تكامل المستندات في Mewayz
نظام إدارة المستندات منصة شاملة مصمّمة لمساعدة المؤسسات على إنشاء مستندات أعمالها وتنظيمها وإدارتها بكفاءة.
مقدمة
نظام إدارة المستندات منصة شاملة مصممة لمساعدة المؤسسات على إنشاء وتنظيم وإدارة مستنداتها التجارية بكفاءة. يتيح هذا النظام للمستخدمين إنشاء المستندات بتصنيف مناسب، وإدارة أنواع المستندات، وإرفاق الملفات، وإضافة التعليقات والملاحظات، والتحكم في رؤية المستند عبر إعدادات عامة أو خاصة. يوفّر النظام ميزات مثل تصدير PDF، وتكرار المستندات، وأدوات تعاونية للتواصل بين أعضاء الفريق.
كيفية تمكين هذه الوحدة
لإعداد إضافة المستندات، يمكنك اتّباع هذا الرابط: إضافة الإعداد.
كيفية استخدام إضافة المستندات؟
تكوين الإعدادات
- انتقل إلى الإعدادات ثم إعدادات المستندات لتهيئة النظام. أدخل
- تساعد هذه البادئة على الحفاظ على ترقيم متّسق للمستندات عبر
بادئة المستندات التي ستُستخدم لإنشاء أرقام المستندات تلقائيًا.
المؤسسة. انقر “حفظ” لتطبيق الإعداد.
إدارة نوع المستند
- لإنشاء نوع مستند جديد، انقر على زر «إنشاء» في نوع المستند
- تعرض صفحة القائمة جميع أنواع المستندات في جدول مع اسم نوع المستند
الصفحة. أدخل اسم نوع المستند الذي سيُستخدم لتصنيف مستنداتك. انقر على "إنشاء" لحفظ نوع المستند الجديد.
العمود. يمكنك تنفيذ إجراءات مثل تعديل لتعديل أنواع المستندات الموجودة أو حذف لإزالة أنواع المستندات التي لم تعد لازمة.
إدارة المستندات
- لإنشاء مستند جديد، انقر على زر “إنشاء” أعلى صفحة المستندات
- اختر نوع المستند الذي يصنّف مستندك على أفضل وجه. ويمكنك اختياريًا تعيين
- تعرض صفحة القائمة جميع المستندات في جدول بأعمدة لرقم المستند،
صفحة. عبّئ حقل الموضوع بعنوان مستند واضح.
مستخدم سيكون مسؤولًا عن هذا المستند. أضف أي ملاحظات ذات صلة في حقل الملاحظات إذا لزم الأمر. حدّد مربع المستندات الخاصة إذا كنت تريد تقييد الوصول إلى هذا المستند. بعد ملء جميع المعلومات المطلوبة، انقر على "إنشاء" لحفظ المستند.
الموضوع، والمستخدم، والنوع، والحالة، والنطاق. تشمل الإجراءات المتاحة التكرار لإنشاء نسخة، والإظهار لعرض التفاصيل، والتعديل لتعديل المعلومات، والحذف لإزالة المستندات.
- عند النقر على عرض، سترى صفحة تفاصيل المستند مع عدة خيارات.
- عند تكرار المستندات، يمكنك اختيار العناصر التي تريد نسخها عبر تحديد
- نطاق المستند يحدّد الظهور – يمكن تعيين المستندات الخاصة إلى
- لاحظ أنه عند تكرار المستندات، لا يمكن تحويل المرفقات إلى
- انقر على تنزيل للحصول على نسخة PDF من المستند. استخدم معاينة لعرض
- تعرض صفحة تفاصيل المستند بطاقات تُظهر أعداد المرفقات،
- يمكنك تحديث ملاحظات المستند، ووصف المستند، والوصف الإضافي
- في قسم المرفقات، ارفع الملفات باختيارها من جهاز الكمبيوتر لديك.
- يوفر قسم التعليقات منطقة نصية يمكنك كتابة التعليقات فيها والنقر
- في قسم الملاحظات، اكتب الملاحظات في منطقة النص وانقر “إرسال” لإضافتها.
استخدم زر النسخ لإنشاء نسخة من المستند مع خيارات لتضمين أو استبعاد الملاحظات والتعليقات.
مربعي اختيار نسخ الملاحظات ونسخ التعليقات. يتيح لك هذا إنشاء نسخ من المستند مع المحتوى التعاوني الأصلي أو بدونه.
مستخدمين متعددين ويكون مرئيًا فقط للمستخدمين المعينين، بينما تكون المستندات العامة مرئية لجميع مستخدمي طاقم العمل، حتى لو لم يُعيَّن أي موظف محدد، طالما أن المستند نشط.
مستند ويجب رفعه بشكل منفصل.
المستند قبل تنزيله. تتيح لك القائمة المنسدلة للحالة تغيير حالة المستند حسب الحاجة.
التعليقات والملاحظات، إلى جانب تفاصيل المستند بما في ذلك الموضوع والنوع والنطاق ومعلومات المستخدم.
في قسم النموذج وانقر على "حفظ" لتحديث المعلومات.
اعرض قائمة المرفقات المرفوعة مع معلومات مسار الملف وحجمه. استخدم معاينة لعرض الملفات، أو تنزيل لحفظها محليًا، أو حذف لإزالة المرفقات.
«إرسال» لنشرها. اعرض جميع التعليقات مع الملفات الشخصية للمستخدمين ونص التعليق والطوابع الزمنية وأسماء المستخدمين. تُظهر التعليقات المُعلَّمة بـ «مُحرَّر» سجل التعديل. استخدم تحرير لتعديل تعليقاتك أو حذف لإزالتها.
اطّلع على جميع الملاحظات مع ملفات تعريف المستخدمين ومحتوى الملاحظة والطوابع الزمنية وأسماء المستخدمين. تُظهر الملاحظات حالة "مُعدّلة" عند تعديلها. استخدم تعديل لتحديث الملاحظات أو حذف لإزالتها.