हस्ताक्षर ऐड-ऑन विस्तृत दस्तावेज़ीकरण
सिग्नेचर ऐड-ऑन उपयोगकर्ताओं को मैन्युअल हस्ताक्षर या बाहरी टूल की आवश्यकता को समाप्त करते हुए, सिस्टम के भीतर सीधे दस्तावेज़ों पर डिजिटल हस्ताक्षर करने की अनुमति देता है।
परिचय
सिग्नेचर मैनेजमेंट ऐड-ऑन बिक्री और खरीद दस्तावेजों के लिए डिजिटल हस्ताक्षरों के निर्बाध प्रबंधन को सक्षम बनाता है। यह कंपनियों को चालान और खरीद आदेश दोनों के लिए हस्ताक्षर प्रक्रिया को प्रबंधित और नियंत्रित करने की अनुमति देता है। ऐड-ऑन यह सुनिश्चित करता है कि पूर्वनिर्धारित अनुमतियों के आधार पर विक्रेताओं और ग्राहकों सहित अधिकृत उपयोगकर्ताओं से हस्ताक्षर एकत्र किए जाते हैं। यह हस्ताक्षरित और अहस्ताक्षरित दस्तावेजों के लिए स्पष्ट स्थिति संकेतक के साथ, हस्ताक्षरित दस्तावेजों को रिकॉर्ड करने, देखने और डाउनलोड करने की एक सीधी विधि प्रदान करता है। यह समाधान लेनदेन अनुमोदन की दक्षता और सुरक्षा को बढ़ाता है, खरीदारी और चालान वर्कफ़्लो में इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर प्रबंधित करने के लिए एक सुव्यवस्थित दृष्टिकोण प्रदान करता है।
इस मॉड्यूल को कैसे सक्षम करें
सिग्नेचर ऐड-ऑन सेट करने के लिए, आप इस लिंक का अनुसरण कर सकते हैं: सेटअप ऐड-ऑन.
हस्ताक्षर प्रबंधन ऐड-ऑन का उपयोग कैसे करें?
- सामान्य सेटिंग्स पर जाएं, और ऐड-ऑन को सक्रिय करने के लिए हस्ताक्षर टॉगल को सक्षम करें। हस्ताक्षर ऐड-ऑन समर्पित पृष्ठों पर उपलब्ध होगा।
बिक्री चालान
- कंपनी इस बटन पर क्लिक करके बिना किसी विशेष अनुमति के अपना हस्ताक्षर जोड़ सकती है।
- ग्राहक चालान पर हस्ताक्षर भी कर सकता है, लेकिन केवल तभी जब कंपनी ने ग्राहक की भूमिका के लिए हस्ताक्षर की अनुमति दी हो।
- यदि आप एक्शन कॉलम में दिए गए हस्ताक्षर बटन पर क्लिक करते हैं, तो एक पॉप-अप खुल जाएगा जहां आप हस्ताक्षर जोड़ सकते हैं, यदि यह गलत है तो इसे साफ़ कर सकते हैं, यदि आप चाहें तो इसे रद्द कर सकते हैं और यदि आप साइन पर क्लिक करते हैं, तो हस्ताक्षर आसानी से रिकॉर्ड हो जाएगा।
- ध्यान दें कि प्रत्येक उपयोगकर्ता केवल एक बार ही अपना हस्ताक्षर जोड़ सकता है।
- आप व्यू बटन पर क्लिक करके हस्ताक्षर देख सकते हैं। इसके अतिरिक्त, जब आप चालान को पीडीएफ के रूप में डाउनलोड करेंगे तो हस्ताक्षर प्रदर्शित होंगे।
- हस्ताक्षर जोड़ने के लिए ग्राहक को अपने खाते का उपयोग करके लॉग इन करना होगा।
- यदि ग्राहक ने अभी तक खरीदारी पर हस्ताक्षर नहीं किया है, तो सिस्टम स्थिति को "हस्ताक्षरित नहीं" के रूप में दिखाएगा।
हस्ताक्षर खरीदें
- खरीदारी सूची पृष्ठ पर, आपको कार्रवाई कॉलम में हस्ताक्षर विकल्प मिलेगा। अपना हस्ताक्षर जोड़ने के लिए इसे क्लिक करें। एक पॉप-अप खुलेगा जहां आप हस्ताक्षर जोड़ सकते हैं, यदि यह गलत है तो इसे साफ़ कर सकते हैं, यदि आप चाहें तो इसे रद्द कर सकते हैं और यदि आप हस्ताक्षर पर क्लिक करते हैं, तो हस्ताक्षर आसानी से रिकॉर्ड हो जाएगा।
- ध्यान दें कि प्रत्येक उपयोगकर्ता केवल एक बार ही अपना हस्ताक्षर जोड़ सकता है।
- आप व्यू बटन पर क्लिक करके हस्ताक्षर देख सकते हैं। इसके अतिरिक्त, जब आप चालान को पीडीएफ के रूप में डाउनलोड करेंगे तो हस्ताक्षर प्रदर्शित होंगे।
- हस्ताक्षर का विकल्प खरीदारी के बगल में दिखाई देगा, और कंपनी इसे किसी भी समय उपयोग कर सकती है, क्योंकि किसी अनुमति की आवश्यकता नहीं है।
- विक्रेता सिस्टम में लॉग इन करने के बाद खरीदारी पर हस्ताक्षर कर सकते हैं, लेकिन केवल तभी जब कंपनी ने उन्हें उनकी भूमिका की अनुमति देकर हस्ताक्षर करने की अनुमति दी हो।
- लॉग इन होने और ऐड-ऑन सक्रिय होने पर विक्रेता को हस्ताक्षर विकल्प दिखाई देगा।
- यदि विक्रेता खरीद पर हस्ताक्षर नहीं करता है, तो यह स्पष्ट रूप से "हस्ताक्षरित नहीं" के रूप में दिखाई देगा।
- इससे कंपनी की आधिकारिक मंजूरी के साथ खरीद प्रक्रिया को पूरा करने में मदद मिलती है।