Integração de documentos em Mewayz
O Sistema de Gerenciamento de Documentos é uma plataforma abrangente projetada para ajudar as organizações a criar, organizar e gerenciar seus documentos comerciais com eficiência.
Introdução
O Sistema de Gerenciamento de Documentos é uma plataforma abrangente projetada para ajudar as organizações a criar, organizar e gerenciar seus documentos comerciais com eficiência. Este sistema permite aos usuários criar documentos com categorização adequada, gerenciar tipos de documentos, anexar arquivos, adicionar comentários e notas e controlar a visibilidade dos documentos por meio de configurações públicas ou privadas. O sistema oferece recursos como exportação de PDF, duplicação de documentos e ferramentas colaborativas para comunicação em equipe.
Como habilitar este módulo
Para configurar o complemento de documento, você pode seguir este link: Complemento de configuração.
Como usar o complemento de documento?
Configuração de configurações
- Navegue até Configurações e depois Configurações de documentos para configurar o sistema. Entrar
- Este prefixo ajuda a manter a numeração consistente dos documentos em todo o seu
o Prefixo de Documentos que será utilizado para gerar números de documentos automaticamente.
organização. Clique em “Salvar” para aplicar a configuração.
Gerenciar tipo de documento
- Para criar um novo tipo de documento, clique no botão “Criar” no tipo de documento
- A página da lista exibe todos os tipos de documentos em uma tabela com o nome do Tipo de Documento
página. Insira o nome do tipo de documento que será usado para categorizar seus documentos. Clique em “Criar” para salvar o novo tipo de documento.
coluna. Você pode executar ações como Editar para modificar tipos de documentos existentes ou Excluir para remover tipos de documentos que não são mais necessários.
Gerenciar documentos
- Para criar um novo documento, clique no botão “Criar” na parte superior dos documentos
- Escolha o tipo de documento que melhor categoriza seu documento. Opcionalmente, atribua
- A página da lista mostra todos os documentos em uma tabela com colunas para Número do documento,
página. Preencha o campo de assunto com um título de documento claro.
um usuário que será responsável por este documento. Adicione quaisquer notas relevantes no campo de notas, se necessário. Marque a caixa de seleção Documentos Privados se desejar restringir o acesso a este documento. Após preencher todas as informações solicitadas, clique em “Criar” para salvar o documento.
Assunto, Usuário, Tipo, Status e Escopo. As ações disponíveis incluem Duplicar para criar uma cópia, Mostrar para visualizar detalhes, Editar para modificar informações e Excluir para remover documentos.
- Ao clicar em Mostrar, você verá a página de detalhes do documento com diversas opções.
- Ao duplicar documentos, você pode escolher quais elementos copiar marcando
- O escopo do documento determina a visibilidade – Documentos privados podem ser atribuídos a
- Observe que ao duplicar documentos, os anexos não podem ser convertidos para o novo
- Clique em Download para obter uma versão em PDF do documento. Use a Pré-visualização para visualizar o
- A página de detalhes do documento exibe cartões mostrando contagens de anexos,
- Você pode atualizar as Notas do Documento, a Descrição do Documento e a Descrição Adicional
- Na seção Anexos, carregue os arquivos selecionando-os em seu computador.
- A seção Comentários fornece uma área de texto onde você pode digitar comentários e clicar
- Na seção Notas, escreva notas na área de texto e clique em “Enviar” para adicioná-las.
Use o botão Duplicar para criar uma cópia do documento com opções para incluir ou excluir notas e comentários.
as caixas de seleção Notas Duplicadas e Comentários Duplicados. Isso permite criar cópias de documentos com ou sem o conteúdo colaborativo original.
vários usuários e são visíveis apenas para os usuários atribuídos, enquanto os documentos Públicos são visíveis para todos os usuários da Equipe, mesmo que nenhuma equipe específica esteja atribuída, desde que o documento esteja Ativo.
documento e deve ser carregado separadamente.
documento antes de baixá-lo. O menu suspenso Status permite alterar o status do documento conforme necessário.
Comentários e notas, juntamente com detalhes do documento, incluindo assunto, tipo, escopo e informações do usuário.
na seção do formulário e clique em “Salvar” para atualizar as informações.
Veja a lista de anexos carregados com informações de caminho e tamanho do arquivo. Use Visualizar para visualizar arquivos, Baixar para salvar arquivos localmente ou Excluir para remover anexos.
“Enviar” para publicá-los. Veja todos os comentários com perfis de usuário, texto de comentário, carimbos de data/hora e nomes de usuário. Comentários marcados como “editados” mostram o histórico de modificações. Use Editar para modificar seus comentários ou Excluir para removê-los.
Veja todas as notas com perfis de usuário, conteúdo de notas, carimbos de data/hora e nomes de usuário. As notas mostram o status “editado” quando modificadas. Use Editar para atualizar notas ou Excluir para removê-las.