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Mewayz でのドキュメントの統合

ドキュメント管理システムは、組織がビジネスドキュメントを効率的に作成、整理、管理できるように設計された包括的なプラットフォームです。

製品内

はじめに

ドキュメント管理システムは、組織がビジネスドキュメントを効率的に作成、整理、管理できるように設計された包括的なプラットフォームです。このシステムを使用すると、ユーザーは適切に分類されたドキュメントの作成、ドキュメントタイプの管理、ファイルの添付、コメントやメモの追加、パブリックまたはプライベート設定によるドキュメントの表示の制御が可能になります。このシステムは、PDF エクスポート、ドキュメントの複製、チームコミュニケーションのための共同ツールなどの機能を提供します。

このモジュールを有効にする方法

ドキュメントアドオンをセットアップするには、次のリンクをクリックします。アドオンをセットアップします。

ドキュメントアドオンの使用方法?

設定の構成

[設定]、[ドキュメント設定] の順に移動して、システムを構成します。入力してください

文書番号を自動的に生成するために使用される文書プレフィックス。

このプレフィックスは、組織全体で一貫した文書番号を維持するのに役立ちます。

組織。「保存」をクリックして設定を適用します。

文書タイプの管理

新しい文書タイプを作成するには、文書タイプの「作成」ボタンをクリックします。

ページ。ドキュメントを分類するために使用するドキュメントタイプの名前を入力します。「作成」をクリックして、新しいドキュメントタイプを保存します。

リストページには、すべてのドキュメントタイプがドキュメントタイプ名とともに表に表示されます。

コラム。「編集」などのアクションを実行して既存のドキュメント・タイプを変更したり、「削除」を実行して不要になったドキュメント・タイプを削除したりできます。

文書の管理

新しいドキュメントを作成するには、ドキュメントの上部にある「作成」ボタンをクリックします。

ページ。件名フィールドに明確な文書タイトルを入力します。

ドキュメントを最もよく分類するドキュメントの種類を選択してください。オプションで、割り当てます

この文書の責任を負うユーザー。必要に応じて、関連するメモをメモフィールドに追加します。このドキュメントへのアクセスを制限したい場合は、[プライベートドキュメント] チェックボックスをオンにします。必要な情報をすべて入力したら、「作成」をクリックして文書を保存します。

リストページには、文書番号の列を含むテーブル内のすべての文書が表示されます。

件名、ユーザー、タイプ、ステータス、およびスコープ。使用可能なアクションには、コピーを作成する「複製」、詳細を表示する「表示」、情報を変更する「編集」、ドキュメントを削除する「削除」が含まれます。

「表示」をクリックすると、いくつかのオプションを含むドキュメントの詳細ページが表示されます。

[複製] ボタンを使用して、メモやコメントを含めるか除外するオプションを備えたドキュメントのコピーを作成します。

ドキュメントを複製するとき、チェックボックスをオンにして、コピーする要素を選択できます。

［メモの複製］チェックボックスと［コメントの複製］チェックボックスをオンにします。これにより、元の共同作業コンテンツの有無にかかわらず、ドキュメントのコピーを作成できます。

ドキュメントのスコープによって可視性が決まります – プライベートドキュメントを割り当てることができます

パブリックドキュメントは複数のユーザーに表示され、割り当てられたユーザーのみに表示されます。一方、パブリックドキュメントは、特定のスタッフが割り当てられていない場合でも、ドキュメントがアクティブである限り、すべてのスタッフユーザーに表示されます。

ドキュメントを複製する場合、添付ファイルを新しいドキュメントに変換できないことに注意してください。

ドキュメントを個別にアップロードする必要があります。

[ダウンロード] をクリックしてドキュメントの PDF バージョンを入手します。プレビューを使用して、

ダウンロードする前にドキュメントをダウンロードしてください。ステータスドロップダウンを使用すると、必要に応じてドキュメントのステータスを変更できます。

ドキュメントの詳細ページには、添付ファイルの数を示すカードが表示されます。

コメント、メモ、および件名、タイプ、範囲、ユーザー情報などのドキュメントの詳細。

ドキュメントのメモ、ドキュメントの説明、および追加の説明を更新できます。

フォームセクションで「保存」をクリックして情報を更新します。

[添付ファイル] セクションで、コンピューターからファイルを選択してアップロードします。

アップロードされた添付ファイルのリストをファイルパスとサイズ情報とともに表示します。ファイルを表示するには「プレビュー」を使用し、ファイルをローカルに保存するには「ダウンロード」を使用し、添付ファイルを削除するには「削除」を使用します。

「コメント」セクションにはテキストエリアがあり、コメントを入力してクリックできます。

「送信」して投稿します。ユーザープロフィール、コメントテキスト、タイムスタンプ、ユーザー名を含むすべてのコメントを表示します。「編集済み」とマークされたコメントには変更履歴が表示されます。コメントを変更するには編集を使用し、コメントを削除するには削除を使用します。

「メモ」セクションのテキストエリアにメモを書き込み、「送信」をクリックして追加します。

ユーザープロファイル、メモの内容、タイムスタンプ、ユーザー名を含むすべてのメモを表示します。メモは変更されると「編集済み」ステータスを表示します。 [編集] を使用してメモを更新するか、[削除] を使用してメモを削除します。