O antes - uma família em quatro bancos de dados.
O relacionamento de uma escola com uma família abrange anos e escritórios, e o da Brightpath abrange quatro bancos de dados. “As admissões não sabiam o que a matrícula sabia, o faturamento também não sabia, e a família recebeu quatro e-mails diferentes de quatro sistemas”, diz Helen Ruiz, diretora da escola. “Para a família parecíamos quatro escolas usando o mesmo brasão.”
O acompanhamento das admissões foi o que mais vazou: as consultas promissoras esfriaram porque a transferência da consulta para a inscrição e a inscrição cruzou três ferramentas e perdeu pessoas nas lacunas.
$910/mês em quatro ferramentas. Leads de admissão perdido entre três sistemas. Quatro desconectados pontos de contato por família.
A mudança - um registro por família.
A Brightpath unificou admissões, inscrições, cobranças e comunicações em um único registro familiar e migrou antes do início do período de inscrições. O acompanhamento da consulta agora fica vinculado por meio da inscrição.
“A equipe de admissão parou de perder pessoas”, diz Ruiz. “Todas as consultas permanecem no mesmo registro até o primeiro pagamento da mensalidade.”
O que foi substituído
| Ferramenta antiga | Substituído pelo módulo Mewayz | Economia mensal |
|---|---|---|
| CRM de admissões | CRM e admissões | $240 |
| Sistema de inscrição | Inscrições e Registros | $220 |
| Ferramenta de cobrança de mensalidades | Faturamento e Pagamentos | $160 |
| Ferramenta de e-mail/boletim informativo | Comunicações Familiares | $90 |
| Pilha antiga total | Mewayz Negócios (educação) | economize $710/mês |
O desbloqueio - o relacionamento é contínuo.
Com admissões, matrículas e faturamento unificados, a escola fala a uma só voz:
- As consultas permanecem anexadas desde o primeiro toque até a inscrição
- O faturamento das mensalidades é lido no mesmo registro da matrícula
- As comunicações familiares baseiam-se em uma lista de contatos precisa
- Irmãos e história de vários anos vivem em um perfil familiar
Quando uma investigação nunca precisa sobreviver a uma transferência entre três sistemas, menos clientes potenciais falham. Um aumento de 19% nas solicitações de inscrição veio quase inteiramente do acompanhamento que simplesmente parou de ser descartado.
O novo normal - uma escola, uma voz.
“As famílias nos dizem que nos sentimos mais organizados”, diz Ruiz. "Não contratamos ninguém – apenas deixamos de ser quatro sistemas fingindo ser uma escola. As economias pagaram por novas tecnologias de sala de aula este ano."