Før - en familie i fire databaser.
En skoles forhold til en familie strækker sig over år og kontorer, og Brightpaths spændte over fire databaser. "Optagelser vidste ikke, hvad tilmeldingen vidste, fakturering vidste heller ikke, og familien fik fire forskellige e-mails fra fire systemer," siger Helen Ruiz, skoleleder. "For familien lignede vi fire skoler iført et våbenskjold."
Indlæggelsesopfølgningen lækkede mest: lovende henvendelser blev kolde, fordi overdragelsen fra forespørgsel til ansøgning til indskrivning krydsede tre værktøjer og mistede folk i hullerne.
$910/måned på tværs af fire værktøjer. Optagelse fører tabt mellem tre systemer. Fire afbrudt kontaktpunkter per familie.
Afbryderen - én rekord per familie.
Brightpath samlede optagelser, tilmelding, fakturering og kommunikation på én familiepost og migrerede før ansøgningssæsonen åbnede. Forespørgselsopfølgning forbliver nu vedhæftet gennem tilmelding.
"Optagelsesteamet holdt op med at miste folk i sprækkerne," siger Ruiz. "Hver forespørgsel forbliver på samme journal lige frem til første undervisningsbetaling."
Hvad blev udskiftet
| Gammelt værktøj | Erstattet af Mewayz modul | Månedlig opsparing |
|---|---|---|
| Optagelser CRM | CRM og optagelser | $240 |
| Tilmeldingssystem | Tilmelding og optegnelser | $220 |
| Værktøj til fakturering af undervisning | Fakturering & Betalinger | $160 |
| E-mail / nyhedsbrev værktøj | Familiekommunikation | $90 |
| Total gammel stak | Mewayz Forretning (uddannelse) | spar $710/md |
Oplåsningen - forholdet er kontinuerligt.
Med optagelser, tilmelding og fakturering samlet, taler skolen med én stemme:
- Forespørgsler forbliver vedhæftet fra første berøring til tilmelding
- Undervisningsfakturering læses fra samme post som tilmelding
- Familiekommunikation trækker på én nøjagtig kontaktliste
- Søskende og flerårig historie lever på én familieprofil
Når en forespørgsel aldrig skal overleve en overdragelse mellem tre systemer, falder færre kundeemner igennem. En stigning på 19 % i forespørgsel-til-tilmelding kom næsten udelukkende fra opfølgning, der simpelthen holdt op med at blive droppet.
Det nye normale - én skole, én stemme.
"Familier fortæller os, at vi føler os mere organiserede," siger Ruiz. "Vi har ikke ansat nogen - vi er bare holdt op med at være fire systemer, der foregiver at være én skole. Besparelserne betalte for ny klasseværelsesteknologi i år."