Signatur-Add-On – Ausführliche Dokumentation
Das Signature-Add-On ermöglicht Nutzern, Dokumente direkt im System digital zu signieren, ohne manuelle Unterschriften oder externe Tools.
Einführung
Das Add-on Signaturverwaltung ermöglicht die nahtlose Verwaltung digitaler Signaturen für Verkaufs- und Einkaufsdokumente. Unternehmen können den Signaturprozess für Rechnungen und Bestellungen verwalten und steuern. Das Add-on stellt sicher, dass Signaturen von autorisierten Benutzern – darunter Lieferanten und Kunden – auf Basis vordefinierter Berechtigungen eingeholt werden. Es bietet eine unkomplizierte Methode zum Erfassen, Anzeigen und Herunterladen signierter Dokumente, mit klaren Statusanzeigen für signierte und nicht signierte Dokumente. Diese Lösung steigert die Effizienz und Sicherheit von Transaktionsfreigaben und bietet einen schlanken Ansatz für die Verwaltung elektronischer Signaturen über die gesamten Einkaufs- und Rechnungsprozesse hinweg.
How to enable this module
Um das Signatur-Add-on einzurichten, folgen Sie diesem Link: Einrichtungs-Add-on.
Wie verwendet man das Signaturverwaltungs-Add-on?
- Gehen Sie zu den allgemeinen Einstellungen und aktivieren Sie den Signatur-Schalter, um das Add-on zu aktivieren. Das Signatur-Add-on ist auf den dedizierten Seiten verfügbar.
Verkaufsrechnung
- Das Unternehmen kann auf diese Schaltfläche klicken, um seine Unterschrift hinzuzufügen, ohne dass eine besondere Berechtigung erforderlich ist.
- Der Kunde kann die Rechnung ebenfalls signieren, allerdings nur, wenn das Unternehmen der Rolle des Kunden die Signaturberechtigung erteilt hat.
- Wenn Sie auf die in der Aktionsspalte angegebene Signatur-Schaltfläche klicken, öffnet sich ein Pop-up, in dem Sie die Signatur hinzufügen, sie löschen können, falls sie falsch ist, sie bei Bedarf abbrechen können, und wenn Sie auf Signieren klicken, wird die Signatur problemlos erfasst.
- Beachten Sie, dass jeder Nutzer seine Unterschrift nur einmal hinzufügen kann.
- Sie können die Signatur sehen, indem Sie auf die Schaltfläche Anzeigen klicken. Außerdem wird die Signatur angezeigt, wenn Sie die Rechnung als PDF herunterladen.
- Der Kunde muss sich mit seinem eigenen Konto anmelden, um die Signatur hinzuzufügen.
- Wenn der Kunde den Kauf noch nicht signiert hat, zeigt das System den Status als „Nicht signiert“ an.
Kauf-Signatur
- Auf der Einkaufslistenseite finden Sie in der Aktionsspalte die Signaturoption. Klicken Sie darauf, um Ihre Signatur hinzuzufügen. Es öffnet sich ein Pop-up, in dem Sie die Signatur hinzufügen, sie löschen können, falls sie falsch ist, sie bei Bedarf abbrechen können, und wenn Sie auf das Unterschreiben klicken, wird die Signatur einfach erfasst.
- Beachten Sie, dass jeder Nutzer seine Unterschrift nur einmal hinzufügen kann.
- Sie können die Signatur sehen, indem Sie auf die Schaltfläche Anzeigen klicken. Außerdem wird die Signatur angezeigt, wenn Sie die Rechnung als PDF herunterladen.
- Die Signaturoption erscheint neben dem Kauf, und das Unternehmen kann sie jederzeit nutzen, da keine Berechtigung erforderlich ist.
- Lieferanten können den Einkauf nach dem Anmelden im System signieren, jedoch nur, wenn das Unternehmen ihnen dies durch eine entsprechende Rollenberechtigung erlaubt hat.
- Der Lieferant sieht die Signaturoption, sobald er angemeldet und das Add-On aktiv ist.
- If the vendor does not sign the purchase, it will clearly show as “Not Signed.”
- Das hilft, den Kaufvorgang mit der offiziellen Freigabe des Unternehmens abzuschließen.