Il prima- una famiglia in quattro database.
Il rapporto di una scuola con una famiglia dura anni e attraversa più uffici, e quello di Brightpath attraversava quattro database. “Le ammissioni non sapevano ciò che sapevano le iscrizioni, nemmeno la fatturazione lo sapeva, e la famiglia riceveva quattro email diverse da quattro sistemi”, racconta Helen Ruiz, preside della scuola. "Alla famiglia sembravamo quattro scuole che indossavano uno stemma."
Il follow-up relativo alle ammissioni è quello che è trapelato di più: le richieste promettenti si sono raffreddate perché il passaggio dalla richiesta alla domanda fino all’iscrizione ha attraversato tre strumenti e ha perso persone nelle lacune.
$910/mese attraverso quattro strumenti. Lead di ammissione persi tra tre sistemi. Quattro disconnessi punti di contatto per famiglia.
L'interruttore - un documento per famiglia.
Brightpath ha unificato ammissioni, iscrizioni, fatturazione e comunicazioni in un unico documento di famiglia ed è stato migrato prima dell'apertura della stagione delle domande. Il follow-up della richiesta ora rimane collegato tramite la registrazione.
"Il team di ammissione ha smesso di perdere persone nelle fessure", afferma Ruiz. "Ogni richiesta rimane sullo stesso registro fino al primo pagamento della retta."
Cosa è stato sostituito
| Vecchio strumento | Sostituito dal modulo Mewayz | Risparmio mensile |
|---|---|---|
| CRM per le ammissioni | CRM e ammissioni | $240 |
| Sistema di iscrizione | Iscrizione e registri | $220 |
| Strumento per la fatturazione delle tasse scolastiche | Fatturazione e pagamenti | $160 |
| Strumento di posta elettronica/newsletter | Comunicazioni familiari | $90 |
| Vecchia pila totale | Mewayz Affari (istruzione) | risparmia $710/mese |
Lo sblocco — il rapporto è continuo.
Con ammissioni, iscrizioni e fatturazione unificate, la scuola parla con un'unica voce:
- Le richieste rimangono allegate dal primo contatto fino alla registrazione
- La fatturazione delle tasse scolastiche viene letta dallo stesso record dell'iscrizione
- Le comunicazioni familiari attingono ad un accurato elenco di contatti
- Fratelli e storia pluriennale vivono su un unico profilo familiare
Quando un’indagine non deve mai sopravvivere al passaggio di consegne tra tre sistemi, meno prospettive falliscono. Un aumento del 19% delle richieste di iscrizione è derivato quasi interamente dal follow-up che semplicemente ha smesso di essere abbandonato.
La nuova normalità – una scuola, una sola voce.
"Le famiglie ci dicono che ci sentiamo più organizzati", afferma Ruiz. "Non abbiamo assunto nessuno: abbiamo semplicemente smesso di essere quattro sistemi che fingono di essere un'unica scuola. Quest'anno i risparmi sono stati ripagati per la nuova tecnologia in classe."