Documents Integration in Mewayz
Das Dokumentenmanagementsystem ist eine umfassende Plattform, die Organisationen hilft, ihre Geschäftsdokumente effizient zu erstellen, zu organisieren und zu verwalten.
Einführung
Das Dokumentenmanagementsystem ist eine umfassende Plattform, die Organisationen hilft, ihre Geschäftsdokumente effizient zu erstellen, zu organisieren und zu verwalten. Dieses System ermöglicht es Benutzern, Dokumente mit ordnungsgemäßer Kategorisierung zu erstellen, Dokumenttypen zu verwalten, Dateien anzuhängen, Kommentare und Notizen hinzuzufügen und die Sichtbarkeit von Dokumenten über öffentliche oder private Einstellungen zu steuern. Das System bietet Funktionen wie PDF-Export, Dokumentduplizierung und Kollaborationstools für die Teamkommunikation.
How to enable this module
Um das Dokument-Add-on einzurichten, folgen Sie diesem Link: Einrichtungs-Add-on.
Wie verwende ich das Dokument-Add-On?
Einstellungen-Konfiguration
- Navigieren Sie zu Einstellungen und dann zu Dokumenteinstellungen, um das System zu konfigurieren. Geben Sie
- Dieses Präfix hilft, eine einheitliche Dokumentnummerierung über Ihre
das Dokumentpräfix, das für die automatische Generierung von Dokumentnummern verwendet wird.
Organisation. Klicken Sie auf „Speichern“, um die Konfiguration anzuwenden.
Dokumenttyp verwalten
- Um einen neuen Dokumenttyp zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Erstellen“ auf dem Dokumenttyp
- Die Listenseite zeigt alle Dokumenttypen in einer Tabelle mit dem Namen des Dokumenttyps
Seite. Geben Sie den Namen für den Dokumenttyp ein, mit dem Ihre Dokumente kategorisiert werden. Klicken Sie auf „Erstellen“, um den neuen Dokumenttyp zu speichern.
Spalte. Sie können Aktionen wie Bearbeiten ausführen, um bestehende Dokumenttypen zu ändern, oder Löschen, um nicht mehr benötigte Dokumenttypen zu entfernen.
Dokumente verwalten
- Um ein neues Dokument zu erstellen, klicken Sie oben auf der Dokumentenseite auf die Schaltfläche „Erstellen“
- Wählen Sie den Dokumenttyp, der Ihr Dokument am besten kategorisiert. Weisen Sie optional
- Die Listenseite zeigt alle Dokumente in einer Tabelle mit Spalten für Dokumentnummer,
Seite. Trage in das Betrefffeld einen klaren Dokumenttitel ein.
ein Nutzer, der für dieses Dokument verantwortlich ist. Fügen Sie bei Bedarf relevante Notizen im Notizfeld hinzu. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Private Dokumente“, wenn Sie den Zugriff auf dieses Dokument beschränken möchten. Klicken Sie nach Eingabe aller erforderlichen Informationen auf „Erstellen“, um das Dokument zu speichern.
Betreff, Benutzer, Typ, Status und Geltungsbereich. Verfügbare Aktionen sind „Duplizieren“, um eine Kopie zu erstellen, „Anzeigen“, um Details zu sehen, „Bearbeiten“, um Informationen zu ändern, und „Löschen“, um Dokumente zu entfernen.
- Wenn Sie auf Anzeigen klicken, sehen Sie die Detailseite des Dokuments mit mehreren Optionen.
- Beim Duplizieren von Dokumenten können Sie auswählen, welche Elemente kopiert werden sollen, indem Sie
- Der Dokumentbereich bestimmt die Sichtbarkeit – Private Dokumente können zugewiesen werden an
- Beachten Sie, dass beim Duplizieren von Dokumenten Anhänge nicht in das neue
- Klicken Sie auf Herunterladen, um eine PDF-Version des Dokuments zu erhalten. Verwenden Sie Vorschau, um das
- Die Detailseite des Dokuments zeigt Karten mit Anzahlen für Anhänge,
- Sie können Dokumentnotizen, Dokumentbeschreibung und Zusatzbeschreibung aktualisieren
- Laden Sie im Bereich Anhänge Dateien hoch, indem Sie sie von Ihrem Computer auswählen.
- Der Kommentarbereich bietet ein Textfeld, in das Sie Kommentare eingeben und klicken können
- Schreiben Sie im Bereich „Notizen“ Notizen in das Textfeld und klicken Sie auf „Senden“, um sie hinzuzufügen.
Verwenden Sie die Schaltfläche „Duplizieren“, um eine Kopie des Dokuments zu erstellen – mit der Option, Notizen und Kommentare ein- oder auszuschließen.
die Kontrollkästchen Notizen duplizieren und Kommentare duplizieren. So können Sie Dokumentkopien mit oder ohne den ursprünglichen kollaborativen Inhalt erstellen.
mehreren Nutzern und sind nur für die zugewiesenen Nutzer sichtbar, während öffentliche Dokumente für alle Mitarbeiter sichtbar sind, selbst wenn kein bestimmter Mitarbeiter zugewiesen ist, solange das Dokument aktiv ist.
Dokument und muss separat hochgeladen werden.
Dokument vor dem Herunterladen. Über das Status-Dropdown können Sie den Dokumentstatus nach Bedarf ändern.
Kommentare und Notizen, zusammen mit den Dokumentdetails einschließlich Betreff, Typ, Geltungsbereich und Nutzerinformationen.
im Formularbereich und klicken Sie auf „Speichern“, um die Informationen zu aktualisieren.
Sehen Sie sich die Liste der hochgeladenen Anhänge mit Informationen zu Dateipfad und Größe an. Nutzen Sie „Vorschau“, um Dateien anzusehen, „Herunterladen“, um Dateien lokal zu speichern, oder „Löschen“, um Anhänge zu entfernen.
„Senden“, um sie zu posten. Sehen Sie alle Kommentare mit Nutzerprofilen, Kommentartext, Zeitstempeln und Benutzernamen. Als „bearbeitet“ markierte Kommentare zeigen den Änderungsverlauf. Verwenden Sie Bearbeiten, um Ihre Kommentare zu ändern, oder Löschen, um sie zu entfernen.
Sehen Sie alle Notizen mit Benutzerprofilen, Notizinhalten, Zeitstempeln und Benutzernamen. Notizen zeigen den Status „bearbeitet“, wenn sie geändert wurden. Verwenden Sie „Bearbeiten“, um Notizen zu aktualisieren, oder „Löschen“, um sie zu entfernen.