheres Hochladen und Verteilen von Dateien über mehrere Freigabemethoden, einschließlich E-Mail-Zuweisung und geteilten Links. Das System umfasst erweiterte Sicherheitsfunktionen wie Passwortschutz, automatische Selbstzerstörung und umfassende Download-Nachverfolgung. Nutzer können alle File-Sharing-Aktivitäten überwachen, gelöschte Dateien über ein Papierkorbsystem verwalten und Verifizierungsprozesse für Zugriffsanfragen abwickeln. Ob Sie Dokumente mit Teammitgliedern teilen, Dateien an Kunden verteilen oder sichere Dateiübertragungen verwalten – diese Software bietet alle Werkzeuge, die Sie brauchen, um die Kontrolle über Ihre geteilten Inhalte zu behalten und dabei Sicherheit und Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten.
How to enable this module
Um das Dateifreigabe-Add-On einzurichten, können Sie diesem Link folgen: Einrichtungs-Add-on.
Wie verwendet man das File-Sharing-Add-on?
Erläuterung des Verifizierungsablaufs
- Wenn Sie zum ersten Mal auf die File-Sharing-Seite zugreifen, sehen Sie eine Verifizierung
- Hier müssen Sie Ihre benötigte Datei hochladen. Sobald Sie Ihre
- Der Superadministrator prüft Ihre eingereichten Dokumente und entweder
- Erst nachdem Ihre Verifizierung genehmigt wurde, können Sie auf den Bereich Dateien zugreifen
Hinweis, der darauf hinweist, dass Sie die Verifizierung abschließen müssen, bevor Sie Dateien erstellen oder verwalten können. Wenn Sie unter diesem Hinweis auf die Verifizierung klicken, werden Sie zur Verifizierungsseite weitergeleitet. Auf der Verifizierungsseite sehen Sie eine Erstellen-Schaltfläche; wenn Sie darauf klicken, öffnet sich das Verifizierungsformular.
Verifizierungsanfrage zeigt sie ein „Antragsdatum“, einen „Besonderen Anhang“ und hat den Status „Ausstehend“.
Ihre Verifizierungsanfrage genehmigen oder ablehnen. Den Status Ihrer Verifizierung können Sie im Bereich „File-Share-Verifizierung“ prüfen. Sobald der Super-Admin Ihre Anfrage genehmigt, erhalten Sie ein „Aktionsdatum“ und Ihr Status wechselt zu „Genehmigt“.
und beginnen Sie, Dateien zu erstellen, hochzuladen und zu teilen. Bis dahin bleiben die Funktionen zur Dateierstellung mit dem angezeigten Verifizierungshinweis gesperrt. Sie können die Anfrage auch löschen, wenn Sie möchten, aber wenn Sie sie löschen, werden alle zu dieser Datei gehörenden Daten entfernt; Sie können die Datei bei Bedarf auch wiederherstellen.
Dateiverwaltung
Um eine neue Datei hochzuladen und zu teilen, klicken Sie oben auf der Dateiseite auf die Schaltfläche „Hinzufügen“. Dadurch öffnet sich das Datei-Upload-Formular, in dem Sie mehrere Abschnitte ausfüllen müssen.
Beginnen Sie mit dem (Pflicht-)Feld „Anhang“, indem Sie auf „Durchsuchen“ oder „Datei auswählen“ klicken, um die hochzuladende Datei von Ihrem Computer auszuwählen. Nach der Auswahl werden Dateiname und -größe angezeigt.
Wählen Sie als Nächstes Ihre Freigabemethode aus den Optionen „Methode zum Teilen der Datei auswählen“. Sie können entweder „E-Mail zuweisen“ wählen, womit Sie bestimmte E-Mail-Adressen hinzufügen, an die die Datei direkt gesendet wird, oder „Geteilter Link“, wodurch ein herunterladbarer Link generiert wird, den Sie mit beliebigen Personen teilen können.
Wenn die Datei nach dem ersten Download automatisch gelöscht werden soll, aktivieren Sie den Umschalter „Auto-Zerstören“. Das ist nützlich für temporäre Dateien oder sensible Dokumente, die nicht unbegrenzt zugänglich bleiben sollen.
For additional security, you can use the “Secure the upload with a password” option. When enabled, recipients will need to enter the password you set before they can download the file. This field is optional but recommended for confidential documents.
Im Feld „Benutzer“ können Sie mehrere Benutzer aus Ihrem Unternehmen auswählen, die Zugriff auf die Datei haben sollen. Dies ist mit Ihrer Benutzerverwaltung verbunden, sodass Sie aus Ihren bestehenden Kontakten oder Ihrer Benutzerdatenbank auswählen können.
Finally, add a Description to explain what the file contains or provide instructions for recipients. This helps users understand the file’s purpose before downloading.
Die Listenseite zeigt alle Ihre hochgeladenen Dateien im Tabellenformat. Die Spalten zeigen Dateiname, Dateigröße, Filesharing-Typ (E-Mail oder Link), Nutzer mit Zugriff, Gesamtzahl der Downloads, Passwortschutz aktiviert (Indikator für Passwortschutz), Auto-Destroy-Einstellungen und Dateistatus (Verfügbar oder Nicht verfügbar).
Über die Schaltfläche Suche findest du bestimmte Dateien nach Namen oder anderen Kriterien. Mit der Schaltfläche Filter kannst du Dateien nach Dateistatus, Freigabetyp und Nutzern filtern. Die Schaltfläche Listen-/Rasteransicht wechselt die Ansicht vom Tabellenformat zu einer visuellen Rasterdarstellung mit Datei-Vorschaubildern und detaillierten Infokarten. Mit der Pro-Seite-Auswahl steuerst du, wie viele Dateien pro Seite angezeigt werden.
Verfügbare Aktionen in der Spalte „Aktionen“ umfassen:
-Download, um die Originaldatei zu erhalten (nur für verfügbare Dateien)
-Vorschau, um Bilder oder Dokumente direkt im Browser anzusehen
-Kopieren Sie den Link, um einen sofort teilbaren verschlüsselten Link mit Angaben zu Dateiname und -größe zu erhalten
-Bearbeiten, um Dateieinstellungen zu ändern
-Löschen, um Dateien zu entfernen (verschiebt in den Papierkorb)
Aktivitätsverwaltung
Der Aktivitätsbereich bietet eine umfassende Nachverfolgung aller Download-Aktivitäten für Ihre freigegebenen Dateien. So sehen Sie, wer wann auf Ihre Dateien zugreift.
Die Listenseite zeigt detaillierte Download-Informationen mit Spalten für Dateiname (welche konkreten Dateien abgerufen wurden), IP-Adresse des Downloaders, Datums-Zeitstempel, Land, in dem der Download erfolgte (basierend auf IP-Geolokalisierung), verwendeter Gerätetyp und Betriebssystemname (Informationen zum Betriebssystem).
Verwenden Sie die Schaltfläche **Suchen**, um bestimmte Download-Aktivitäten nach Dateiname, IP-Adresse oder Datum zu finden. Die Schaltfläche **Filter** bietet erweiterte Filteroptionen. Der **Pro-Seite-Selektor** steuert die Anzahl der pro Seite angezeigten Aktivitäten.
Klicken Sie auf die Schaltfläche **Anzeigen**, um detaillierte Informationen zu bestimmten Download-Aktivitäten anzusehen. Diese Detailansicht bietet umfassende Tracking-Daten einschließlich Download-Historie, Nutzermuster, Browser-Informationen und Zugriffsprotokolle, die zur Sicherheitsüberwachung und Nutzungsanalyse gespeichert werden.
Papierkorbverwaltung
Wenn Sie Dateien löschen, verschwinden sie nicht sofort, sondern wandern in den Bereich Papierkorb, sodass Sie die Möglichkeit haben, sie bei Bedarf wiederherzustellen.
Die Papierkorb-Listenseite zeigt alle gelöschten Dateien mit Spalten, die Dateiname, Dateigröße, Dateistatus, Auto-Destroy-Einstellungen, Filesharing-Typ, Nutzer mit Zugriff und den Zeitstempel „Gelöscht am“ anzeigen, wann die Datei entfernt wurde.
Verwenden Sie die Schaltfläche **Suchen**, um bestimmte gelöschte Dateien zu finden, die Schaltfläche **Filter** für erweiterte Filteroptionen und die **Pro-Seite-Auswahl**, um die Anzeigeanzahl zu steuern.
Verfügbare Aktionen umfassen:
– „Wiederherstellen“, um Dateien wieder in den aktiven Status zu versetzen (sie erscheinen erneut in Ihrer Hauptdateiliste)
– Delete to permanently remove files from the system (this action cannot be undone and removes the physical file)
Zum Filtern gelöschter Dateien verwenden Sie dieselben Filteroptionen wie im Haupt-Dateimodul, einschließlich der Filter Dateistatus, Filesharing-Typ und Benutzer.
Verifizierungsverwaltung
Sie können Ihre eigenen Verifizierungsanfragen verwalten und deren Fortschritt verfolgen. Die Listenseite zeigt Ihre Verifizierungseinreichungen mit Spalten für das Einreichungsdatum (wann Sie eingereicht haben), das Bearbeitungsdatum (wann es geprüft wurde), den Status (Ausstehend, Genehmigt oder Abgelehnt) und eine Anhang-Spalte, in der Sie die zuvor hochgeladenen Dokumente herunterladen können.
Verwenden Sie die Such- und Filterfunktionen, um Ihren Verifizierungsverlauf zu verwalten. Die Auswahl „Pro Seite“ steuert, wie viele Verifizierungsdatensätze angezeigt werden.
Super Admin Verification Management
Für Super-Administratoren zeigt der Bereich Dateifreigabe-Verifizierung alle Verifizierungsanfragen von Unternehmen. Die Listenseite des Super-Admins enthält Spalten für Firmenname, Antragsdatum, Aktionsdatum, Status und Anhang (wo Admins eingereichte Dokumente zur Prüfung herunterladen können).
Der Super-Administrator kann die Schaltfläche **Aktion** verwenden, um Verifizierungsanfragen zu prüfen und sie entweder zu genehmigen oder abzulehnen. Beim Anklicken öffnet sich eine detaillierte Prüfoberfläche, in der Admins eingereichte Dokumente untersuchen und Genehmigungsentscheidungen treffen können.
Die Schaltfläche Löschen erlaubt bei Bedarf das Entfernen von Verifizierungsdatensätzen. Verwenden Sie die Funktionen Suche, Filter und Pro-Seite-Auswahl, um den Verifizierungs-Workflow effizient zu verwalten und Datensätze aller Verifizierungsentscheidungen zu führen.
Markeneinstellungen
Um das Branding Ihrer Organisation zu konfigurieren, rufen Sie den Bereich „Markeneinstellungen“ auf, wo Sie Folgendes tun können:
– Logo: Laden Sie Ihr Firmenlogo hoch und sehen Sie eine Vorschau mit Dateivalidierung; es erscheint in der gesamten Oberfläche zur Dateifreigabe
– Favicon: Laden Sie Ihr Favicon hoch und sehen Sie eine Vorschau mit Dateivalidierung an, das in Browser-Tabs und Lesezeichen angezeigt wird
– Fußzeilentext: Geben Sie Ihren Fußzeilentext in das dafür vorgesehene Eingabefeld ein, der als kurzer Text unten auf geteilten Dateiseiten erscheint
Zusätzliche Einstellungen
Konfigurieren Sie die Standarddarstellung der Dateifreigabe durch:
– Dateititel: Geben Sie den Standardtitel ein, der auf den Dateifreigabeseiten angezeigt wird
– Text für Datei-Schaltfläche: Legen Sie den Text fest, der auf Download-Schaltflächen im gesamten System erscheint
– Dateibeschreibung: Fügen Sie im Textfeld eine Beschreibung hinzu, um Informationen zu Dateien bereitzustellen, die auf Freigabeseiten erscheinen
– Dateibild: Laden Sie ein Dateibild hoch und sehen Sie es in der Vorschau, das als Banner für Ihre Dateifreigabe-Oberfläche dient