Dokumentintegration i Mewayz
Dokumentstyringssystemet er en omfattende platform designet til at hjælpe organisationer med at skabe, organisere og administrere deres forretningsdokumenter effektivt.
Indledning
Dokumentstyringssystemet er en omfattende platform designet til at hjælpe organisationer med at skabe, organisere og administrere deres forretningsdokumenter effektivt. Dette system giver brugerne mulighed for at oprette dokumenter med korrekt kategorisering, administrere dokumenttyper, vedhæfte filer, tilføje kommentarer og noter og kontrollere dokumentets synlighed gennem offentlige eller private indstillinger. Systemet tilbyder funktioner som PDF-eksport, dokumentduplikering og samarbejdsværktøjer til teamkommunikation.
Sådan aktiverer du dette modul
For at konfigurere dokumenttilføjelsen kan du følge dette link: Opsætning af tilføjelse.
Hvordan bruger man dokumenttilføjelsen?
Indstillinger Konfiguration
- Naviger til Indstillinger og derefter Dokumentindstillinger for at konfigurere systemet. Indtast
- Dette præfiks hjælper med at opretholde ensartet dokumentnummerering på tværs af din
dokumentpræfikset, der vil blive brugt til automatisk at generere dokumentnumre.
organisation. Klik på "Gem" for at anvende konfigurationen.
Administrer dokumenttype
- For at oprette en ny dokumenttype skal du klikke på knappen "Opret" på dokumenttypen
- Listesiden viser alle dokumenttyper i en tabel med dokumenttypenavnet
side. Indtast navnet på den dokumenttype, der skal bruges til at kategorisere dine dokumenter. Klik på "Opret" for at gemme den nye dokumenttype.
kolonne. Du kan udføre handlinger som Rediger for at ændre eksisterende dokumenttyper eller Slet for at fjerne dokumenttyper, der ikke længere er nødvendige.
Administrer dokumenter
- For at oprette et nyt dokument skal du klikke på knappen "Opret" øverst i dokumenterne
- Vælg den dokumenttype, der bedst kategoriserer dit dokument. Tildel eventuelt
- Listesiden viser alle dokumenter i en tabel med kolonner for Dokumentnummer,
side. Udfyld emnefeltet med en tydelig dokumenttitel.
en bruger, der vil være ansvarlig for dette dokument. Tilføj eventuelle relevante noter i notefeltet, hvis det er nødvendigt. Marker afkrydsningsfeltet Private dokumenter, hvis du vil begrænse adgangen til dette dokument. Når du har udfyldt alle nødvendige oplysninger, skal du klikke på "Opret" for at gemme dokumentet.
Emne, Bruger, Type, Status og Omfang. Tilgængelige handlinger omfatter Dupliker for at oprette en kopi, Vis for at se detaljer, Rediger for at ændre oplysninger og Slet for at fjerne dokumenter.
- Når du klikker på Vis, vil du se siden med dokumentdetaljer med flere muligheder.
- Ved duplikering af dokumenter kan du vælge, hvilke elementer du vil kopiere ved at markere
- Dokumentomfang bestemmer synlighed – Private dokumenter kan tildeles
- Bemærk, at ved duplikering af dokumenter kan vedhæftede filer ikke konverteres til de nye
- Klik på Download for at få en PDF-version af dokumentet. Brug Preview for at se
- Siden med dokumentdetaljer viser kort, der viser antal vedhæftede filer,
- Du kan opdatere dokumentnoter, dokumentbeskrivelse og yderligere beskrivelse
- Upload filer ved at vælge dem fra din computer i afsnittet Vedhæftede filer.
- Kommentarsektionen indeholder et tekstområde, hvor du kan skrive kommentarer og klikke
- I notesektionen skal du skrive noter i tekstområdet og klikke på "Send" for at tilføje dem.
Brug knappen Dupliker til at oprette en kopi af dokumentet med muligheder for at inkludere eller ekskludere noter og kommentarer.
afkrydsningsfelterne Notes Duplicate og Comments Duplicate. Dette giver dig mulighed for at oprette dokumentkopier med eller uden det originale samarbejdsindhold.
flere brugere og er kun synlige for de tildelte brugere, mens offentlige dokumenter er synlige for alle personalebrugere, selvom der ikke er tildelt nogen specifik personale, så længe dokumentet er aktivt.
dokument og skal uploades separat.
dokument før download. Status rullemenuen giver dig mulighed for at ændre dokumentstatus efter behov.
Kommentarer og noter sammen med dokumentdetaljer, herunder emne, type, omfang, brugeroplysninger.
i formularsektionen og klik på "Gem" for at opdatere oplysningerne.
Se listen over uploadede vedhæftede filer med oplysninger om filsti og størrelse. Brug Eksempel til at se filer, Download for at gemme filer lokalt eller Slet for at fjerne vedhæftede filer.
"Send" for at sende dem. Se alle kommentarer med brugerprofiler, kommentartekst, tidsstempler og brugernavne. Kommentarer markeret som "redigeret" viser ændringshistorik. Brug Rediger til at ændre dine kommentarer eller Slet for at fjerne dem.
Se alle noter med brugerprofiler, noteindhold, tidsstempler og brugernavne. Noter viser "redigeret" status, når de er ændret. Brug Rediger til at opdatere noter eller Slet for at fjerne dem.