Integracja dokumentów w Mewayz
System Zarządzania Dokumentami to kompleksowa platforma zaprojektowana, aby pomóc organizacjom w efektywnym tworzeniu, organizowaniu i zarządzaniu dokumentami biznesowymi.
Adres URL wersji demonstracyjnej
Wprowadzenie
System Zarządzania Dokumentami to kompleksowa platforma zaprojektowana, aby pomóc organizacjom w efektywnym tworzeniu, organizowaniu i zarządzaniu dokumentami biznesowymi. System ten pozwala użytkownikom tworzyć dokumenty z odpowiednią kategoryzacją, zarządzać typami dokumentów, dołączać pliki, dodawać komentarze i notatki oraz kontrolować widoczność dokumentów poprzez ustawienia publiczne lub prywatne. System udostępnia funkcje takie jak eksport do plików PDF, powielanie dokumentów i narzędzia do współpracy umożliwiające komunikację w zespole.
Jak włączyć ten moduł
Aby skonfigurować dodatek Dokument, kliknij ten link: Skonfiguruj dodatek.
Jak korzystać z dodatku Dokument?
Konfiguracja ustawień
- Przejdź do Ustawienia, a następnie Ustawienia dokumentów, aby skonfigurować system. Wejdź
- Ten przedrostek pomaga zachować spójną numerację dokumentów w całym dokumencie
Prefiks dokumentów, który będzie używany do automatycznego generowania numerów dokumentów.
organizacja. Kliknij „Zapisz”, aby zastosować konfigurację.
Zarządzaj typem dokumentu
- Aby utworzyć nowy typ dokumentu, kliknij przycisk „Utwórz” przy typie dokumentu
- Strona listy wyświetla wszystkie typy dokumentów w tabeli z nazwą typu dokumentu
strona. Wprowadź nazwę typu dokumentu, który będzie używany do kategoryzowania dokumentów. Kliknij „Utwórz”, aby zapisać nowy typ dokumentu.
kolumna. Możesz wykonać czynności takie jak Edytuj, aby zmodyfikować istniejące typy dokumentów lub Usuń, aby usunąć typy dokumentów, które nie są już potrzebne.
Zarządzaj dokumentami
- Aby utworzyć nowy dokument, kliknij przycisk „Utwórz” u góry dokumentów
- Wybierz typ dokumentu, który najlepiej kategoryzuje Twój dokument. Opcjonalnie przypisz
- Strona listy pokazuje wszystkie dokumenty w tabeli z kolumnami Numer dokumentu,
strona. W polu tematu wpisz wyraźny tytuł dokumentu.
użytkownika, który będzie odpowiedzialny za ten dokument. W razie potrzeby dodaj odpowiednie notatki w polu notatek. Zaznacz pole wyboru Dokumenty prywatne, jeśli chcesz ograniczyć dostęp do tego dokumentu. Po uzupełnieniu wszystkich wymaganych informacji kliknij „Utwórz”, aby zapisać dokument.
Temat, użytkownik, typ, status i zakres. Dostępne akcje to Duplikuj, aby utworzyć kopię, Pokaż, aby wyświetlić szczegóły, Edytuj, aby zmodyfikować informacje i Usuń, aby usunąć dokumenty.
- Kliknięcie przycisku Pokaż spowoduje wyświetlenie strony szczegółów dokumentu z kilkoma opcjami.
- Podczas powielania dokumentów możesz wybrać, które elementy chcesz skopiować, zaznaczając je
- Zakres dokumentu określa widoczność – Można do niego przypisywać dokumenty prywatne
- Należy pamiętać, że podczas powielania dokumentów załączniki nie mogą zostać przekonwertowane na nowe
- Kliknij Pobierz, aby pobrać wersję dokumentu w formacie PDF. Użyj podglądu, aby wyświetlić
- Na stronie szczegółów dokumentu wyświetlane są karty pokazujące liczbę załączników,
- Można zaktualizować uwagi do dokumentu, opis dokumentu i opis dodatkowy
- W sekcji Załączniki prześlij pliki, wybierając je ze swojego komputera.
- Sekcja Komentarze zawiera obszar tekstowy, w którym możesz wpisać komentarz i kliknąć
- W sekcji Notatki napisz notatki w obszarze tekstowym i kliknij „Wyślij”, aby je dodać.
Użyj przycisku Duplikuj, aby utworzyć kopię dokumentu z opcjami dołączania lub wykluczania notatek i komentarzy.
zaznacz pola wyboru Duplikuj notatki i Duplikuj komentarze. Umożliwia to tworzenie kopii dokumentów z oryginalną wspólną treścią lub bez niej.
wielu użytkowników i są widoczne tylko dla przypisanych użytkowników, natomiast Dokumenty Publiczne są widoczne dla wszystkich użytkowników Personelu, nawet jeśli nie jest przypisany żaden konkretny personel, o ile dokument jest Aktywny.
dokument i należy go przesłać osobno.
dokument przed pobraniem. Lista rozwijana Status umożliwia zmianę statusu dokumentu w razie potrzeby.
Komentarze i notatki wraz ze szczegółami dokumentu, w tym tematem, typem, zakresem i informacjami o użytkowniku.
w sekcji formularza i kliknij „Zapisz”, aby zaktualizować informacje.
Wyświetl listę przesłanych załączników z informacjami o ścieżce i rozmiarze pliku. Użyj opcji Podgląd, aby wyświetlić pliki, Pobierz, aby zapisać pliki lokalnie, lub Usuń, aby usunąć załączniki.
„Wyślij”, aby je opublikować. Wyświetl wszystkie komentarze z profilami użytkowników, tekstem komentarza, sygnaturami czasowymi i nazwami użytkowników. Komentarze oznaczone jako „edytowane” pokazują historię modyfikacji. Użyj opcji Edytuj, aby zmodyfikować swoje komentarze, lub opcji Usuń, aby je usunąć.
Zobacz wszystkie notatki z profilami użytkowników, treścią notatek, sygnaturami czasowymi i nazwami użytkowników. Po modyfikacji notatki mają status „edytowane”. Użyj opcji Edytuj, aby zaktualizować notatki lub Usuń, aby je usunąć.