Rekrutacja, zapisy, czesne — jeden zapis rodzinny.

To, co było wcześniej — rodzina w czterech bazach danych.

Relacja szkoły z rodziną obejmuje lata i biura, a Brightpath obejmowała cztery bazy danych. „Osoby przyjęć nie wiedziały tego, co wiedziała rejestracja, nie wiedziały też osoby zajmujące się rozliczeniami, a rodzina otrzymała cztery różne e-maile z czterech systemów” – mówi Helen Ruiz, dyrektor szkoły. „W oczach rodziny wyglądaliśmy jak cztery szkoły noszące jeden herb”.

Najbardziej wyciekły informacje z monitorowania przyjęć: obiecujące zapytania nie zostały przyjęte, ponieważ przejście od zapytania do wniosku i do rejestracji przebiegało przez trzy narzędzia i powodowało straty w brakach.

Przełącznik — jeden rekord na rodzinę.

Firma Brightpath ujednoliciła przyjęcia, rejestrację, rozliczenia i komunikację w jednym rekordzie rodzinnym i przeprowadziła migrację przed otwarciem sezonu składania wniosków. Dalsze zapytania są teraz dostępne po rejestracji.

„Zespół rekrutacyjny przestał gubić ludzi w szczelinach” – mówi Ruiz. „Każde zapytanie pozostaje zapisane w tym samym rejestrze aż do pierwszej płatności za naukę.”

Co zostało wymienione

Odblokowanie — związek jest ciągły.

Dzięki ujednoliceniu przyjęć, zapisów i rozliczeń szkoła mówi jednym głosem:

• Zapytania pozostają w kontakcie od pierwszego kontaktu aż po rejestrację
• Rozliczenia za czesne są odczytywane z tego samego rekordu, co rejestracja
• Komunikacja w rodzinie opiera się na jednej dokładnej liście kontaktów
• Rodzeństwo i wieloletnia historia żyją na jednym profilu rodzinnym

Nowa normalność — jedna szkoła, jeden głos.

„Rodziny mówią nam, że czujemy się lepiej zorganizowani” – mówi Ruiz. "Nikogo nie zatrudniliśmy — po prostu przestaliśmy być czterema systemami udającymi jedną szkołę. Oszczędności pokryły się w tym roku na nową technologię w klasie."