El antes: una familia en cuatro bases de datos.
La relación de un colegio con una familia abarca años y oficinas, y la de Brightpath abarcaba cuatro bases de datos. “Admisiones no sabía lo que sabía matriculación, facturación tampoco lo sabía, y la familia recibía cuatro correos distintos de cuatro sistemas”, dice Helen Ruiz, directora del colegio. «Para las familias parecíamos cuatro colegios luciendo un mismo escudo.»
Admissions follow-up leaked the most: promising inquiries went cold because the handoff from inquiry to application to enrollment crossed three tools and lost people in the gaps.
$910/mes across four tools. Leads de admisiones perdido entre tres sistemas. Cuatro herramientas desconectadas puntos de contacto por familia.
The switch — un único registro por familia.
Brightpath unificó admisiones, matrículas, facturación y comunicaciones en un único registro familiar, y migró antes de que abriera la temporada de solicitudes. El seguimiento de consultas ahora permanece vinculado a lo largo de toda la matrícula.
“El equipo de admisiones dejó de perder gente por las rendijas”, dice Ruiz. “Cada consulta se mantiene en el mismo registro hasta el primer pago de matrícula.”
Qué se reemplazó
| Herramienta antigua | Reemplazado por el módulo Mewayz | Monthly saving |
|---|---|---|
| CRM de admisiones | CRM y admisiones | $240 |
| Sistema de inscripción | Matrículas y expedientes | $220 |
| Herramienta de facturación de matrículas | Facturación y Pagos | $160 |
| Herramienta de correo / boletines | Comunicación familiar | $90 |
| Total del stack anterior | Mewayz Business (educación) | ahorra $710/mes |
El desbloqueo — la relación es continua.
Con admisiones, matrículas y facturación unificadas, la escuela habla con una sola voz:
- Las consultas quedan vinculadas desde el primer contacto hasta la matrícula
- La facturación de matrículas lee del mismo registro que la inscripción
- Las comunicaciones con las familias se basan en una única lista de contactos precisa
- Los hermanos y el historial de varios años viven en un único perfil familiar
Cuando una consulta nunca tiene que sobrevivir a un traspaso entre tres sistemas, menos prospectos se pierden por el camino. Un aumento del 19% de consulta a inscripción provino casi por completo de un seguimiento que simplemente dejó de perderse.
La nueva normalidad: una escuela, una sola voz.
“Families tell us we feel more organized,” Ruiz says. “We didn’t hire anyone — we just stopped being four systems pretending to be one school. The savings paid for new classroom tech this year.”