L'avant — une famille répartie sur quatre bases de données.
La relation d'une école avec une famille s'étend sur des années et plusieurs services, et celle de Brightpath s'étalait sur quatre bases de données. « Les admissions ignoraient ce que savaient les inscriptions, la facturation l'ignorait aussi, et la famille recevait quatre e-mails différents de quatre systèmes », explique Helen Ruiz, Directrice de l'école. « Pour la famille, nous avions l'air de quatre écoles portant un seul blason. »
C'est le suivi des admissions qui a le plus souffert : des demandes prometteuses sont restées sans suite parce que le passage de la demande à la candidature puis à l'inscription traversait trois outils et perdait les gens en chemin.
$910/mois à travers quatre outils. Prospects d'admission perdu entre trois systèmes. Quatre outils déconnectés points de contact par famille.
Le changement — un enregistrement par famille.
Brightpath a unifié les admissions, les inscriptions, la facturation et les communications sur une seule fiche famille et a migré avant l'ouverture de la saison des candidatures. Le suivi des demandes reste désormais rattaché jusqu'à l'inscription.
« L'équipe des admissions a cessé de perdre des gens en cours de route », raconte Ruiz. « Chaque demande reste sur le même dossier, du premier contact jusqu'au premier paiement des frais de scolarité. »
Ce qui a été remplacé
| Ancien outil | Remplacé par le module Mewayz | Économie mensuelle |
|---|---|---|
| CRM des admissions | CRM et admissions | $240 |
| Système d'inscription | Inscriptions et dossiers | $220 |
| Outil de facturation des frais de scolarité | Facturation et paiements | $160 |
| Outil d'e-mailing / newsletter | Communications familiales | $90 |
| Total de l'ancienne pile | Mewayz Business (éducation) | économisez $710/mois |
Le déblocage — la relation est continue.
Avec les admissions, les inscriptions et la facturation unifiées, l'établissement s'exprime d'une seule voix :
- Les demandes restent attachées depuis le premier contact jusqu'à l'inscription
- La facturation des frais de scolarité s'appuie sur le même dossier que les inscriptions
- Les communications familiales s'appuient sur une liste de contacts unique et exacte
- Les fratries et l'historique pluriannuel figurent sur un seul profil familial
Quand une demande n'a plus à survivre à un transfert entre trois systèmes, moins de prospects passent à travers les mailles du filet. Une augmentation de 19 % du taux de conversion demande-inscription provenait presque entièrement d'un suivi qui, tout simplement, a cessé d'être abandonné.
La nouvelle norme — une école, une seule voix.
« Les familles nous disent que nous semblons mieux organisés », confie Ruiz. « Nous n'avons embauché personne — nous avons simplement cessé d'être quatre systèmes faisant semblant d'être une seule école. Les économies réalisées ont financé de nouveaux équipements technologiques pour les classes cette année. »