Mewayz में दस्तावेज़ एकीकरण
दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली एक व्यापक मंच है जिसे संगठनों को अपने व्यावसायिक दस्तावेज़ों को कुशलतापूर्वक बनाने, व्यवस्थित करने और प्रबंधित करने में मदद करने के लिए डिज़ाइन किया गया है।
परिचय
दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली एक व्यापक मंच है जिसे संगठनों को अपने व्यावसायिक दस्तावेज़ों को कुशलतापूर्वक बनाने, व्यवस्थित करने और प्रबंधित करने में मदद करने के लिए डिज़ाइन किया गया है। यह प्रणाली उपयोगकर्ताओं को उचित वर्गीकरण के साथ दस्तावेज़ बनाने, दस्तावेज़ प्रकारों को प्रबंधित करने, फ़ाइलें संलग्न करने, टिप्पणियाँ और नोट्स जोड़ने और सार्वजनिक या निजी सेटिंग्स के माध्यम से दस्तावेज़ दृश्यता को नियंत्रित करने की अनुमति देती है। सिस्टम पीडीएफ निर्यात, दस्तावेज़ दोहराव और टीम संचार के लिए सहयोगी उपकरण जैसी सुविधाएँ प्रदान करता है।
इस मॉड्यूल को कैसे सक्षम करें
दस्तावेज़ ऐड-ऑन सेट अप करने के लिए, आप इस लिंक का अनुसरण कर सकते हैं: सेटअप ऐड-ऑन.
दस्तावेज़ ऐड-ऑन का उपयोग कैसे करें?
सेटिंग्स कॉन्फ़िगरेशन
- सिस्टम को कॉन्फ़िगर करने के लिए सेटिंग्स और फिर दस्तावेज़ सेटिंग्स पर जाएँ। दर्ज करें
- यह उपसर्ग आपके संपूर्ण दस्तावेज़ क्रमांकन को बनाए रखने में सहायता करता है
दस्तावेज़ उपसर्ग जिसका उपयोग दस्तावेज़ संख्याएँ स्वचालित रूप से उत्पन्न करने के लिए किया जाएगा।
संगठन. कॉन्फ़िगरेशन लागू करने के लिए "सहेजें" पर क्लिक करें।
दस्तावेज़ प्रकार प्रबंधित करें
- नया दस्तावेज़ प्रकार बनाने के लिए, दस्तावेज़ प्रकार पर "बनाएं" बटन पर क्लिक करें
- सूची पृष्ठ सभी दस्तावेज़ प्रकारों को दस्तावेज़ प्रकार नाम के साथ एक तालिका में प्रदर्शित करता है
पेज. दस्तावेज़ प्रकार का नाम दर्ज करें जिसका उपयोग आपके दस्तावेज़ों को वर्गीकृत करने के लिए किया जाएगा। नए दस्तावेज़ प्रकार को सहेजने के लिए "बनाएं" पर क्लिक करें।
स्तंभ. आप मौजूदा दस्तावेज़ प्रकारों को संशोधित करने के लिए संपादित करें या उन दस्तावेज़ प्रकारों को हटाने के लिए हटाएं जैसी क्रियाएं कर सकते हैं जिनकी अब आवश्यकता नहीं है।
दस्तावेज़ प्रबंधित करें
- नया दस्तावेज़ बनाने के लिए, दस्तावेज़ के शीर्ष पर "बनाएँ" बटन पर क्लिक करें
- वह दस्तावेज़ प्रकार चुनें जो आपके दस्तावेज़ को सर्वोत्तम रूप से वर्गीकृत करता हो। वैकल्पिक रूप से, असाइन करें
- सूची पृष्ठ दस्तावेज़ संख्या के लिए कॉलम के साथ सभी दस्तावेज़ों को एक तालिका में दिखाता है,
पेज. स्पष्ट दस्तावेज़ शीर्षक के साथ विषय फ़ील्ड भरें।
एक उपयोगकर्ता जो इस दस्तावेज़ के लिए ज़िम्मेदार होगा। यदि आवश्यक हो तो नोट्स फ़ील्ड में कोई भी प्रासंगिक नोट्स जोड़ें। यदि आप इस दस्तावेज़ तक पहुंच को प्रतिबंधित करना चाहते हैं तो निजी दस्तावेज़ चेकबॉक्स को चेक करें। सभी आवश्यक जानकारी भरने के बाद, दस्तावेज़ को सहेजने के लिए "बनाएं" पर क्लिक करें।
विषय, उपयोगकर्ता, प्रकार, स्थिति और दायरा। उपलब्ध कार्रवाइयों में कॉपी बनाने के लिए डुप्लिकेट, विवरण देखने के लिए शो, जानकारी को संशोधित करने के लिए संपादित करना और दस्तावेज़ों को हटाने के लिए डिलीट करना शामिल है।
- दिखाएँ पर क्लिक करने पर, आपको कई विकल्पों के साथ दस्तावेज़ विवरण पृष्ठ दिखाई देगा।
- दस्तावेज़ों की नकल बनाते समय, आप जाँच करके चुन सकते हैं कि किन तत्वों को कॉपी करना है
- दस्तावेज़ का दायरा दृश्यता निर्धारित करता है - निजी दस्तावेज़ों को सौंपा जा सकता है
- ध्यान दें कि दस्तावेज़ों की प्रतिलिपि बनाते समय, अनुलग्नकों को नए में परिवर्तित नहीं किया जा सकता है
- दस्तावेज़ का पीडीएफ संस्करण प्राप्त करने के लिए डाउनलोड पर क्लिक करें। देखने के लिए पूर्वावलोकन का उपयोग करें
- दस्तावेज़ विवरण पृष्ठ अनुलग्नकों की संख्या दर्शाने वाले कार्ड प्रदर्शित करता है,
- आप दस्तावेज़ नोट्स, दस्तावेज़ विवरण और अतिरिक्त विवरण अपडेट कर सकते हैं
- अनुलग्नक अनुभाग में, फ़ाइलों को अपने कंप्यूटर से चुनकर अपलोड करें।
- टिप्पणियाँ अनुभाग एक टेक्स्ट क्षेत्र प्रदान करता है जहाँ आप टिप्पणियाँ टाइप कर सकते हैं और क्लिक कर सकते हैं
- नोट्स अनुभाग में, टेक्स्ट क्षेत्र में नोट्स लिखें और उन्हें जोड़ने के लिए "भेजें" पर क्लिक करें।
नोट्स और टिप्पणियों को शामिल करने या बाहर करने के विकल्पों के साथ दस्तावेज़ की एक प्रति बनाने के लिए डुप्लिकेट बटन का उपयोग करें।
नोट्स डुप्लिकेट और टिप्पणियाँ डुप्लिकेट चेकबॉक्स। यह आपको मूल सहयोगी सामग्री के साथ या उसके बिना दस्तावेज़ प्रतियां बनाने की अनुमति देता है।
एकाधिक उपयोगकर्ता और केवल निर्दिष्ट उपयोगकर्ताओं के लिए दृश्यमान होते हैं, जबकि सार्वजनिक दस्तावेज़ सभी स्टाफ उपयोगकर्ताओं के लिए दृश्यमान होते हैं, भले ही कोई विशिष्ट कर्मचारी नियुक्त न किया गया हो, जब तक कि दस्तावेज़ सक्रिय है।
दस्तावेज़ और अलग से अपलोड किया जाना चाहिए।
डाउनलोड करने से पहले दस्तावेज़. स्टेटस ड्रॉप डाउन आपको आवश्यकतानुसार दस्तावेज़ की स्थिति बदलने की अनुमति देता है।
विषय, प्रकार, दायरा, उपयोगकर्ता जानकारी सहित दस्तावेज़ विवरण के साथ टिप्पणियाँ और नोट्स।
फॉर्म अनुभाग में और जानकारी अद्यतन करने के लिए "सहेजें" पर क्लिक करें।
फ़ाइल पथ और आकार की जानकारी के साथ अपलोड किए गए अनुलग्नकों की सूची देखें। फ़ाइलों को देखने के लिए पूर्वावलोकन का उपयोग करें, फ़ाइलों को स्थानीय रूप से सहेजने के लिए डाउनलोड करें, या अनुलग्नकों को हटाने के लिए हटाएँ का उपयोग करें।
उन्हें पोस्ट करने के लिए "भेजें"। उपयोगकर्ता प्रोफ़ाइल, टिप्पणी पाठ, टाइमस्टैम्प और उपयोगकर्ता नाम के साथ सभी टिप्पणियाँ देखें। "संपादित" के रूप में चिह्नित टिप्पणियाँ संशोधन इतिहास दिखाती हैं। अपनी टिप्पणियों को संशोधित करने के लिए संपादन का उपयोग करें या उन्हें हटाने के लिए हटाएं का उपयोग करें।
उपयोगकर्ता प्रोफ़ाइल, नोट सामग्री, टाइमस्टैम्प और उपयोगकर्ता नाम के साथ सभी नोट देखें। संशोधित होने पर नोट्स "संपादित" स्थिति दिखाते हैं। नोट्स को अपडेट करने के लिए एडिट का उपयोग करें या उन्हें हटाने के लिए डिलीट का उपयोग करें।