Intégration Documents dans Mewayz
Le système de gestion documentaire est une plateforme complète conçue pour aider les organisations à créer, organiser et gérer efficacement leurs documents métier.
Introduction
Le système de gestion documentaire est une plateforme complète conçue pour aider les organisations à créer, organiser et gérer efficacement leurs documents professionnels. Ce système permet aux utilisateurs de créer des documents avec une catégorisation appropriée, de gérer les types de documents, de joindre des fichiers, d'ajouter des commentaires et des notes, et de contrôler la visibilité des documents grâce à des paramètres publics ou privés. Le système offre des fonctionnalités telles que l'export PDF, la duplication de documents et des outils collaboratifs pour la communication d'équipe.
Comment activer ce module
Pour configurer le module complémentaire Document, vous pouvez suivre ce lien : Module complémentaire de configuration.
Comment utiliser l'add-on Document ?
Configuration des paramètres
- Accédez à Paramètres, puis Paramètres des documents pour configurer le système. Saisissez
- Ce préfixe aide à maintenir une numérotation de document cohérente dans votre
le préfixe des documents qui sera utilisé pour générer automatiquement les numéros de document.
organisation. Cliquez sur « Enregistrer » pour appliquer la configuration.
Gérer le type de document
- Pour créer un nouveau type de document, cliquez sur le bouton « Créer » sur le type de document
- La page de liste affiche tous les types de documents dans un tableau avec le nom du type de document
page. Saisissez le nom du type de document qui servira à catégoriser vos documents. Cliquez sur « Créer » pour enregistrer le nouveau type de document.
colonne. Vous pouvez effectuer des actions comme Modifier pour changer les types de documents existants ou Supprimer pour retirer les types de documents qui ne sont plus nécessaires.
Gérer les documents
- Pour créer un nouveau document, cliquez sur le bouton « Créer » en haut des documents
- Choisissez le type de document qui catégorise le mieux votre document. Vous pouvez éventuellement attribuer
- La page de liste affiche tous les documents dans un tableau avec des colonnes pour le numéro de document,
page. Renseignez le champ objet avec un titre de document clair.
un utilisateur qui sera responsable de ce document. Ajoutez toute note pertinente dans le champ notes si nécessaire. Cochez la case Documents privés si vous souhaitez restreindre l'accès à ce document. Après avoir rempli toutes les informations requises, cliquez sur « Créer » pour enregistrer le document.
Sujet, Utilisateur, Type, Statut et Portée. Les actions disponibles incluent Dupliquer pour créer une copie, Afficher pour consulter les détails, Modifier pour changer les informations et Supprimer pour retirer des documents.
- En cliquant sur Afficher, vous verrez la page de détails du document avec plusieurs options.
- Lors de la duplication de documents, vous pouvez choisir les éléments à copier en cochant
- La portée du document détermine la visibilité – Les documents privés peuvent être attribués à
- Notez que lors de la duplication de documents, les pièces jointes ne peuvent pas être converties vers le nouveau
- Cliquez sur Télécharger pour obtenir une version PDF du document. Utilisez Aperçu pour voir le
- La page de détails du document affiche des cartes indiquant le nombre de pièces jointes,
- Vous pouvez mettre à jour les notes du document, la description du document et la description supplémentaire
- Dans la section Pièces jointes, téléversez des fichiers en les sélectionnant depuis votre ordinateur.
- La section Commentaires propose une zone de texte où vous pouvez saisir des commentaires et cliquer
- Dans la section Notes, rédigez des notes dans la zone de texte et cliquez sur « Envoyer » pour les ajouter.
Utilisez le bouton Dupliquer pour créer une copie du document, avec la possibilité d'inclure ou d'exclure les notes et les commentaires.
les cases Dupliquer les notes et Dupliquer les commentaires. Cela vous permet de créer des copies de documents avec ou sans le contenu collaboratif d'origine.
plusieurs utilisateurs et ne sont visibles que par les utilisateurs assignés, tandis que les documents Publics sont visibles par tous les utilisateurs du personnel, même si aucun membre n'est spécifiquement assigné, tant que le document est Actif.
document et doit être téléversé séparément.
document avant de le télécharger. Le menu déroulant Statut vous permet de modifier l'état du document selon vos besoins.
Commentaires et Notes, ainsi que les détails du document, dont Sujet, Type, Portée et informations utilisateur.
dans la section formulaire et cliquez sur « Enregistrer » pour mettre à jour les informations.
Affichez la liste des pièces jointes téléchargées avec les informations de chemin et de taille de fichier. Utilisez Aperçu pour voir les fichiers, Télécharger pour les enregistrer localement, ou Supprimer pour retirer les pièces jointes.
« Envoyer » pour les publier. Consultez tous les commentaires avec les profils des utilisateurs, le texte des commentaires, les horodatages et les noms d'utilisateur. Les commentaires marqués « modifié » affichent l'historique des modifications. Utilisez Modifier pour modifier vos commentaires ou Supprimer pour les retirer.
Consultez toutes les notes avec les profils utilisateurs, le contenu des notes, les horodatages et les noms d'utilisateur. Les notes affichent le statut « modifié » lorsqu'elles ont été éditées. Utilisez Modifier pour mettre à jour les notes ou Supprimer pour les retirer.