Documentenintegratie in Mewayz
Het Documentbeheersysteem is een uitgebreid platform dat is ontworpen om organisaties te helpen bij het efficiënt creëren, organiseren en beheren van hun zakelijke documenten.
Introductie
Het Documentbeheersysteem is een uitgebreid platform dat is ontworpen om organisaties te helpen bij het efficiënt creëren, organiseren en beheren van hun zakelijke documenten. Met dit systeem kunnen gebruikers documenten maken met de juiste categorisatie, documenttypen beheren, bestanden bijvoegen, opmerkingen en notities toevoegen en de zichtbaarheid van documenten beheren via openbare of privé-instellingen. Het systeem biedt functies zoals PDF-export, documentduplicatie en samenwerkingstools voor teamcommunicatie.
Hoe deze module in te schakelen
Om de Document Add-On in te stellen, kunt u deze link volgen: Add-on instellen.
Hoe gebruik ik de document-add-on?
Instellingen Configuratie
- Navigeer naar Instellingen en vervolgens naar Documentinstellingen om het systeem te configureren. Kom binnen
- Dit voorvoegsel zorgt ervoor dat de documentnummering in uw hele document consistent blijft
het documentvoorvoegsel dat wordt gebruikt voor het automatisch genereren van documentnummers.
organisatie. Klik op “Opslaan” om de configuratie toe te passen.
Beheer documenttype
- Om een nieuw documenttype aan te maken, klikt u op de knop “Aanmaken” bij het documenttype
- Op de lijstpagina worden alle documenttypen weergegeven in een tabel met de naam Documenttype
pagina. Voer de naam in voor het documenttype dat wordt gebruikt om uw documenten te categoriseren. Klik op “Maken” om het nieuwe documenttype op te slaan.
kolom. U kunt acties uitvoeren zoals Bewerken om bestaande documenttypen te wijzigen of Verwijderen om documenttypen te verwijderen die niet langer nodig zijn.
Beheer documenten
- Om een nieuw document aan te maken, klikt u op de knop ‘Aanmaken’ bovenaan de documenten
- Kies het documenttype dat uw document het beste categoriseert. Eventueel toewijzen
- De lijstpagina toont alle documenten in een tabel met kolommen voor Documentnummer,
pagina. Vul het onderwerpveld in met een duidelijke documenttitel.
een gebruiker die verantwoordelijk is voor dit document. Voeg indien nodig relevante opmerkingen toe in het opmerkingenveld. Schakel het selectievakje Privédocumenten in als u de toegang tot dit document wilt beperken. Nadat u alle vereiste informatie heeft ingevuld, klikt u op “Aanmaken” om het document op te slaan.
Onderwerp, Gebruiker, Type, Status en Bereik. Beschikbare acties zijn onder meer Dupliceren om een kopie te maken, Tonen om details te bekijken, Bewerken om informatie te wijzigen en Verwijderen om documenten te verwijderen.
- Wanneer u op Weergeven klikt, ziet u de pagina met documentdetails met verschillende opties.
- Bij het dupliceren van documenten kunt u door dit aan te vinken kiezen welke elementen u wilt kopiëren
- Documentomvang bepaalt de zichtbaarheid – Aan privédocumenten kunnen worden toegewezen
- Houd er rekening mee dat bij het dupliceren van documenten bijlagen niet naar de nieuwe kunnen worden geconverteerd
- Klik op Downloaden om een PDF-versie van het document te verkrijgen. Gebruik Voorbeeld om de
- Op de pagina met documentdetails worden kaarten weergegeven met aantallen bijlagen,
- U kunt documentnotities, documentbeschrijving en aanvullende beschrijving bijwerken
- In het gedeelte Bijlagen uploadt u bestanden door ze op uw computer te selecteren.
- Het gedeelte Opmerkingen biedt een tekstgebied waarin u opmerkingen kunt typen en klikken
- Schrijf in het gedeelte Notities notities in het tekstgebied en klik op "Verzenden" om ze toe te voegen.
Gebruik de knop Dupliceren om een kopie van het document te maken met opties om notities en opmerkingen op te nemen of uit te sluiten.
de selectievakjes Notities dupliceren en Opmerkingen dupliceren. Hierdoor kunt u documentkopieën maken met of zonder de originele samenwerkingsinhoud.
meerdere gebruikers en zijn alleen zichtbaar voor de toegewezen gebruikers, terwijl openbare documenten zichtbaar zijn voor alle personeelsgebruikers, zelfs als er geen specifiek personeel is toegewezen, zolang het document actief is.
document en moet afzonderlijk worden geüpload.
document voordat u het downloadt. Met de vervolgkeuzelijst Status kunt u de documentstatus indien nodig wijzigen.
Opmerkingen en notities, samen met documentdetails, waaronder onderwerp, type, bereik en gebruikersinformatie.
in het formuliergedeelte en klik op “Opslaan” om de informatie bij te werken.
Bekijk de lijst met geüploade bijlagen met informatie over het bestandspad en de grootte. Gebruik Voorbeeld om bestanden te bekijken, Downloaden om bestanden lokaal op te slaan of Verwijderen om bijlagen te verwijderen.
'Verzenden' om ze te posten. Bekijk alle reacties met gebruikersprofielen, reactietekst, tijdstempels en gebruikersnamen. Opmerkingen die zijn gemarkeerd als 'bewerkt' tonen de wijzigingsgeschiedenis. Gebruik Bewerken om uw opmerkingen te wijzigen of Verwijderen om ze te verwijderen.
Bekijk alle notities met gebruikersprofielen, notitie-inhoud, tijdstempels en gebruikersnamen. Notities tonen de status "bewerkt" wanneer ze worden gewijzigd. Gebruik Bewerken om notities bij te werken of Verwijderen om ze te verwijderen.