De vorige — een gezin in vier databases.
De relatie van een school met een gezin omvat jaren en kantoren, en die van Brightpath omvatte vier databases. “De opnames wisten niet wat de inschrijving wist, de facturering wist het ook niet, en de familie kreeg vier verschillende e-mails van vier systemen”, zegt Helen Ruiz, schoolhoofd. “Voor de familie leken we op vier scholen die één wapen droegen.”
De follow-up van de opnames lekte het meest: veelbelovende onderzoeken bleven koud omdat de overdracht van onderzoek naar aanmelding naar inschrijving drie instrumenten overschreed en mensen in de gaten verloor.
$910/maand over vier instrumenten. Toelating leidt verloren tussen drie systemen. Vier losgekoppeld contactmomenten per gezin.
De schakelaar — één record per gezin.
Brightpath verenigde opnames, inschrijvingen, facturering en communicatie in één gezinsdossier en migreerde voordat het aanmeldingsseizoen begon. De opvolging van het onderzoek blijft nu gekoppeld aan de inschrijving.
“Het opnameteam is gestopt met het verliezen van mensen in de kieren”, zegt Ruiz. “Elk onderzoek blijft op hetzelfde record staan, tot en met de eerste betaling van het collegegeld.”
Wat is er vervangen
| Oud gereedschap | Vervangen door Mewayz module | Maandelijkse besparing |
|---|---|---|
| Toelatings-CRM | CRM en toelating | $240 |
| Inschrijvingssysteem | Inschrijving en gegevens | $220 |
| Factureringstool voor collegegeld | Facturering en betalingen | $160 |
| E-mail/nieuwsbrieftool | Familiecommunicatie | $90 |
| Totaal oude stapel | Mewayz Zakelijk (onderwijs) | bespaar $710/maand |
Het ontgrendelen — de relatie is continu.
Nu opnames, inschrijvingen en facturering verenigd zijn, spreekt de school met één stem:
- Vragen blijven bij het eerste contact tot en met de inschrijving
- De facturering van het collegegeld wordt uit hetzelfde record gelezen als de inschrijving
- Familiecommunicatie is gebaseerd op één nauwkeurige contactlijst
- Broers en zussen en meerjarige geschiedenis leven op één familieprofiel
Wanneer een onderzoek nooit een overdracht tussen drie systemen hoeft te overleven, mislukken minder prospects. Een toename van 19% in het aantal aanvragen om zich in te schrijven was bijna volledig te danken aan de follow-up die simpelweg niet meer werd stopgezet.
Het nieuwe normaal – één school, één stem.
“Gezinnen vertellen ons dat we ons beter georganiseerd voelen”, zegt Ruiz. "We hebben niemand aangenomen; we zijn gewoon niet langer vier systemen die doen alsof ze één school zijn. De besparingen hebben dit jaar betaald voor nieuwe klaslokaaltechnologie."