تكامل مشاركة الملفات في Mewayz
برنامج مشاركة الملفات منصة شاملة مصممة لمساعدة الشركات والأفراد على مشاركة الملفات بأمان مع وصول محكوم وتتبّع تفصيلي.
مقدمة
برنامج مشاركة الملفات هو منصة شاملة مصممة لمساعدة الشركات والأفراد على مشاركة الملفات بأمان مع وصول مُتحكَّم به وتتبّع مفصّل. يوفر هذا البرنامج قدرات رفع وتوزيع ملفات آمنة بطرق مشاركة متعددة بما في ذلك التعيين عبر البريد والروابط المشتركة. يتضمن النظام ميزات أمان متقدمة مثل الحماية بكلمة مرور، ووظيفة التدمير التلقائي، وتتبّع التنزيلات الشامل. يمكن للمستخدمين مراقبة كل أنشطة مشاركة الملفات، وإدارة الملفات المحذوفة عبر نظام مهملات، والتعامل مع عمليات التحقق لطلبات الوصول إلى الملفات. سواء كنت تشارك المستندات مع أعضاء الفريق، أو توزّع الملفات على العملاء، أو تدير عمليات نقل ملفات آمنة، يوفر هذا البرنامج كل الأدوات اللازمة للحفاظ على التحكم في محتواك المشترك مع ضمان الأمان والمساءلة.
كيفية تمكين هذه الوحدة
لإعداد إضافة مشاركة الملفات، يمكنك اتباع هذا الرابط: إضافة الإعداد.
كيفية استخدام إضافة مشاركة الملفات؟
شرح تدفق التحقق
- عند الوصول لأول مرة إلى صفحة مشاركة الملفات، سترى تحقّقًا
- هنا تحتاج إلى رفع الملف المطلوب. بمجرد إرسال
- سيراجع المشرف الأعلى مستنداتك المُقدَّمة وإمّا
- لا يمكنك الوصول إلى قسم الملفات إلا بعد الموافقة على التحقق منك
إشعار يشير إلى أنك بحاجة لإكمال التحقق قبل أن تتمكن من إنشاء الملفات أو إدارتها. تحت تلك الملاحظة إذا نقرت على التحقق، ستُنقل إلى صفحة التحقق. في صفحة التحقق سترى زر إنشاء، وإذا نقرت على الزر، سيفتح نموذج التحقق.
طلب التحقق، سيعرض "تاريخ التقديم" و"المرفق المعني" وستكون حالته "قيد الانتظار".
الموافقة على طلب التحقق الخاص بك أو رفضه. يمكنك التحقق من حالة التحقق الخاص بك في قسم التحقق من مشاركة الملفات. بمجرد موافقة المسؤول الأعلى على طلبك، ستستلم «تاريخ الإجراء» وستتغيّر حالتك إلى «معتمد».
وابدأ بإنشاء الملفات ورفعها ومشاركتها. حتى ذلك الحين، تبقى ميزات إنشاء الملفات محظورة مع عرض إشعار التحقق. يمكنك أيضًا حذف الطلب إن أردت، لكن إن حذفته فستُزال كل البيانات المتعلقة بذلك الملف، ويمكنك أيضًا استعادة الملف إن أردت.
إدارة الملفات
لتحميل ومشاركة ملف جديد، انقر على زر "إضافة" الموجود في أعلى صفحة الملفات. سيؤدي هذا إلى فتح نموذج تحميل الملف حيث تحتاج إلى إكمال عدة أقسام.
ابدأ بحقل المرفق (مطلوب) بالنقر على «تصفّح» أو «اختيار ملف» لاختيار الملف الذي تريد رفعه من جهازك. وبمجرد الاختيار، سترى اسم الملف وحجمه معروضين.
بعد ذلك، اختر طريقة المشاركة من خيارات "اختر طريقة لمشاركة الملف". يمكنك إما اختيار "تعيين بريد إلكتروني" التي تتيح لك إضافة عناوين بريد إلكتروني محدّدة سيُرسَل إليها الملف مباشرةً، أو اختيار "رابط مشترك" الذي يُنشئ رابطًا قابلاً للتنزيل يمكنك مشاركته مع أي شخص.
إذا أردت حذف الملف تلقائيًا بعد التنزيل الأول، فعّل مفتاح “التدمير التلقائي”. هذا مفيد للملفات المؤقتة أو المستندات الحساسة التي يجب ألا تبقى متاحة إلى أجل غير مسمى.
لمزيد من الأمان، يمكنك استخدام خيار "تأمين التحميل بكلمة مرور". عند التمكين، سيحتاج المستلمون إلى إدخال كلمة المرور التي قمت بتعيينها قبل أن يتمكنوا من تنزيل الملف. هذا الحقل اختياري ولكن يوصى به للمستندات السرية.
في حقل المستخدمين، يمكنك اختيار عدة مستخدمين من شركتك ينبغي أن يكون لديهم حق الوصول إلى الملف. يتصل هذا بنظام إدارة المستخدمين لديك، مما يتيح لك الاختيار من جهات اتصالك أو قاعدة بيانات المستخدمين الموجودة.
وأخيرًا، أضف وصفًا لتوضيح محتوى الملف أو تقديم إرشادات للمستلمين. يساعد هذا المستخدمين على فهم الغرض من الملف قبل التنزيل.
تعرض صفحة القائمة جميع ملفاتك المرفوعة في صيغة جدول. تعرض الأعمدة اسم الملف وحجم الملف ونوع المشاركة (بريد إلكتروني أو رابط) والمستخدمين الذين لديهم وصول وإجمالي عدد التنزيلات وتمكين كلمة المرور (مؤشر حماية بكلمة مرور) وإعدادات التدمير التلقائي وحالة الملف (متاح أو غير متاح).
استخدم زر البحث للعثور على ملفات معينة بالاسم أو معايير أخرى. يتيح زر الفلتر تصفية الملفات حسب حالة الملف ونوع مشاركة الملفات والمستخدمين. يبدّل زر القائمة/الشبكة العرض من صيغة الجدول إلى تخطيط شبكي مرئي يعرض صورًا مصغّرة للملفات وبطاقات معلومات مفصّلة. يتيح لك محدّد عدد العناصر في الصفحة التحكّم في عدد الملفات المعروضة في كل صفحة.
تشمل الإجراءات المتاحة في عمود الإجراءات:
-التنزيل للحصول على الملف الأصلي (للملفات المتاحة فقط)
-معاينة لعرض الصور أو المستندات مباشرة في المتصفح
-انسخ الرابط للحصول على رابط مشفّر جاهز للمشاركة مع معلومات اسم الملف وحجمه
-تعديل لتعديل إعدادات الملف
-حذف لإزالة الملفات (تُنقل إلى سلة المهملات)
إدارة الأنشطة
يوفّر قسم النشاط تتبّعًا شاملًا لجميع أنشطة التنزيل لملفاتك المشتركة. يساعدك ذلك على مراقبة من يصل إلى ملفاتك ومتى.
تعرض صفحة القائمة معلومات التنزيل التفصيلية بأعمدة تعرض اسم الملف (أي الملفات المحددة التي تم الوصول إليها)، وعنوان IP للمنزّل، والطابع الزمني للتاريخ، والدولة التي حدث فيها التنزيل (بناءً على تحديد الموقع الجغرافي لعنوان IP)، ونوع الجهاز المستخدم، واسم نظام التشغيل (معلومات نظام التشغيل).
استخدم زر **البحث** للعثور على أنشطة تنزيل محددة باسم الملف أو عنوان IP أو التاريخ. يوفر زر **المرشح** خيارات تصفية متقدمة. يتحكم **منتقي العدد لكل صفحة** في عدد الأنشطة المعروضة لكل صفحة.
انقر على زر **عرض** لرؤية معلومات تفصيلية حول أنشطة تنزيل محددة. يوفّر هذا العرض التفصيلي بيانات تتبع شاملة تشمل سجل التنزيلات وأنماط المستخدمين ومعلومات المتصفح وسجلات الوصول المخزّنة لمراقبة الأمان وتحليل الاستخدام.
إدارة سلة المهملات
عند حذف الملفات، لا تختفي فورًا بل تنتقل إلى قسم سلة المهملات، مما يمنحك فرصة لاستعادتها إذا لزم الأمر.
تعرض صفحة قائمة سلة المهملات جميع الملفات المحذوفة بأعمدة تعرض اسم الملف، وحجم الملف، وحالة الملف، وإعدادات التدمير التلقائي، ونوع مشاركة الملف، والمستخدمين الذين كان لديهم وصول، وطابع وقت الحذف عند إزالة الملف.
استخدم زر **البحث** للعثور على ملفات محذوفة محددة، وزر **التصفية** لخيارات التصفية المتقدمة، و**مُحدِّد العدد لكل صفحة** للتحكم في عدد العرض.
تشمل الإجراءات المتاحة:
– استعادة لإعادة الملفات إلى الحالة النشطة (ستظهر مجددًا في قائمة ملفاتك الرئيسية)
- حذف لإزالة الملفات نهائيًا من النظام (لا يمكن التراجع عن هذا الإجراء وإزالة الملف الفعلي)
لفلترة الملفات المحذوفة، استخدم نفس خيارات الفلترة الموجودة في وحدة الملفات الرئيسية بما في ذلك فلاتر حالة الملف ونوع مشاركة الملف والمستخدمين.
إدارة التحقق
يمكنك إدارة طلبات التحقق الخاصة بك وتتبع تقدمها. تعرض صفحة القائمة طلبات التحقق المقدمة منك بأعمدة لتاريخ التقديم (عند تقديمك)، وتاريخ الإجراء (عند المراجعة)، والحالة (قيد الانتظار، موافق عليه، أو مرفوض)، وعمود المرفقات حيث يمكنك تنزيل المستندات التي رفعتها سابقاً.
استخدم وظيفتي البحث والتصفية لإدارة سجل التحقق الخاص بك. يتحكم منتقي العدد لكل صفحة في عدد سجلات التحقق المعروضة.
إدارة التحقق من المشرف الفائق
بالنسبة للمشرفين الفائقين، يعرض قسم التحقق من مشاركة الملفات جميع طلبات التحقق من الشركات. تعرض صفحة قائمة المشرف الفائق أعمدة لاسم الشركة وتاريخ التقديم وتاريخ الإجراء والحالة والمرفق (حيث يمكن للمشرفين تنزيل المستندات المقدّمة للمراجعة).
يمكن للمسؤول الأعلى استخدام زر **الإجراء** لمراجعة طلبات التحقق والموافقة عليها أو رفضها. عند النقر، يفتح هذا واجهة مراجعة مفصّلة حيث يمكن للمسؤولين فحص المستندات المُرسلة واتخاذ قرارات الموافقة.
يتيح زر الحذف إزالة سجلات التحقق عند الضرورة. استخدم وظائف البحث والتصفية ومحدد العناصر لكل صفحة لإدارة سير عمل التحقق بكفاءة والاحتفاظ بسجلات جميع قرارات التحقق.
إعدادات العلامة التجارية
لإعداد علامة مؤسستك التجارية، ادخل إلى قسم إعداد العلامة التجارية حيث يمكنك:
– الشعار: حمّل وعاين شعار شركتك مع التحقق من صحة الملف، والذي سيظهر في جميع أنحاء واجهة مشاركة الملفات
– الأيقونة المفضّلة (Favicon): ارفع أيقونتك المفضّلة وعاينها مع التحقق من الملف، وهي تظهر في علامات تبويب المتصفح والإشارات المرجعية
– نص التذييل: أدخل نص التذييل في حقل الإدخال المخصص، الذي يظهر كنص قصير في أسفل صفحات الملفات المشتركة
إعدادات إضافية
هيّئ عرض مشاركة الملفات الافتراضي عن طريق:
– عنوان الملف: أدخل العنوان الافتراضي المعروض في صفحات مشاركة الملفات
– نص زر الملف: حدّد النص الذي يظهر على أزرار التنزيل في جميع أنحاء النظام
– وصف الملف: أضف وصفاً في حقل النص لتقديم معلومات حول الملفات التي تظهر في صفحات المشاركة
– صورة الملف: ارفع وعاين صورة ملف تكون بمثابة لافتة لواجهة مشاركة الملفات لديك