Documentazione dettagliata del componente aggiuntivo della firma
Il componente aggiuntivo Signature consente agli utenti di firmare digitalmente i documenti direttamente all'interno del sistema, eliminando la necessità di firme manuali o strumenti esterni.
Introduzione
Il componente aggiuntivo Signature Management consente la gestione continua delle firme digitali per i documenti di vendita e di acquisto. Consente alle aziende di gestire e controllare il processo di firma sia delle fatture che degli ordini di acquisto. Il componente aggiuntivo garantisce che le firme vengano raccolte dagli utenti autorizzati, inclusi fornitori e clienti, in base ad autorizzazioni predefinite. Fornisce un metodo semplice per registrare, visualizzare e scaricare documenti firmati, con chiari indicatori di stato per i documenti firmati e non firmati. Questa soluzione migliora l'efficienza e la sicurezza delle approvazioni delle transazioni, offrendo un approccio semplificato alla gestione delle firme elettroniche durante i flussi di lavoro di acquisto e fatturazione.
Come abilitare questo modulo
Per impostare il componente aggiuntivo Signature, puoi seguire questo collegamento: Add-On di configurazione.
Come utilizzare il componente aggiuntivo per la gestione delle firme?
- Vai alle impostazioni generali e abilita l'interruttore della firma per attivare il componente aggiuntivo. L'Add-On di firma sarà disponibile nelle pagine dedicate.
Fattura di vendita
- L'azienda può fare clic su questo pulsante per aggiungere la propria firma senza bisogno di autorizzazioni speciali.
- Anche il cliente può firmare la fattura, ma solo se l’azienda ha autorizzato la firma al ruolo del cliente.
- Se fai clic sul pulsante della firma indicato nella colonna delle azioni, si aprirà un popup in cui potrai aggiungere la firma, cancellarla se è sbagliata, cancellarla se vuoi e se fai clic sul segno, la firma verrà registrata facilmente.
- Tieni presente che ogni utente può aggiungere la propria firma solo una volta.
- Puoi vedere la firma facendo clic sul pulsante Visualizza. Inoltre, la firma verrà visualizzata quando scarichi la fattura in formato PDF.
- Il cliente deve accedere utilizzando il proprio account per aggiungere la firma.
- Se il cliente non ha ancora firmato l'acquisto, il sistema mostrerà lo stato come "Non firmato".
Firma dell'acquisto
- Nella pagina dell'elenco degli acquisti, troverai l'opzione di firma nella colonna delle azioni. Fai clic per aggiungere la tua firma. Si aprirà un pop-up in cui potrai aggiungere la firma, cancellarla se è sbagliata, cancellarla se vuoi e se clicchi sul segno, la firma verrà registrata facilmente.
- Tieni presente che ogni utente può aggiungere la propria firma solo una volta.
- Puoi vedere la firma facendo clic sul pulsante Visualizza. Inoltre, la firma verrà visualizzata quando scarichi la fattura in formato PDF.
- L'opzione di firma apparirà accanto all'acquisto e l'azienda potrà utilizzarla in qualsiasi momento, poiché non è necessaria alcuna autorizzazione.
- I venditori possono firmare l'acquisto dopo aver effettuato l'accesso al sistema, ma solo se l'azienda ha consentito loro di firmare dando il permesso al loro ruolo.
- Il venditore vedrà l'opzione di firma una volta effettuato l'accesso e il componente aggiuntivo sarà attivo.
- Se il venditore non firma l'acquisto, verrà chiaramente visualizzato come "Non firmato".
- Ciò aiuta a completare il processo di acquisto con l’approvazione ufficiale dell’azienda.