Интеграция документов в Mewayz
Система управления документами — это комплексная платформа, призванная помочь организациям эффективно создавать, организовывать и управлять своими деловыми документами.
Введение
Система управления документами — это комплексная платформа, призванная помочь организациям эффективно создавать, организовывать и управлять своими деловыми документами. Эта система позволяет пользователям создавать документы с правильной категоризацией, управлять типами документов, прикреплять файлы, добавлять комментарии и примечания, а также контролировать видимость документов с помощью общедоступных или частных настроек. Система предоставляет такие функции, как экспорт PDF, дублирование документов и инструменты совместной работы для командного общения.
Как включить этот модуль
Чтобы настроить надстройку документа, вы можете перейти по этой ссылке: Настройка дополнения.
Как использовать надстройку документа?
Конфигурация настроек
- Перейдите в «Настройки», а затем «Настройки документов», чтобы настроить систему. Войти
- Этот префикс помогает поддерживать единую нумерацию документов в вашем
Префикс документов, который будет использоваться для автоматического создания номеров документов.
организация. Нажмите «Сохранить», чтобы применить конфигурацию.
Управление типом документа
- Чтобы создать новый тип документа, нажмите кнопку «Создать» напротив типа документа.
- На странице списка отображаются все типы документов в таблице с именем типа документа.
страница. Введите имя типа документа, которое будет использоваться для категоризации ваших документов. Нажмите «Создать», чтобы сохранить новый тип документа.
столбец. Вы можете выполнять такие действия, как «Редактировать», чтобы изменить существующие типы документов, или «Удалить», чтобы удалить типы документов, которые больше не нужны.
Управление документами
- Чтобы создать новый документ, нажмите кнопку «Создать» вверху документов.
- Выберите тип документа, который лучше всего классифицирует ваш документ. При желании назначьте
- На странице списка все документы отображаются в таблице со столбцами для номера документа,
страница. Заполните поле темы четким названием документа.
пользователь, который будет нести ответственность за этот документ. При необходимости добавьте соответствующие примечания в поле примечаний. Установите флажок «Личные документы», если хотите ограничить доступ к этому документу. После заполнения всей необходимой информации нажмите «Создать», чтобы сохранить документ.
Тема, Пользователь, Тип, Статус и Область действия. Доступные действия включают «Дублировать» для создания копии, «Показать» для просмотра сведений, «Редактировать» для изменения информации и «Удалить» для удаления документов.
- Нажав кнопку «Показать», вы увидите страницу сведений о документе с несколькими опциями.
- При дублировании документов вы можете выбрать, какие элементы копировать, установив флажок
- Область действия документа определяет видимость. Частные документы можно назначать
- Обратите внимание, что при дублировании документов вложения невозможно преобразовать в новый формат.
- Нажмите «Загрузить», чтобы получить PDF-версию документа. Используйте предварительный просмотр, чтобы просмотреть
- На странице сведений о документе отображаются карточки с указанием количества вложений.
- Вы можете обновить примечания к документу, описание документа и дополнительное описание.
- В разделе «Вложения» загрузите файлы, выбрав их на своем компьютере.
- В разделе «Комментарии» имеется текстовое поле, в котором вы можете ввести комментарии и нажать кнопку «Комментарии».
- В разделе «Заметки» напишите заметки в текстовом поле и нажмите «Отправить», чтобы добавить их.
Используйте кнопку «Дублировать», чтобы создать копию документа с возможностью включения или исключения примечаний и комментариев.
флажки «Дублировать заметки» и «Дубликат комментариев». Это позволяет создавать копии документов с исходным содержимым для совместной работы или без него.
нескольким пользователям и видны только назначенным пользователям, тогда как общедоступные документы видны всем пользователям штата, даже если конкретный персонал не назначен, пока документ активен.
документ и должен быть загружен отдельно.
документ перед загрузкой. Раскрывающийся список «Статус» позволяет при необходимости изменить статус документа.
Комментарии и примечания, а также сведения о документе, включая тему, тип, область применения и информацию о пользователе.
в разделе формы и нажмите «Сохранить», чтобы обновить информацию.
Просмотрите список загруженных вложений с информацией о пути и размере файла. Используйте «Просмотр» для просмотра файлов, «Загрузить» для сохранения файлов локально или «Удалить» для удаления вложений.
«Отправить», чтобы опубликовать их. Просматривайте все комментарии с профилями пользователей, текстом комментариев, временными метками и именами пользователей. Комментарии, помеченные как «отредактированные», показывают историю изменений. Используйте «Правка», чтобы изменить комментарии, или «Удалить», чтобы удалить их.
Просматривайте все заметки с профилями пользователей, содержанием заметок, метками времени и именами пользователей. При изменении примечаний отображается статус «отредактировано». Используйте «Правка», чтобы обновить заметки, или «Удалить», чтобы удалить их.