Integratie van bestandsdeling in Mewayz
De File Sharing-software is een uitgebreid platform dat is ontworpen om bedrijven en particulieren te helpen veilig bestanden te delen met gecontroleerde toegang en gedetailleerde tracking.
Introductie
De File Sharing-software is een uitgebreid platform dat is ontworpen om bedrijven en particulieren te helpen veilig bestanden te delen met gecontroleerde toegang en gedetailleerde tracking. Deze software biedt veilige mogelijkheden voor het uploaden en distribueren van bestanden met meerdere methoden voor delen, waaronder e-mailtoewijzing en gedeelde links. Het systeem bevat geavanceerde beveiligingsfuncties zoals wachtwoordbeveiliging, automatische vernietigingsfunctionaliteit en uitgebreide downloadtracking. Gebruikers kunnen alle activiteiten op het gebied van het delen van bestanden monitoren, verwijderde bestanden beheren via een prullenbaksysteem en verificatieprocessen afhandelen voor verzoeken om toegang tot bestanden. Of u nu documenten deelt met teamleden, bestanden distribueert naar klanten of veilige bestandsoverdrachten beheert, deze software biedt alle tools die nodig zijn om de controle over uw gedeelde inhoud te behouden en tegelijkertijd de veiligheid en verantwoordelijkheid te garanderen.
Hoe deze module in te schakelen
Om de add-on voor het delen van bestanden in te stellen, kunt u deze link volgen: Add-on instellen.
Hoe gebruik ik de add-on voor het delen van bestanden?
Verificatiestroom uitleg
- Wanneer u voor het eerst de pagina Bestanden delen bezoekt, ziet u een verificatie
- Hier moet u het gewenste bestand uploaden. Zodra u uw
- De superbeheerder beoordeelt uw ingediende documenten en beide
- Pas nadat uw verificatie is goedgekeurd, heeft u toegang tot de sectie Bestanden
melding dat u de verificatie moet voltooien voordat u bestanden kunt maken of beheren. Als u onder die opmerking op de verificatie klikt, wordt u naar de verificatiepagina genavigeerd. Op de verificatiepagina ziet u een knop Aanmaken, als u op de knop klikt, wordt het verificatieformulier geopend.
verificatieverzoek, zal het een “Toegepaste datum”, “Bijzondere bijlage” tonen en de status “In behandeling” hebben.
uw verificatieverzoek goedkeuren of afwijzen. U kunt de status van uw verificatie controleren in het gedeelte Bestandsshare-verificatie. Zodra de hoofdbeheerder uw verzoek goedkeurt, ontvangt u een ‘Actiedatum’ en verandert uw status in ‘Goedgekeurd’.
en begin met het maken, uploaden en delen van bestanden. Tot die tijd blijven de functies voor het maken van bestanden geblokkeerd terwijl de verificatiemelding wordt weergegeven. U kunt het verzoek ook verwijderen als u dat wilt, maar als u het verwijdert, worden alle gegevens met betrekking tot dat bestand verwijderd. Als u dat wilt, kunt u het bestand ook terughalen.
Bestandsbeheer
Om een nieuw bestand te uploaden en te delen, klikt u op de knop 'Toevoegen' bovenaan de bestandenpagina. Hierdoor wordt het bestandsuploadformulier geopend waarin u verschillende secties moet invullen.
Begin met het veld Bijlage (verplicht) door op “Bladeren” of “Bestand kiezen” te klikken om het bestand te selecteren dat u vanaf uw computer wilt uploaden. Eenmaal geselecteerd, ziet u de bestandsnaam en -grootte weergegeven.
Kies vervolgens uw deelmethode uit de opties "Selecteer een methode om het bestand te delen". U kunt 'E-mail toewijzen' selecteren, waarmee u specifieke e-mailadressen kunt toevoegen waar het bestand rechtstreeks naartoe wordt verzonden, of u kunt 'Gedeelde link' kiezen, waardoor een downloadbare link wordt gegenereerd die u met iedereen kunt delen.
Als u wilt dat het bestand na de eerste download automatisch wordt verwijderd, schakelt u de tuimelschakelaar "Auto Destroy" in. Dit is handig voor tijdelijke bestanden of gevoelige documenten die niet voor onbepaalde tijd toegankelijk mogen blijven.
Voor extra veiligheid kunt u de optie “Beveilig de upload met een wachtwoord” gebruiken. Indien ingeschakeld, moeten ontvangers het door u ingestelde wachtwoord invoeren voordat ze het bestand kunnen downloaden. Dit veld is optioneel, maar wordt aanbevolen voor vertrouwelijke documenten.
In het veld Gebruikers kunt u meerdere gebruikers uit uw bedrijf selecteren die toegang moeten hebben tot het bestand. Deze maakt verbinding met uw Gebruikersbeheersysteem, zodat u kunt kiezen uit uw bestaande contacten- of gebruikersdatabase.
Voeg ten slotte een Beschrijving toe om uit te leggen wat het bestand bevat of om instructies voor ontvangers te geven. Dit helpt gebruikers het doel van het bestand te begrijpen voordat ze downloaden.
De lijstpagina toont al uw geüploade bestanden in tabelindeling. De kolommen tonen Bestandsnaam, Bestandsgrootte, Bestandsdelingstype (e-mail of link), Gebruikers die toegang hebben, Totaal aantal downloads, Is geslaagd (indicator voor wachtwoordbeveiliging), Instellingen voor automatisch vernietigen en Bestandsstatus (beschikbaar of niet beschikbaar).
Gebruik de knop Zoeken om specifieke bestanden op naam of andere criteria te vinden. Met de knop Filter kunt u bestanden filteren op bestandsstatus, type bestandsdeling en gebruikers. Met de knop Lijst/raster wisselen schakelt u over van tabelindeling naar een visuele rasterindeling met bestandsminiaturen en gedetailleerde informatiekaarten. Met de Per Pagina Selector kunt u bepalen hoeveel bestanden per pagina worden weergegeven.
Beschikbare acties in de kolom Acties zijn onder meer:
-Download om het originele bestand te krijgen (alleen voor beschikbare bestanden)
-Preview om afbeeldingen of documenten rechtstreeks in de browser te bekijken
-Kopieer de link om een gecodeerde link te krijgen die klaar is om te delen, met informatie over de bestandsnaam en de grootte
-Bewerken om bestandsinstellingen te wijzigen
-Verwijderen om bestanden te verwijderen (verplaatst naar prullenbak)
Activiteitenbeheer
De sectie Activiteit biedt uitgebreide tracking van alle downloadactiviteiten voor uw gedeelde bestanden. Hiermee kunt u controleren wie toegang heeft tot uw bestanden en wanneer.
De lijstpagina geeft gedetailleerde downloadinformatie weer met kolommen waarin de bestandsnaam (welke specifieke bestanden zijn geopend), het IP-adres van de downloader, de datum en tijdstempel, het land waar de download heeft plaatsgevonden (gebaseerd op IP-geolocatie), het gebruikte apparaattype en de naam van het besturingssysteem (informatie over het besturingssysteem) worden weergegeven.
Gebruik de knop **Zoeken** om specifieke downloadactiviteiten te vinden op bestandsnaam, IP-adres of datum. De knop **Filter** biedt geavanceerde filteropties. De **Per Pagina Selector** bepaalt het aantal activiteiten dat per pagina wordt weergegeven.
Klik op de knop **Weergeven** om gedetailleerde informatie over specifieke downloadactiviteiten te bekijken. Deze gedetailleerde weergave biedt uitgebreide trackinggegevens, waaronder downloadgeschiedenis, gebruikerspatronen, browserinformatie en toegangslogboeken die zijn opgeslagen voor beveiligingsmonitoring en gebruiksanalyse.
Afvalbeheer
Wanneer u bestanden verwijdert, verdwijnen ze niet onmiddellijk, maar worden ze naar de Prullenbak verplaatst, zodat u ze indien nodig kunt herstellen.
Op de prullenbakpagina worden alle verwijderde bestanden weergegeven met kolommen waarin Bestandsnaam, Bestandsgrootte, Bestandsstatus, Instellingen voor automatisch vernietigen, Type bestandsdeling, Gebruikers die toegang hadden en Verwijderd op het tijdstip waarop het bestand werd verwijderd worden weergegeven.
Gebruik de knop **Zoeken** om specifieke verwijderde bestanden te vinden, de knop **Filter** voor geavanceerde filteropties en de **Per paginakiezer** om het aantal weergaven te regelen.
Beschikbare acties zijn onder meer:
– Herstellen om bestanden terug te brengen naar de actieve status (ze verschijnen opnieuw in uw hoofdlijst met bestanden)
– Verwijderen om bestanden permanent van het systeem te verwijderen (deze actie kan niet ongedaan worden gemaakt en verwijdert het fysieke bestand)
Voor het filteren van verwijderde bestanden gebruikt u dezelfde filteropties als de hoofdmodule Bestanden, inclusief de filters Bestandsstatus, Bestandsdelingstype en Gebruikers.
Verificatiebeheer
U kunt uw eigen verificatieverzoeken beheren en de voortgang ervan volgen. De lijstpagina toont uw verificatie-inzendingen met de kolommen Toegepaste datum (toen u deze indiende), Actiedatum (toen deze werd beoordeeld), Status (In behandeling, Goedgekeurd of Afgewezen) en de kolom Bijlage, waar u de documenten kunt downloaden die u eerder hebt geüpload.
Gebruik de zoek- en filterfuncties om uw verificatiegeschiedenis te beheren. De Per Pagina Selector bepaalt hoeveel verificatierecords worden weergegeven.
Superbeheerdersverificatiebeheer
Voor superbeheerders worden in de sectie Bestandsshareverificatie alle verificatieverzoeken van bedrijven weergegeven. De hoofdbeheerderslijstpagina toont kolommen voor Bedrijfsnaam, Aanvraagdatum, Actiedatum, Status en Bijlage (waar beheerders ingediende documenten ter beoordeling kunnen downloaden).
De superbeheerder kan de knop **Actie** gebruiken om verificatieverzoeken te beoordelen en deze goed te keuren of af te wijzen. Wanneer erop wordt geklikt, wordt een gedetailleerde beoordelingsinterface geopend waar beheerders ingediende documenten kunnen onderzoeken en goedkeuringsbeslissingen kunnen nemen.
Met de knop Verwijderen kunnen verificatierecords indien nodig worden verwijderd. Gebruik de functies Zoeken, Filteren en Per pagina selecteren om de verificatieworkflow efficiënt te beheren en records van alle verificatiebeslissingen bij te houden.
Merkinstellingen
Om de branding van uw organisatie te configureren, gaat u naar het gedeelte Merkinstellingen waar u het volgende kunt doen:
– Logo: upload en bekijk een voorbeeld van uw bedrijfslogo met bestandsvalidatie, die overal in de interface voor het delen van bestanden verschijnt
– Favicon: upload en bekijk een voorbeeld van uw favicon met bestandsvalidatie, die wordt weergegeven in browsertabbladen en bladwijzers
– Voettekst: voer uw voettekst in het daarvoor bestemde invoerveld in, dat als korte tekst onder aan gedeelde bestandspagina's verschijnt
Aanvullende instellingen
Configureer de standaardpresentatie voor het delen van bestanden door:
– Bestandstitel: voer de standaardtitel in die wordt weergegeven op pagina's voor het delen van bestanden
– Bestandsknoptekst: stel de tekst in die op downloadknoppen in het hele systeem verschijnt
– Bestandsbeschrijving: voeg een beschrijving toe in het tekstveld om informatie te geven over bestanden die verschijnen op deelpagina's
– Bestandsafbeelding: Upload en bekijk een voorbeeld van een bestandsafbeelding die dient als banner voor uw interface voor het delen van bestanden