Mewayz でのファイル共有の統合
ファイル共有ソフトウェアは、アクセス制御と詳細な追跡により、企業や個人がファイルを安全に共有できるように設計された包括的なプラットフォームです。
はじめに
ファイル共有ソフトウェアは、アクセス制御と詳細な追跡により、企業や個人がファイルを安全に共有できるように設計された包括的なプラットフォームです。このソフトウェアは、電子メールの割り当てや共有リンクなどの複数の共有方法を使用して、安全なファイルのアップロードおよび配布機能を提供します。このシステムには、パスワード保護、自動破棄機能、包括的なダウンロード追跡などの高度なセキュリティ機能が含まれています。ユーザーは、すべてのファイル共有アクティビティを監視し、ゴミ箱システムを通じて削除されたファイルを管理し、ファイル アクセス要求の検証プロセスを処理できます。チームメンバーとドキュメントを共有する場合でも、クライアントにファイルを配布する場合でも、安全なファイル転送を管理する場合でも、このソフトウェアは、セキュリティと説明責任を確保しながら、共有コンテンツの制御を維持するために必要なすべてのツールを提供します。
このモジュールを有効にする方法
ファイル共有アドオンをセットアップするには、次のリンクをクリックします。 アドオンをセットアップします。
ファイル共有アドオンの使用方法?
検証フローの説明
- 初めてファイル共有ページにアクセスすると、確認画面が表示されます。
- ここで必要なファイルをアップロードする必要があります。提出したら、
- スーパー管理者は、提出された書類を確認し、次のいずれかを行います。
- 検証が承認された後にのみ、「ファイル」セクションにアクセスできます。
ファイルを作成または管理する前に検証を完了する必要があることを示す通知。そのメモの下で「検証」をクリックすると、検証ページに移動します。確認ページに作成ボタンが表示され、ボタンをクリックすると確認フォームが開きます。
検証リクエストでは、「適用日」、「特定の添付ファイル」が表示され、ステータスは「保留中」になります。
確認リクエストを承認または拒否します。 [ファイル共有の検証] セクションで検証のステータスを確認できます。スーパー管理者がリクエストを承認すると、「アクション日」が表示され、ステータスが「承認済み」に変わります。
ファイルの作成、アップロード、共有を開始します。それまでは、ファイル作成機能はブロックされたままとなり、検証通知が表示されます。必要に応じてリクエストを削除することもできますが、リクエストを削除すると、そのファイルに関連するすべてのデータが削除されます。必要に応じてファイルを取り戻すこともできます。
ファイル管理
新しいファイルをアップロードして共有するには、ファイル ページの上部にある [追加] ボタンをクリックします。これにより、ファイル アップロード フォームが開き、いくつかのセクションに入力する必要があります。
「参照」または「ファイルを選択」をクリックして、コンピュータからアップロードするファイルを選択し、「添付ファイル」フィールド (必須) から始めます。選択すると、ファイル名とサイズが表示されます。
次に、「ファイルを共有する方法を選択」オプションから共有方法を選択します。ファイルが直接送信される特定の電子メール アドレスを追加できる「電子メールの割り当て」を選択するか、誰とでも共有できるダウンロード可能なリンクを生成する「共有リンク」を選択できます。
最初のダウンロード後にファイルを自動的に削除したい場合は、「自動削除」トグル スイッチを有効にします。これは、無期限にアクセスし続けるべきではない一時ファイルや機密文書に役立ちます。
セキュリティを強化するには、「パスワードでアップロードを保護する」オプションを使用できます。有効にすると、受信者はファイルをダウンロードする前に、設定したパスワードを入力する必要があります。このフィールドはオプションですが、機密文書には推奨されます。
「ユーザー」フィールドでは、ファイルにアクセスする必要がある社内の複数のユーザーを選択できます。これによりユーザー管理システムに接続され、既存の連絡先またはユーザー データベースから選択できるようになります。
最後に、ファイルの内容を説明したり、受信者に手順を提供したりする説明を追加します。これにより、ユーザーはダウンロードする前にファイルの目的を理解することができます。
リスト ページには、アップロードされたすべてのファイルが表形式で表示されます。列には、ファイル名、ファイル サイズ、ファイル共有タイプ (電子メールまたはリンク)、アクセス権のあるユーザー、合計ダウンロード数、パス有効 (パスワード保護インジケーター)、自動破棄設定、およびファイル ステータス (使用可能または使用不可) が表示されます。
[検索] ボタンを使用して、名前またはその他の条件で特定のファイルを検索します。 [フィルター] ボタンを使用すると、ファイル ステータス、ファイル共有タイプ、ユーザーごとにファイルをフィルターできます。リスト/グリッド切り替えボタンは、ビューを表形式から、ファイルのサムネイルと詳細情報カードを表示する視覚的なグリッド レイアウトに切り替えます。ページごとのセレクターを使用すると、ページごとに表示されるファイルの数を制御できます。
「アクション」列で使用可能なアクションには次のものがあります。
-ダウンロードしてオリジナルファイルを取得します（利用可能なファイルのみ）
- ブラウザーで直接画像やドキュメントを表示するプレビュー
- リンクをコピーして、ファイル名とサイズ情報を含むすぐに共有できる暗号化されたリンクを取得します
-編集してファイル設定を変更します
-削除：ファイルを削除します（ゴミ箱に移動します）
アクティビティ管理
[アクティビティ] セクションでは、共有ファイルのすべてのダウンロード アクティビティを包括的に追跡できます。これは、誰がいつファイルにアクセスしているかを監視するのに役立ちます。
リスト ページには、ファイル名 (アクセスされた特定のファイル)、ダウンローダーの IP アドレス、日付タイムスタンプ、ダウンロードが行われた国 (IP 地理位置情報に基づく)、使用されたデバイス タイプ、および OS 名 (オペレーティング システム情報) を示す列を含む詳細なダウンロード情報が表示されます。
[**検索**] ボタンを使用して、ファイル名、IP アドレス、または日付で特定のダウンロード アクティビティを検索します。 **フィルター** ボタンは、高度なフィルター オプションを提供します。 **ページごとのセレクター** は、ページごとに表示されるアクティビティの数を制御します。
[**表示**] ボタンをクリックすると、特定のダウンロード アクティビティに関する詳細情報が表示されます。この詳細ビューでは、ダウンロード履歴、ユーザー パターン、ブラウザ情報、セキュリティ監視と使用状況分析のために保存されたアクセス ログなどの包括的な追跡データが提供されます。
ゴミの管理
ファイルを削除しても、すぐには消えませんが、ゴミ箱セクションに移動するため、必要に応じて復元することができます。
ゴミ箱リスト ページには、削除されたすべてのファイルが表示され、列にはファイル名、ファイル サイズ、ファイル ステータス、自動削除設定、ファイル共有タイプ、アクセス権のあるユーザー、およびファイルが削除されたときの削除時刻のタイムスタンプが表示されます。
**検索** ボタンを使用して特定の削除されたファイルを検索し、**フィルター** ボタンを使用して高度なフィルター オプションを使用し、**ページごとのセレクター** を使用して表示数を制御します。
利用可能なアクションは次のとおりです。
– 復元してファイルをアクティブな状態に戻します (メインのファイル リストに再度表示されます)。
– 削除: システムからファイルを完全に削除します (この操作は元に戻すことができず、物理ファイルが削除されます)
削除されたファイルをフィルタリングするには、ファイル ステータス、ファイル共有タイプ、ユーザー フィルタなど、メインのファイル モジュールと同じフィルタリング オプションを使用します。
検証管理
独自の検証リクエストを管理し、その進行状況を追跡できます。リスト ページには、申請日 (提出日)、アクション日 (審査日)、ステータス (保留中、承認済み、または拒否済み) の列、および以前にアップロードしたドキュメントをダウンロードできる添付ファイル列を含む検証提出が表示されます。
検索およびフィルター機能を使用して検証履歴を管理します。ページごとのセレクターは、表示される検証レコードの数を制御します。
スーパー管理者の検証管理
スーパー管理者の場合、「ファイル共有の検証」セクションには企業からのすべての検証リクエストが表示されます。スーパー管理者リスト ページには、会社名、適用日、アクション日、ステータス、添付ファイルの列が表示されます (管理者はここで、提出されたドキュメントをレビューのためにダウンロードできます)。
スーパー管理者は、**アクション** ボタンを使用して検証リクエストを確認し、承認または拒否できます。クリックすると、詳細なレビュー インターフェイスが開き、管理者は送信されたドキュメントを調べて承認の決定を下すことができます。
[削除] ボタンを使用すると、必要に応じて検証レコードを削除できます。検索、フィルター、およびページごとのセレクター機能を使用して、検証ワークフローを効率的に管理し、すべての検証決定の記録を維持します。
ブランド設定
組織のブランドを構成するには、「ブランド設定」セクションにアクセスして、次のことができます。
– ロゴ: ファイル検証を使用して会社のロゴをアップロードしてプレビューします。ファイル共有インターフェイス全体に表示されます。
– ファビコン: ファイル検証を使用してファビコンをアップロードしてプレビューし、ブラウザーのタブやブックマークに表示します。
– フッター テキスト: 指定された入力フィールドにフッター テキストを入力します。フッター テキストは、共有ファイル ページの下部に短いテキストとして表示されます。
追加設定
次の方法でデフォルトのファイル共有プレゼンテーションを構成します。
– ファイル タイトル: ファイル共有ページに表示されるデフォルトのタイトルを入力します。
– ファイル ボタン テキスト: システム全体のダウンロード ボタンに表示されるテキストを設定します。
– ファイルの説明: テキストエリアフィールドに説明を追加して、共有ページに表示されるファイルに関する情報を提供します。
– ファイル画像: ファイル共有インターフェイスのバナーとして機能するファイル画像をアップロードしてプレビューします。