Integrazione dei documenti in Mewayz
Il sistema di gestione dei documenti è una piattaforma completa progettata per aiutare le organizzazioni a creare, organizzare e gestire i propri documenti aziendali in modo efficiente.
Introduzione
Il sistema di gestione dei documenti è una piattaforma completa progettata per aiutare le organizzazioni a creare, organizzare e gestire i propri documenti aziendali in modo efficiente. Questo sistema consente agli utenti di creare documenti con una corretta categorizzazione, gestire tipi di documenti, allegare file, aggiungere commenti e note e controllare la visibilità dei documenti tramite impostazioni pubbliche o private. Il sistema fornisce funzionalità come l'esportazione di PDF, la duplicazione di documenti e strumenti di collaborazione per la comunicazione del team.
Come abilitare questo modulo
Per impostare il componente aggiuntivo Documento, puoi seguire questo collegamento: Add-On di configurazione.
Come utilizzare il componente aggiuntivo Documento?
Configurazione delle impostazioni
- Passare a Impostazioni e quindi a Impostazioni documenti per configurare il sistema. Entra
- Questo prefisso aiuta a mantenere una numerazione coerente dei documenti in tutto il tuo
il Prefisso Documenti che verrà utilizzato per generare automaticamente i numeri dei documenti.
organizzazione. Fare clic su "Salva" per applicare la configurazione.
Gestisci tipo di documento
- Per creare un nuovo tipo di documento, fare clic sul pulsante "Crea" sul tipo di documento
- La pagina di elenco visualizza tutti i tipi di documento in una tabella con il nome del tipo di documento
pagina. Inserisci il nome del tipo di documento che verrà utilizzato per classificare i tuoi documenti. Fare clic su "Crea" per salvare il nuovo tipo di documento.
colonna. Puoi eseguire azioni come Modifica per modificare i tipi di documento esistenti o Elimina per rimuovere i tipi di documento che non sono più necessari.
Gestisci documenti
- Per creare un nuovo documento, fai clic sul pulsante "Crea" nella parte superiore dei documenti
- Scegli il tipo di documento che meglio classifica il tuo documento. Facoltativamente, assegnare
- La pagina di elenco mostra tutti i documenti in una tabella con colonne per Numero documento,
pagina. Compila il campo dell'oggetto con un titolo chiaro del documento.
un utente che sarà responsabile di questo documento. Aggiungi eventuali note pertinenti nel campo note, se necessario. Seleziona la casella Documenti privati se vuoi limitare l'accesso a questo documento. Dopo aver compilato tutte le informazioni richieste, clicca su “Crea” per salvare il documento.
Oggetto, Utente, Tipo, Stato e Ambito. Le azioni disponibili includono Duplica per creare una copia, Mostra per visualizzare i dettagli, Modifica per modificare le informazioni ed Elimina per rimuovere i documenti.
- Facendo clic su Mostra, vedrai la pagina dei dettagli del documento con diverse opzioni.
- Quando duplichi i documenti, puoi scegliere quali elementi copiare selezionando
- L'ambito del documento determina la visibilità: è possibile assegnare documenti privati
- Tieni presente che quando si duplicano i documenti, gli allegati non possono essere convertiti nel nuovo
- Fare clic su Scarica per ottenere una versione PDF del documento. Utilizzare Anteprima per visualizzare il
- La pagina dei dettagli del documento mostra schede con i conteggi di allegati,
- È possibile aggiornare le note del documento, la descrizione del documento e la descrizione aggiuntiva
- Nella sezione Allegati, carica i file selezionandoli dal tuo computer.
- La sezione Commenti fornisce un'area di testo in cui è possibile digitare commenti e fare clic
- Nella sezione Note, scrivi note nell'area di testo e fai clic su "Invia" per aggiungerle.
Utilizza il pulsante Duplica per creare una copia del documento con opzioni per includere o escludere note e commenti.
le caselle di controllo Duplica note e Duplica commenti. Ciò consente di creare copie di documenti con o senza il contenuto collaborativo originale.
più utenti e sono visibili solo agli utenti assegnati, mentre i documenti pubblici sono visibili a tutti gli utenti Staff, anche se non è assegnato alcun personale specifico, purché il documento sia Attivo.
documento e deve essere caricato separatamente.
documento prima del download. Il menu a discesa Stato consente di modificare lo stato del documento secondo necessità.
Commenti e note, insieme ai dettagli del documento tra cui oggetto, tipo, ambito e informazioni sull'utente.
nella sezione del modulo e fare clic su “Salva” per aggiornare le informazioni.
Visualizza l'elenco degli allegati caricati con il percorso del file e le informazioni sulle dimensioni. Utilizza Anteprima per visualizzare i file, Scarica per salvare i file localmente o Elimina per rimuovere gli allegati.
"Invia" per pubblicarli. Visualizza tutti i commenti con profili utente, testo del commento, timestamp e nomi utente. I commenti contrassegnati come "modificati" mostrano la cronologia delle modifiche. Utilizza Modifica per modificare i tuoi commenti o Elimina per rimuoverli.
Visualizza tutte le note con profili utente, contenuto delle note, timestamp e nomi utente. Le note mostrano lo stato "modificato" quando vengono modificate. Utilizza Modifica per aggiornare le note o Elimina per rimuoverle.