Integración de Documentos en Mewayz
El Sistema de Gestión de Documentos es una plataforma integral diseñada para ayudar a las organizaciones a crear, organizar y gestionar sus documentos empresariales de forma eficiente.
Introducción
El Sistema de Gestión de Documentos es una plataforma integral diseñada para ayudar a las organizaciones a crear, organizar y gestionar sus documentos empresariales de forma eficiente. Este sistema permite a los usuarios crear documentos con una categorización adecuada, gestionar tipos de documentos, adjuntar archivos, añadir comentarios y notas, y controlar la visibilidad de los documentos mediante ajustes públicos o privados. El sistema ofrece funciones como la exportación a PDF, la duplicación de documentos y herramientas colaborativas para la comunicación del equipo.
Cómo habilitar este módulo
Para configurar el complemento de Documentos, puedes seguir este enlace: Configurar el complemento.
¿Cómo usar el complemento de Documentos?
Configuración de ajustes
- Ve a Configuración y luego a Configuración de documentos para ajustar el sistema. Introduce
- Este prefijo ayuda a mantener una numeración de documentos coherente en todo tu
el prefijo de documentos que se usará para generar los números de documento automáticamente.
organización. Haz clic en «Guardar» para aplicar la configuración.
Gestionar tipo de documento
- Para crear un nuevo tipo de documento, haz clic en el botón “Crear” en el tipo de documento
- La página de listado muestra todos los tipos de documento en una tabla con el nombre del Tipo de documento
página. Introduce el nombre del tipo de documento que se usará para categorizar tus documentos. Haz clic en “Crear” para guardar el nuevo tipo de documento.
columna. Puedes realizar acciones como Editar para modificar tipos de documento existentes o Eliminar para quitar los tipos de documento que ya no necesites.
Gestionar documentos
- Para crear un documento nuevo, haz clic en el botón «Crear» en la parte superior de los documentos
- Elige el tipo de documento que mejor clasifique tu documento. Opcionalmente, asigna
- La página de lista muestra todos los documentos en una tabla con columnas para el número de documento,
página. Rellena el campo de asunto con un título de documento claro.
un usuario que será responsable de este documento. Agrega cualquier nota relevante en el campo de notas si es necesario. Marca la casilla de Documentos Privados si quieres restringir el acceso a este documento. Después de completar toda la información requerida, haz clic en «Crear» para guardar el documento.
Asunto, Usuario, Tipo, Estado y Alcance. Las acciones disponibles incluyen Duplicar para crear una copia, Mostrar para ver los detalles, Editar para modificar la información y Eliminar para borrar documentos.
- Al hacer clic en Mostrar, verás la página de detalles del documento con varias opciones.
- Al duplicar documentos, puedes elegir qué elementos copiar marcando
- El alcance del documento determina su visibilidad: los documentos privados pueden asignarse a
- Ten en cuenta que, al duplicar documentos, los archivos adjuntos no pueden convertirse al nuevo
- Haz clic en Descargar para obtener una versión en PDF del documento. Usa Vista previa para ver el
- La página de detalles del documento muestra tarjetas con los recuentos de Adjuntos,
- Puedes actualizar las Notas del documento, la Descripción del documento y la Descripción adicional
- En la sección Adjuntos, sube archivos seleccionándolos desde tu ordenador.
- The Comments section provides a textarea where you can type comments and click
- En la sección de Notas, escribe tus notas en el área de texto y haz clic en «Enviar» para añadirlas.
Usa el botón Duplicar para crear una copia del documento con opciones para incluir o excluir notas y comentarios.
las casillas de verificación Duplicar notas y Duplicar comentarios. Esto te permite crear copias de documentos con o sin el contenido colaborativo original.
varios usuarios y solo son visibles para los usuarios asignados, mientras que los documentos públicos son visibles para todos los usuarios del personal, incluso si no se ha asignado ningún miembro específico, siempre que el documento esté activo.
documento y debe subirse por separado.
el documento antes de descargarlo. El menú desplegable de Estado te permite cambiar el estado del documento según sea necesario.
Comentarios y Notas, junto con los Detalles del Documento, incluyendo Asunto, Tipo, Alcance e información del Usuario.
en la sección del formulario y haz clic en «Guardar» para actualizar la información.
Consulta la lista de adjuntos cargados con información de ruta y tamaño de archivo. Usa Vista previa para ver los archivos, Descargar para guardarlos localmente o Eliminar para quitar adjuntos.
“Enviar” para publicarlos. Consulta todos los comentarios con los perfiles de usuario, el texto del comentario, las marcas de tiempo y los nombres de usuario. Los comentarios marcados como “editados” muestran el historial de modificaciones. Usa Editar para modificar tus comentarios o Eliminar para borrarlos.
See all notes with user profiles, note content, timestamps, and usernames. Notes show “edited” status when modified. Use Edit to update notes or Delete to remove them.