Integrazione condivisione file in Mewayz
Il software di condivisione file è una piattaforma completa progettata per aiutare le aziende e i privati a condividere in modo sicuro i file con accesso controllato e monitoraggio dettagliato.
Introduzione
Il software di condivisione file è una piattaforma completa progettata per aiutare le aziende e i privati a condividere in modo sicuro i file con accesso controllato e monitoraggio dettagliato. Questo software fornisce funzionalità di caricamento e distribuzione sicura dei file con molteplici metodi di condivisione tra cui l'assegnazione di e-mail e collegamenti condivisi. Il sistema include funzionalità di sicurezza avanzate come protezione tramite password, funzionalità di autodistruzione e monitoraggio completo dei download. Gli utenti possono monitorare tutte le attività di condivisione dei file, gestire i file eliminati tramite un sistema di spazzatura e gestire i processi di verifica per le richieste di accesso ai file. Che tu stia condividendo documenti con i membri del team, distribuendo file ai clienti o gestendo trasferimenti di file sicuri, questo software fornisce tutti gli strumenti necessari per mantenere il controllo sui contenuti condivisi garantendo al tempo stesso sicurezza e responsabilità.
Come abilitare questo modulo
Per impostare il componente aggiuntivo di condivisione file, puoi seguire questo collegamento: Add-On di configurazione.
Come utilizzare il componente aggiuntivo per la condivisione di file?
Spiegazione del flusso di verifica
- Quando accedi per la prima volta alla pagina Condivisione file, vedrai una verifica
- Qui devi caricare il file richiesto. Una volta inviato il tuo
- Il super amministratore esaminerà i documenti inviati e entrambi
- Solo dopo l'approvazione della verifica potrai accedere alla sezione File
avviso che indica che è necessario completare la verifica prima di poter creare o gestire file. Sotto quella nota, se fai clic sulla verifica, verrai indirizzato alla pagina di verifica. Nella pagina di verifica vedrai un pulsante di creazione, se fai clic sul pulsante si aprirà il modulo di verifica.
richiesta di verifica, mostrerà una "Data di applicazione", un "Allegato particolare" e avrà lo stato "In sospeso".
approvare o rifiutare la tua richiesta di verifica. Puoi controllare lo stato della tua verifica nella sezione Verifica condivisione file. Una volta che il super amministratore avrà approvato la tua richiesta, riceverai una "Data azione" e il tuo stato cambierà in "Approvato".
e inizia a creare, caricare e condividere file. Fino ad allora, le funzionalità di creazione dei file rimarranno bloccate con l'avviso di verifica visualizzato. Puoi anche eliminare la richiesta se lo desideri, ma se la elimini tutti i dati relativi a quel file verranno rimossi, puoi anche recuperare il file se lo desideri.
Gestione dei file
Per caricare e condividere un nuovo file, clicca il pulsante “Aggiungi” in alto nella pagina dei file. Si aprirà il modulo di caricamento file dove dovrai completare diverse sezioni.
Inizia con il campo Allegato (obbligatorio) facendo clic su "Sfoglia" o "Scegli file" per selezionare il file che desideri caricare dal tuo computer. Una volta selezionato, vedrai il nome e la dimensione del file visualizzati.
Successivamente, scegli il metodo di condivisione dalle opzioni "Seleziona un metodo per condividere il file". Puoi selezionare "Assegna e-mail" che ti consente di aggiungere indirizzi e-mail specifici a cui verrà inviato direttamente il file, oppure scegliere "Link condiviso" che genera un collegamento scaricabile che puoi condividere con chiunque.
Se desideri che il file venga eliminato automaticamente dopo il primo download, attiva l'interruttore "Distruzione automatica". Ciò è utile per file temporanei o documenti sensibili che non dovrebbero rimanere accessibili indefinitamente.
Per maggiore sicurezza, puoi usare l'opzione "Proteggi il caricamento con una password". Quando è attiva, i destinatari dovranno inserire la password impostata prima di poter scaricare il file. Questo campo è facoltativo ma consigliato per i documenti riservati.
Nel campo Utenti puoi selezionare più utenti della tua azienda che dovrebbero avere accesso al file. Questo si connette al tuo sistema di gestione degli utenti, permettendoti di scegliere tra i tuoi contatti esistenti o il database degli utenti.
Infine, aggiungi una Descrizione per spiegare cosa contiene il file o fornire istruzioni ai destinatari. Questo aiuta gli utenti a capire lo scopo del file prima di scaricarlo.
La pagina di elenco mostra tutti i file caricati in un formato tabella. Le colonne mostrano Nome file, Dimensione file, Tipo di condivisione file (e-mail o collegamento), Utenti che hanno accesso, Conteggio download totali, È abilitato (indicatore di protezione password), Impostazioni di distruzione automatica e Stato file (Disponibile o Non disponibile).
Utilizza il pulsante Cerca per trovare file specifici per nome o altri criteri. Il pulsante Filtro consente di filtrare i file per Stato file, Tipo di condivisione file e Utenti. Il pulsante Alterna elenco/griglia cambia la visualizzazione dal formato tabella a un layout a griglia visiva che mostra le miniature dei file e le schede informative dettagliate. Il selettore per pagina ti consente di controllare il numero di file visualizzati per pagina.
Le azioni disponibili nella colonna Azioni includono:
-Scarica per ottenere il file originale (solo per i file disponibili)
-Anteprima per visualizzare immagini o documenti direttamente nel browser
-Copia collegamento per ottenere un collegamento crittografato pronto da condividere con informazioni sul nome del file e sulle dimensioni
-Modifica per modificare le impostazioni del file
-Elimina per rimuovere i file (sposta nel cestino)
Gestione delle attività
La sezione Attività fornisce il monitoraggio completo di tutte le attività di download per i file condivisi. Questo ti aiuta a monitorare chi accede ai tuoi file e quando.
La pagina di elenco visualizza informazioni dettagliate sul download con colonne che mostrano Nome file (a quali file specifici è stato effettuato l'accesso), Indirizzo IP del downloader, Data e ora, Paese in cui è avvenuto il download (in base alla geolocalizzazione IP), Tipo di dispositivo utilizzato e Nome del sistema operativo (informazioni sul sistema operativo).
Utilizza il pulsante **Cerca** per trovare attività di download specifiche in base al nome del file, all'indirizzo IP o alla data. Il pulsante **Filtro** fornisce opzioni di filtraggio avanzate. Il **Selettore per pagina** controlla il numero di attività visualizzate per pagina.
Fare clic sul pulsante **Mostra** per visualizzare informazioni dettagliate su attività di download specifiche. Questa visualizzazione dettagliata fornisce dati di monitoraggio completi tra cui cronologia dei download, modelli utente, informazioni sul browser e registri di accesso archiviati per il monitoraggio della sicurezza e l'analisi dell'utilizzo.
Gestione dei rifiuti
Quando elimini i file, questi non scompaiono immediatamente ma si spostano nella sezione Cestino, dandoti la possibilità di recuperarli se necessario.
La pagina dell'elenco dei rifiuti visualizza tutti i file eliminati con colonne che mostrano Nome file, Dimensione file, Stato file, Impostazioni di distruzione automatica, Tipo di condivisione file, Utenti che hanno avuto accesso e Data/ora eliminato al momento della rimozione del file.
Utilizza il pulsante **Cerca** per trovare file eliminati specifici, il pulsante **Filtro** per opzioni di filtro avanzate e il **Selettore per pagina** per controllare il conteggio delle visualizzazioni.
Le azioni disponibili includono:
– Ripristina per riportare i file allo stato attivo (riappariranno nell'elenco principale dei file)
– Elimina per rimuovere definitivamente i file dal sistema (questa azione non può essere annullata e rimuove il file fisico)
Per filtrare i file eliminati, utilizzare le stesse opzioni di filtro del modulo File principale, inclusi i filtri Stato file, Tipo di condivisione file e Utenti.
Gestione della verifica
Puoi gestire le tue richieste di verifica e monitorarne lo stato di avanzamento. La pagina di elenco mostra i tuoi invii di verifica con colonne per Data di applicazione (quando hai inviato), Data di azione (quando è stata rivista), Stato (In sospeso, Approvato o Rifiutato) e la colonna Allegato in cui puoi scaricare i documenti caricati in precedenza.
Utilizza le funzioni Cerca e Filtra per gestire la cronologia delle verifiche. Il selettore per pagina controlla il numero di record di verifica visualizzati.
Gestione delle verifiche Super Admin
Per i super amministratori, la sezione Verifica condivisione file mostra tutte le richieste di verifica delle aziende. La pagina dell'elenco dei super amministratori mostra le colonne per Nome azienda, Data applicazione, Data azione, Stato e Allegato (dove gli amministratori possono scaricare i documenti inviati per la revisione).
Il super amministratore può utilizzare il pulsante **Azione** per esaminare le richieste di verifica e approvarle o rifiutarle. Se cliccato, si apre un'interfaccia di revisione dettagliata in cui gli amministratori possono esaminare i documenti inviati e prendere decisioni di approvazione.
Il pulsante Elimina consente la rimozione dei record di verifica quando necessario. Usa le funzioni Cerca, Filtra e Selettore per pagina per gestire in modo efficiente il flusso di lavoro di verifica e mantenere i record di tutte le decisioni di verifica.
Impostazioni del marchio
Per configurare il marchio della tua organizzazione, accedi alla sezione Impostazione marchio dove puoi:
– Logo: carica e visualizza l'anteprima del logo della tua azienda con la convalida del file, che apparirà nell'interfaccia di condivisione dei file
– Favicon: carica e visualizza l'anteprima della tua favicon con la convalida del file, che viene visualizzata nelle schede del browser e nei segnalibri
– Testo piè di pagina: inserisci il testo del piè di pagina nel campo di input designato, che appare come un breve testo nella parte inferiore delle pagine dei file condivisi
Impostazioni aggiuntive
Configura la presentazione di condivisione file predefinita tramite:
– Titolo file: immettere il titolo predefinito visualizzato nelle pagine di condivisione file
– Testo pulsante file: imposta il testo che appare sui pulsanti di download in tutto il sistema
– Descrizione file: aggiungi una descrizione nel campo textarea per fornire informazioni sui file visualizzati nelle pagine di condivisione
– Immagine file: carica e visualizza in anteprima un'immagine file che funge da banner per l'interfaccia di condivisione file